職場應(yīng)注意N個(gè)通訊禮儀

　  使用座機(jī)時(shí)，撥打與接聽都有相應(yīng)的禮儀。

　　撥打電話

　　撥打電話時(shí)有4點(diǎn)基本禮儀必須遵守：

　　﹡打電話的時(shí)間

　　要選擇對方方便的時(shí)間。不要在別人的休息時(shí)間內(nèi)打電話，每天上午7點(diǎn)之前、晚上10點(diǎn)之后、午休和用餐時(shí)間都不宜打電話。

　　打電話前要搞清地區(qū)時(shí)差以及各國工作時(shí)間的差異，不要在休息日打電話談生意，以免影響別人休息。即使客戶已將家中的電話號碼告訴你，也盡量不要往家中打電話。打公務(wù)電話，不要占用別人的私人時(shí)間，尤其是節(jié)假日時(shí)間。

　　避免在對方的通話高峰和業(yè)務(wù)繁忙的時(shí)間段內(nèi)打電話；社交電話最好在工作時(shí)間撥打。

　　﹡先說“你好”

　　打電話時(shí)，需要先說“你好”，聲音清晰、明快。商務(wù)電話只有在確認(rèn)信號好壞的情況下，才能開口喊“喂”，其他場合，均為禁例。要講的事，從結(jié)論說起，才能將要點(diǎn)清楚明白地告訴對方。遇到數(shù)字和專有詞匯，應(yīng)重復(fù)復(fù)述，注意別出差錯(cuò)。

　　撥打電話前應(yīng)做哪些準(zhǔn)備？

　　在打電話之前，將所辦事情的要點(diǎn)寫在紙上，準(zhǔn)備好相關(guān)資料，避免在打電話時(shí)有所遺忘。為了告知自己忘記說的事情，又重新打電話給對方，會多次打斷對方的工作，給對方造成很大的麻煩。

　　﹡長話短說

　　通話時(shí)間一般應(yīng)遵守“3分鐘原則”。所謂“3分鐘原則”是指：打電話時(shí)，應(yīng)自覺地、有意識地將每次通話時(shí)間控制在3分鐘內(nèi)，盡量不要超過這個(gè)限定。對通話時(shí)間的基本要求是：以短為佳，寧短勿長，不是十分重要、緊急、煩瑣的事務(wù)一般不宜超長。

　　﹡規(guī)范內(nèi)容

　　通話之前，應(yīng)做好充分準(zhǔn)備。最好把對方的姓名、電話號碼、通話要點(diǎn)等通話內(nèi)容列出一張清單。這樣可以避免在談話時(shí)出現(xiàn)缺少條理、現(xiàn)說現(xiàn)想的問題。

　　內(nèi)容簡明扼要。電話接通后，除了先問候?qū)Ψ酵猓瑒e忘記自報(bào)單位、職務(wù)和姓名。請人轉(zhuǎn)接電話，要向?qū)Ψ街轮x。電話中講話一定要?jiǎng)?wù)實(shí)，最忌諱吞吞吐吐、含糊不清。寒暄后，就應(yīng)直奔主題。

　　適可而止。要說的話已說完，就應(yīng)果斷終止通話。因此，不要話已講完，依舊反復(fù)鋪陳、絮叨。那樣的話，會讓對方覺得做事拖拉，缺少素養(yǎng)。

　　舉止也重要

　　打電話時(shí)，不要把電話夾在脖子上，也不要趴著、仰著、坐在桌角上，更不要把雙腿高架在桌子上，最好不要一邊走一邊打。

　　不要以筆代手去撥號。

　　話筒與嘴的距離保持在3厘米左右，嘴不要貼在話筒上。

　　掛電話時(shí)應(yīng)輕放話筒，不要用力一摔，很可能會引起對方不快。

　　不要罵罵咧咧，更不要采用粗暴的舉動拿電話撒氣。

　　誰先掛電話？

　　一般來說，上下級或長輩與晚輩之間通話時(shí)，按照禮儀，應(yīng)由上級或長輩先掛斷電話。如果是同事或朋友之間打電話，那么誰先撥叫對方就由誰先掛斷。

　　放下話筒時(shí)，務(wù)必注意輕放。掛斷電話的方法不可輕視。將話筒胡亂拋下，這是對接聽電話一方的極大不敬。電話被掛斷之前，對方一直都把聽筒貼在耳朵上聽著，“喀噠”一聲巨響，會使對方心情不悅。

　　接聽電話

　　接聽電話最重要的是注意3點(diǎn)，一是要及時(shí)，鈴響不過3聲；二是要有禮貌，要自報(bào)家門，并向?qū)Ψ絾柡颍蝗且心托模瑢Υ蝈e(cuò)電話者不要訓(xùn)斥。此外，接聽電話時(shí)還有許多方面的禮儀需要注意：

　　﹡第2聲鈴響接電話

　　電話鈴聲響起后，應(yīng)盡快接聽。但也不要鈴聲才響過一次，就拿起聽筒。這樣會令對方覺得很突然，而且容易掉線。

      電話鈴聲響過許久之后才接電話，要在通話初向?qū)Ψ奖硎厩敢猓瑏黼姂?yīng)在第二聲鈴響之后立即接聽。不要讓別人代勞，更不要讓小孩代接電話。

　　在禮貌問候?qū)Ψ街髴?yīng)主動報(bào)出公司或部門名稱以及自己的姓名，切忌拿起電話劈頭就問：“喂，找誰？” ，更切忌使用“說!”“講!”“聽到,說!”這種硬邦邦的電話接聽方式，不但粗魯無禮，還會讓人覺得你盛氣凌人，好像是擺架子。

　　同樣，來電話人需要留話也應(yīng)以簡潔的語言清晰地報(bào)出姓名、單位、回電號碼和留言。結(jié)束電話交談時(shí)，通常由打電話的一方提出，然后彼此客氣地道別。無論什么原因電話中斷，主動打電話的一方應(yīng)負(fù)責(zé)重?fù)堋?/FONT>