事務効率を高めるNつの妙味

會社員の程さんは退勤するとお母さんに泣き言を言いました。毎日會社に入るとすぐに忙しくなります。

一緒に入社したクラスメートで同僚の劉さんは自分と同じ仕事をしていますが、いつものんびりしているように見えます。

更に程さんに多少の心理のバランスがとれていないのは、月末まで仕事量を統計したら、自分はまだ劉高さんに及ばないです。

この例を読むと、知音の感覚がよく分かります。毎日忙しくて、いつも忙しくて、仕事がないです。たくさん払っても社長の満足が得られないと感じます。

この現象は普遍的すぎる。

もしあなたがこのような狀態にあるなら、警戒心を高める必要があります。仕事ではなく、正しい方法を身につけて仕事の効率を上げるべきです。

なぜなら、今は「ゆっくりと仕事をしたい」という時代ではありません。効率はいつも仕事の業績やボーナス、昇進につながるので、毎日工夫して仕事の効率を上げるべきです。

次の人がどのようにしているかを見てください。そこからヒントを得て、収益があるかもしれません。

　　a將工作分分類

毎日あなたが処理している仕事は、よく考えると、二つのタイプがあります。

あなたがやりたい仕事をこのように分けて區別したら、半分の効果があるかもしれません。

職場の王さんはこのようにしています。事務系の仕事はあまり頭を使わなくてもいいです。慣れ親しんだ流れや手順に従ってやればいいです。また、メールの送受信、手紙の作成、レポートの記入、メモなど、精神狀態が良くない場合でも、同じ時間帯に集中して処理できます。

集中力が必要な思考型の仕事に対しては、慎重に対処し、やる前に十分な思考を行い、考えを巡らせば霊感がひらめいてきます。この時は精力的で機敏で、しかも邪魔されにくい時間帯に集中して行います。

王さんのこのようなやり方は自分の仕事の効率を大いに高めるだけではなくて、自分に仕事以外のすばらしい生活を享受させました。

　　b為工作制定計劃

ここでは、仕事の計畫を立てるのは自分に圧力をかけるのではなく、やるべきことを覚えてもらうためです。

毎日大量の仕事に直面して、誰でも必ず“忘れ物”、忙しくて無秩序な狀況が発生します。もし仕事ができるなら、定時に計畫を行う習慣を身につけて、効果は大いに違っています。

ある會社の部門のマネージャーの羅さんは、自分の仕事を管理するのがとても上手で、毎日大小さまざまなことに対応しなければなりませんが、彼女はいつも余裕があって、何をしますか？

彼女は自分が持ち歩くために必要なものは仕事の本だと言っています。

毎月の末に、彼女は一定の時間を割いて、來月の仕事の重點と計畫を考えます。

仕事の計畫を立てるには、目標を分解して、決められた月の目標を一週間に分解して、一週間の目標を毎日に分解することが肝心です。

大きな目標に見えるかもしれませんが、完成できない仕事の目標を心配して、このような幾重に分解した結果、この目標を実現するのはそんなに難しくないことが分かりました。

　　c學會工作中說“no”

あなたが仕事に集中しているとき、突然上司があなたに重要ではないことをやらせたり、同僚があなたに助けを求めて書類を処理したりします。もし手元の仕事を置いたら、考えが混亂して、やり直すかもしれません。仕事の効率は明らかに高くないです。

この時のあなたは巧みに“の”を言うことをマスターして、さもなくば1日中他の人のために事を処理する中でつきまとって、自分の仕事が完成できないだけではなくて、努力して喜ばないかもしれません。

ある會社の楊さんはこのような同僚がいます。

文書を作成して、ヘッダーを付けて、表を作る。

電話が鳴っても、彼につないでもらった結果、自分の効果図が長引き、上司に催促され、何度も怒られました。殘業を余儀なくされ、彼は今では會社の「殘業専門業者」になりました。

実は彼は完全にノーと言える。

仕事の中で「いい人」のイメージを維持し、すべての人を満足させることは不可能です。

楊さんは自分の仕事と人の助けを求める間に、このようなバランスのテクニックが賢明かもしれないと言いました。

もちろん「no」というテクニックでは、婉曲で迂回して、直接に斷らないようにします。

　　d絕對不煲“電話粥”

重いストレスを背負っているキャリアウーマンにとっては、常に付き合っている友達ができ、気に食わない時に話す習慣を身につけることは、心身の健康にとてもいいことです。

誠実な挨拶とパーティーの誘いは、忙しい仕事の中のエピソードとなり、緊張した神経を調節しています。

しかし、頻繁にプライベート電話を受けて、しかも會話が終わらないなら、どんな狀況ですか？

會社員のリサさんの同僚はよく煮る「電話粥」の達人です。

「粟ちゃん」と呼ばれる人懐っこい呼び方や、急に高くなったり低くなったりする話し聲、夫の子供の姑や母のささいなことなど、彼女はくどくどとまくしたてることができます。

この時間とその後の時間、彼女も自分の仕事をうまくやりにくいです。

だから、lisaが自分の職場に要求している一つは、會社の電話釜の「電話粥」を使わないで、個人電話がかかってくることです。それも長話です。

このような目的はできるだけ自分の仕事の過程を遮らないで、自分にできるだけ短い時間の內で任務を完成させます。

　　e養成利于工作的好習慣

いくつかの良い習慣の育成は、常に仕事の効率の向上に役立ちます。

劉さんのいくつかの仕事のいい習慣はみんなと共有できるかもしれません。

彼女は自分の第一の原則として、勤務時間中に仕事と関係のないこと、特にプライベートなことをしないと言いました。

彼女は周囲に多くの人がいることを発見して、よく會社を通った友達や知り合いと話をします。そして仕事とは全く関係のないことかもしれません。このように自分の手元の仕事が中斷されて、また仕事に戻ってきた時にはもう東西南北が見つからなくなりました。

感情の善し悪しは往々にして仕事の狀態に影響します。劉さんは自分にできるだけ悪い感情を仕事の中に持ち込まないようにしてください。もちろん誰も怒り、落ち込むことは避けられません。

楊さんはこの時、何分間か目を閉じて、「発作しない限り、また自分に勝つ」と自分に言いました。

彼女は、女性が自分の気持ちを管理できると言っています。つまり、成熟に向かっているということです。

また、毎日定時に日常の仕事を完成させることも大切です。例えば、メールを見たり、同僚や上司と交流したり、訪問しなければならないbsを閲覧したり、掃除したりして、これらの仕事を集中的に完成させることで、より多くの時間と精力を持って処理することができます。

もちろん、仕事の効率を保証する一番いい方法は集中することです。

精神を集中して働いている女性が一番美しいと言われました。もちろん効率も一番高いです。

擔當編集：vi