辦公物品管理制度

第一章 辦公物品的購買　　 　　辦公物品購買細(xì)則　　 　　第一條 原則　　 　　為了統(tǒng)一限量，控制用品規(guī)格以及節(jié)約經(jīng)費開支，所有辦公用品的購買，都應(yīng)由辦公用品管理員統(tǒng)一負(fù)責(zé)。　　 　　第二條 辦公物品的訂購　　 　　根據(jù)辦公用品庫存量情況以及消耗水平， 向辦公用品管理人員通報，確定訂購數(shù)量。如果辦公印刷制品需要調(diào)整格式，或者未來某種辦公用品的需要量將發(fā)生變化，也一并向管理人員提出。　　 　　調(diào)整印刷制品格式，必須由使用部門以文書形式提出正式申請，經(jīng)行政主管審核確定大致的規(guī)格、紙張質(zhì)地與數(shù)量，然后到專門商店采購，選購價格合適、格式相近的印刷制品。　 　　第三條 采購辦法 　　在辦公用品庫存不多或者有關(guān)部門提出特殊需求的情況下，按照成本最小原則，選擇直接去商店購買或者訂購的方式。　　 　　第四條 訂購單　　 　　在各部門申請的辦公用品中如果包含有需要訂購的辦公用品，則申請部門還必須另填一份訂購單，經(jīng)行政部門確認(rèn)后，直接向有關(guān)商店訂購。　　 　　行政部門必須依據(jù)訂購單，填寫“訂購進度控制卡”，卡中應(yīng)寫明訂購日期、訂購數(shù)量、單價以及向哪個商店訂購等等。　　 　　第五條 跟蹤　　 　　按訂購單以及訂購進度控制卡檢查所訂購辦公用品，以及在預(yù)定日期送到與否。　　 　　第六條驗貨　　 　　所訂購辦公用品送到后，按送貨單進行驗收，核對品種、規(guī)格、數(shù)量與質(zhì)量，確保沒有問題后，在送貨單上加蓋印章，表示收到。然后，在訂購進度控制卡上作好登記，寫明到貨日期、數(shù)量等等。　　 　　第七條付款　　 　　收到辦公用品后，對照訂貨單與訂購進度控制卡，開具支付傳票，經(jīng)主管簽字蓋章，作好登記，轉(zhuǎn)交財務(wù)部負(fù)責(zé)支付或結(jié)算。　 　　第八條 分發(fā)　　 　　辦公用品原則上由公司統(tǒng)一采購、分發(fā)給各個部門。如有特殊情況，允許各部門在提出“辦公用品購買申請書”的前提下進行采購。在這種情況下，行政部門有權(quán)進行審核，并且把審核結(jié)果連同申請書一起交付監(jiān)督部門保存，以作為日后使用情況報告書的審核與檢查依據(jù)。 　　 　　第二章 辦公物品的申請、分發(fā)領(lǐng)用及報廢處理 　　 　　第九條 申請辦法 　　 　　各部門的申請書必須一式兩份，一份用于分發(fā)辦公用品；另一份用于分發(fā)領(lǐng)用用品臺賬登記。在申請書上要寫明所要物品、數(shù)量與單價金額。 　　 　　第十條 分發(fā)辦法 　　 　　1．接到各部門的申請書(兩份)之后，有關(guān)人員要進行核對，并在申請受理冊上作好登記，寫上申請日期、申請部門、用品規(guī)格與名稱以及數(shù)量，然后再填寫一份用品分發(fā)傳票給發(fā)送人員。　　 　　2．發(fā)送人員在進行核對后，把申請所要全部用品備齊，分發(fā)給各部門。　 　　3．用品分發(fā)后作好登記，寫明分發(fā)日期、品名與數(shù)量等。一份申請書連同用品發(fā)出通知書，轉(zhuǎn)交行政部記賬存檔；另一份作為用品分發(fā)通知，連同分發(fā)物品一起返回各部門。 　　 　　第十一條 報廢處理 　　 　　對決定報廢的辦公用品，要作好登記，在報廢處理冊上寫清用品名稱、價格、數(shù)量及報廢處理的其他有關(guān)事項。 　　 　　第三章 辦公物品的保管 　　 　　第十二條 填寫清單 　　 　　所有入庫辦公用品，都必須一一填寫入庫清單。　　 　　第十三條 保管 　　 　　必須清楚地掌握辦公用品庫存情況，經(jīng)常整理與清掃，必要時要實行防蟲等保全措施。 　　 　　第十四條 盤存　　 　　辦公用品倉庫應(yīng)定期清點。清點工作由管理室主任負(fù)責(zé)。清點要求做到賬物一致，如果不一致必須查找原因，然后調(diào)整清單，使兩者一致。　　 　　第十五條 印刷品與紙張管理 　　 　　印刷品與各種用紙的管理按照盤存的清單為準(zhǔn)，對領(lǐng)用的數(shù)量隨時進行記錄并進行加減，計算出余量。如果消耗品用完，立即寫報告遞交行政主管。　　 　　第十六條 持有量調(diào)查　　 　　必須對總公司各部門所擁有的辦公用低值易耗品，主要指各種用紙與印刷制品作出調(diào)查。調(diào)查方式是，定期對每月領(lǐng)用量、使用量以及余量(未用量)作出統(tǒng)計，向上報告。行政部對報告進行核對，檢查各部門所報統(tǒng)計數(shù)據(jù)是否與倉庫的各部門領(lǐng)用臺賬中的記錄相一致。最后把報告分部門進行編輯保存。　　 　　第四章 對辦公物品使用的監(jiān)督與調(diào)查　　 　　第十七條 調(diào)查內(nèi)容　　 　　對公司各部門進行調(diào)查，調(diào)查內(nèi)容包括：　　 　　1．核對用品領(lǐng)用單據(jù)與用品清單。　　 　　2．核對用品申請書與實際使用情況。　　 　　3．核對用品領(lǐng)用清單與實際用品清單。　　 　　第十八條 行政主管職責(zé)　　 　　1．核對收支傳票與用品實物清單。　　 　　2．核對支付傳票與送貨單據(jù)。