信息收集的基本方法

★ 索取 各種各類的文件和信函，每天都要傳送到辦公室，經由秘書來處理。他們是否對這些文件和信息進行檢索，將那些有價值的信息索取到了呢? ★ 注意各種雜志廣告 一個公司有可能同時訂閱所有定期發行的雜志，報紙上會經常刊登各種雜志的目錄和內容提要。因此，你要留心報紙上刊登的雜志廣告，一旦發現有用的資料，馬上加以標記。 ★ 剪貼和復印 在瀏覽雜志的時候，發現里面有感興趣的東西，就用紅鉛筆在底下畫上波浪線，或者把它剪下來，貼在沒有保存價值的舊雜志上。如剪下來的很不規則，也可以貼在復印的16開紙上，一定要把雜志的名稱和日期記下，如果雜志本身還有價值，不應隨便剪壞，可以把其中所需要的內容復印下來。在這一過程中應該注意： •不好剪貼就復印：有些內容比較重要，想把它剪下來卻又舍不得，因為這一版都有用，剪下這一篇會破壞整個版面。遇到這種不能剪的情況就復印。 •剪報要利于通讀：比如日本報紙的排版都習慣豎排，讀的時候從右到左。這一段結束后，下一段又是右到左。如果在上一篇的分段處正好接著下篇的開頭，稍不注意，在剪報時很容易就把一篇文章的結尾處丟掉。另外還要注意把那些附在旁邊而又沒有關聯的文章剪掉，以便于閱讀。 ★ 摘記 即利用手冊或卡片，將欲保存的信息資料整理摘錄下來。采用摘記的方法收集資料要注意摘抄準確、內容簡要、妥善保存、便于查找。 ★ 標記重點 由于秘書從報紙雜志上收集的情報內容都是一般的，而老板看時并不一定都會那么仔細，在忙的時候，甚至用眼睛掃一下標題就過去了。所以秘書現在的責任就是把重要內容用記號筆畫上重點線，以引起他的注意。 ★ 說明和注釋 對于那些篇幅較長的文章，特別是國外雜志上與本公司有關的最新報道，一定要在文章旁邊加幾行提綱挈領的說明文字，遇到一些新名詞和英文縮寫，要加以必要的注釋。 ★ 記錄 秘書在日常的工作中有沒有意識到會議上上司或有關人士的發言、指示、建議或意見都是很有代表性的，只要將這些東西記錄下來，加以分析整理，就可以提煉出有價值的信息。