接待工作前的準備工作

辦好接待工作，需要事先做充分的準備，這些準備工作包括： 　　★準備一份原始約會登記本，或者計算機登記系統，根據以往客戶來電來函來人的預約記錄，整理出當天已事先預約的來訪者單位、姓名、職務、時間、事由、接待者，做成一份當日來訪預約表，如有必要，可通過電話方式向來訪者和被訪者再次確認及提醒。 　　★建立來訪者名片索引系統，用名片掃描儀將來訪者的名片資料儲存在計算機里備查，配合來訪登記記錄，合并成一套來訪資料系統，這樣既便于完整記載已發生過的來訪及結果，也便于上司有事聯系客戶時，我們可以迅速地借此檢索提供準確的信息。 　　★了解掌握企業內可以接待來訪者的人員姓名、部門、職務、分機號碼，以便及時安排接待。 　　★了解上司的活動安排。預先制一個表格，記下上司當天所有的約會安排已經外出行蹤。每天早晨上班，秘書就要向上司匯報當天有哪些安排，提醒他預約的會見時間、地點和對象。這樣可以提醒上司不要因為忙而忘記了同客人約好的會面，如果有重要客人突然來訪或有要緊事時能隨時同他聯系。 　　★準備一些筆和便條紙，以便做必要的記錄，或者來訪者要拜訪的人未在，記錄其留言。 　　★在辦公室的墻上放置一個留言板。這樣當有關人員外出時，可以做個留言，這樣可以使我們在工作時，隨時掌握有關人員的行蹤和有關情況。 　　★調整自己的穿著儀表和心態，這是接待工作中不可忽視的禮節，秘書要力求以良好的職業形象迎候來訪者，給來訪者良好的印象。 　　★如果有名片，接待時一定要將名片隨身攜帶好，當接受來訪者名片的時候，應該禮貌第回送一張。