企業會計日常工作中易出現的錯誤及查找方法

會計實際工作總給人一種麻煩和繁瑣的感覺，其原因就是記賬工作不允許出現錯誤，另外出現錯誤后查找和更正都較為麻煩。當然這就要求會計人員一方面應該熟練地運用會計知識，盡量避免出現錯誤，一方面就是應當具備查找和更正錯誤的能力。容易出現的錯誤及查找主要包括以下幾個方面： 一、原始憑證容易出現的錯誤及查找 原始憑證的基本內容一般包括：憑證名稱、接受憑證單位或個人的名稱、發生經濟業務的內容，計量數量、單位、單價、金額，憑證填制的日期、經手人的簽章、憑證編號、憑證聯次和其他憑證應具有的附件等。 原始憑證應客觀真實、合理合法，因為它直接關系到企業會計信息是否真實、可靠，也關系到企業會計人員工作的質量，影響到企業正確的計量和分析經營狀況，所以原始憑證是會計人員在做會計檢查的時候應檢查的第一個內容。 企業原始憑證的差錯是導致會計核算中許多差錯的源頭。原始憑證的差錯一方面由于別有用心的人出于個人投機的目的或私心偽造導致，一方面也反映了單位內部的管理制度訂立不夠嚴格產生了漏洞。一個企業如果出現人為操作原始憑證，會對社會和企業產生很大的危害，對會計人員來說，也是具有很大的風險的。 (一)原始憑證中的錯誤是多種多樣的，在審棱原始憑證時應注意以下幾個方面 1．原始憑證的抬頭 注意原始憑證接受單位應屬于本單位，避免出現張冠李戴，或為個人開具的發票計入集體賬目和為其他單位開具的原始憑證計入自己單位。在該種情況下，根據客觀性原則非本企業抬頭的原始憑證是不能計入本企業業務內容的，除非有足夠的證明，證實該原始憑證屬于企業并且是可以入賬的范圍。 2．原始憑證的日期 如果原始憑證所記錄的日期與報賬日期或會計處理日期相距甚遠，在企業日常的會計處理時這種現象一般是不允許出現的，如果出現，原因一般可能是由于人為調整企業損益，或是記賬發生了錯誤。 3．原始憑證的數量或金額錯誤 原始憑證中的有關數據發生錯誤，或金額大寫與小寫之間不一致，會導致企業賬實不符。 4．原始憑證書寫錯誤 原始憑證中書寫不合乎有關記賬規范要求，亂涂亂改，特別對一些重要的憑證要素，如金額、摘要、單位價格等采用挖、補、刮、擦等方法進行改錯。憑證中的書寫字跡不清，數目不詳，內容不明。 (二)原始憑證差錯的查找 對原始憑證檢查的主要目的是查堵防漏，防止由于原始憑證的問題導致整個系統的錯誤，也可以用抽查的方法來證實會計報表和賬簿檢查中發生的疑點。對原始憑證的檢查可以采用順查法的檢查模式，也可以采用逆查法的形式。對原始憑證的常規檢查的主要內容是： 1．對其技術形式的分析審查 主要是審閱原始憑證的編制是否符合制度與規定要求，用以查明原始憑證是否合規合法、有無偽造、弄虛作假。主要有：原始憑證所具備的要素是否齊備；原始憑證所填寫的文字、數字是否清楚完整，更正方法是否符合規定，有無涂改、人為變造；原始憑證所辦理的審批傳遞手續是否符合規定程序，有關人員是否全部正式簽章，是否蓋有財務公章或收訖付訖戳記；自制原始憑證(包括證、券、單、表)是否連續編號，其存根與所開具的憑證是否一致；外來原始憑證是否屬于符合國家法律規定的許可票證。 2．對反映實質內容的檢查 即對原始憑證所反映的經濟業務進行實質性檢查。主要包括：經濟業務的摘要是否與原始憑證所反映的業務內容一致；經濟業務的處理程序和手續是否按要求辦理；對應當附有其他相關入庫、出庫及有關明細的其他憑證是否已經作為附件；有無人為利用原始憑證進行舞弊的行為。 二、記賬憑證容易出現的錯誤及查找 記賬憑證即日常會計人員所稱的會計傳票，它可以將經濟業務從原始狀態過渡至會計賬簿之中，起到了橋梁和傳遞作用。記賬憑證的主要職能是反映經濟業務活動在會計處理上所實行的方法(即會計分錄)，明確會計處理責任。 (一)記賬憑證容易出現的錯誤 記賬憑證的錯誤在許多方面與原始憑證有類似之處，記賬憑證錯誤也可能是由于要素方面的錯誤，諸如日期錯誤、金額錯誤、計算錯誤、摘要錯誤、格式錯誤、編號錯誤等差錯。但查賬時更應當注意記賬憑證錯誤的特點，找查其特殊之處。記賬憑證的錯誤可能是來源于原始憑證，是原始憑證錯誤的繼續，如會計人員取得偽造的原始憑證，而對其真偽未能鑒別，將其填制記賬憑證、登記入賬；也可能是填制記賬憑證時操作的差誤，與原始憑證的正確性無關，如憑證制作人員基本素質較差，將有關經濟業務的處理即會計分錄作錯，使之不能反映經濟業務活動的本來面目等。 記賬憑證常見的錯誤主要有： (1)摘要記錄錯誤。記賬憑證的摘要應當簡要反應企業業務的基本情況，但避免過于簡單，或者記錄反映的內容和形式不規范，不能最低限度地說明經濟業務活動的情況；或者用語不準確，容易造成誤解，或者文字說明詞不達意，與實際情況相距甚遠；或者讓其空缺不寫，給舞弊者造成可趁之機。 (2)科目運用錯誤。沒有正確運用有關會計科目，發生了性質運用錯誤(如將應收與應付、：預收與預付、應收賬款與其他應收款、應付賬款與其他應付款、待攤與預提、虛賬戶與實賬戶、固定資產與低值易耗品混淆)、內容錯誤(將科目所包括的業務內容弄錯，如混淆了銀行支票、匯票和本票的區別，將銀行匯票、本票列入銀行存款之中，將銷售費用列入財務費用或管理費用之中等)、對應關系錯誤(將科目借方與貸方關系列錯，出現多借多貸或者其他對應關系不明的現象)等。 (3)憑證使用錯誤。收入憑證、支出憑證和轉賬憑證的用途不明，例如許多人認為轉賬憑證反映的是銀行轉賬業務的一種，這是錯誤的理解，另外還有對從銀行提取現金或向銀行存入現金，未按規定編制付款憑證，而是分別編制收款和付款憑證，出現重復記賬。 (4)記賬憑證無編號或者編號錯誤。記賬憑證經常涉及兩份及以上的原始憑證，此時應對原始憑證進行編號，用序號區分表示所附的不同的原始憑證；對于同一份原始憑證需要編制多張記賬憑證的也要按規定進行編號。 (5)附件數量和金額錯誤。記賬憑證所附的原始憑證的張數和內容與記賬憑證不符，或者各張原始憑證所記金額的合計數與記賬憑證記錄金額不符。 (6)印鑒錯誤。對已入賬記賬憑證未加蓋有關印章，或者加蓋不全，使已入賬的憑證與未入賬憑證難以區分；有效的記賬憑證與出錯作廢的憑證難以區分；記賬憑證中沒有記賬、審核等人員的簽章等。 記賬憑證的基本內容我們在前面已經談到，在檢查記賬憑證可能出現問題時，首先應當依據記賬憑證的內容進行： (1)記賬憑證的基本要素是否完整，有無缺少或空白，主要是填制日期、編號、業務內容摘要、附原始憑證張數、會計科目及其借貸方向，填制、出納、復核、會計主管人員的簽章等是否清晰、準確。 (2)檢查會計科目的運用是否符合經濟業務的性質和內容，是否符合有關財務制度和會計制度的規定，借貸方向與金額是否正確。 (3)檢查記賬憑證簽章欄，各級負責人和有關經辦人的簽章是否齊備。 (4)復核記賬憑證的各明細科目金額、合計金額是否正確，有無多計、少計和誤計。 (5)核對記賬憑證與對應的賬簿記錄是否一致，有無出入和賬證不符的情況。 (6)與所附的原始憑證核對，視其數量、金額、摘要等是否一致，有無證證不符的現象。二)記賬憑證的檢查技巧 記賬憑證的檢查要與原始憑證及會計賬簿的檢查合理配合。如果只是獨立地對記賬憑證進行檢查，往往只能發現其中存在的某些疑點或異常，卻不能找到錯誤的依據。所以對記賬憑證的檢查一般既不是終點，也不是起點。 在采用順查法的情況下，對記賬憑證的檢查應建立在原始憑證檢查的基礎之上，根據原始憑證中的錯弊追蹤到記賬憑證，視其有無“假賬”真做，真賬假做；記賬憑證的檢查應當是原始憑證檢查的繼續，而記賬憑證的檢查也為賬簿的檢查提供了方向和條件。 逆查法，與前述情況相反，是在會計賬簿的檢查中發現問題的前提下，再通過對記賬憑證和原始憑證的檢查得以落實，即憑證的檢查是賬簿檢查的深入和延伸。所以記賬憑證的檢查應當做查賬工作過程中的一環，查賬人員要注意這一環與其他環節的連接和互動，只有這樣，才容易把握有關問題的發生、發展的來龍去脈，取得事半功倍之效。 三、賬簿常見錯誤及查找 賬簿是集中反映會計信息的載體，是銜接會計憑證和會計報表的中間環節，因此對會計賬簿的檢查也就具有特殊意義。 (一)會計賬簿常見錯誤 會計賬簿是記錄和反映經濟業務信息的主要載體，是經濟憑證和財務報表之間的橋梁，其質量水平取決于憑證的質量，又決定了報表的質量，企事業單位會計核算的大量工作是集中并反映于會計賬簿之中，因此對會計賬簿進行分析檢查是保證會計核算的質量，分析被查單位會計工作的水平的重要方面。 賬簿表現的錯弊雖然存在于賬簿之中，但引發錯弊的原因分布于會計核算各個方面，如會計憑證錯弊、實物盤點錯弊、財務人員之間交接錯弊、會計工作操作錯誤和作假等等。掌握賬簿分析的常見錯弊旨在提示查賬人員在查賬工作時注意這些錯誤的類型，掌握其在賬簿中的表現規律，提高發現錯弊的敏銳性、及時性和準確性。 1．賬簿中常見錯誤 (1)賬戶設置錯誤。即賬戶的設置不符合有關本企業會計制度的規定，與本單位的會計核算形式、記賬方法不相適應，或者應該設置的賬戶未設置，而不應設置的賬戶卻重復設置，有關賬簿組織不科學，有關人員分工關系不明確。 (2)記賬依據錯誤。即未根據經過審核的記賬憑證從事記賬業務，或者有關記賬憑證不合乎會計制度的要求，有關內部制度處于失控狀態。 (3)賬簿使用形式錯誤。即不是使用正式規范的賬簿登記業務，而是以表代賬、以單代賬，或者用其他簿籍代賬，記賬工具及其記錄字體、數據不規范。 (4)賬簿啟用、交接錯誤。即賬簿啟用和人員交接未辦理必要的手續，在賬簿扉頁上沒有注明啟用日期、有關人員姓名、賬簿頁數、使用期限等，記賬人員交接時無相應記錄，造成記賬工作不銜接。 (5)記賬錯誤。主要指錯記(將有關的記賬要素，如數目、摘要等記錄