公文寫作技巧

在科學技術(shù)突飛猛進，經(jīng)濟競爭日趨激烈，人類社會快步走向信息時代的今天，公文在為黨政機關(guān)、人民團體和企事業(yè)單位實施領(lǐng)導、處理公務(wù)、溝通信息、聯(lián)系事務(wù)、傳達企業(yè)決策中發(fā)揮著越來越重要的作用，公文的寫作也正在從舊模式中解放出來，逐步走向科學化、規(guī)范化、制度化。  
什么是公文？ 
所謂公文，它是公務(wù)文書的簡稱，它是國家機關(guān)在行政管理過程中為處理公務(wù)而按規(guī)定格式制作的書面材料。公文的種類主要包括：命令、議案、決定、公告、通告、通報、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要。 
在各類企業(yè)中，所指的公文一般為商務(wù)公文，主要分為介紹報告、請示、會議紀要、工作計劃要點、公司及產(chǎn)品介紹、信函、講話稿、可行性報告、工作總結(jié)、市場調(diào)查報告、說明等  
公文擬寫的步驟與方法 
公文擬寫的步驟與方法大體同一般文章的寫作方式相似，但是由于公文在性質(zhì)、作用上及其寫作要求上的不同，擬寫時也有一些需要特別注意的問題。 
公文的擬寫通常按以下步驟進行： 
一、 明確發(fā)文主旨 
任何一份公文都是根據(jù)工作中的實際需要來擬寫的。因此，在動筆之前，首先要弄清楚 發(fā)文的主旨，即發(fā)文的主題與目的，包括以下幾項內(nèi)容： 
1、文件的中心內(nèi)容是什么？比如相關(guān)工作的改善，主要提出目前情況怎樣？存在哪些問題，解決方式、需協(xié)助事項；再如請求事項，擬請上級機關(guān)答復或解決問題等。 
2、根據(jù)文件內(nèi)容，準備采用什么文種？比如，匯報工作情況，是寫專題報告還是寫情況簡報；針對下級來文所反映的問題，是寫一個指示或復函，還是一個帶規(guī)定 性質(zhì)的通知等。  
3、明確文件發(fā)送范圍和閱讀對象。比如，向上級匯報工作，還是向有關(guān)單位推廣、介紹經(jīng)驗；是給領(lǐng)導、有關(guān)部門人員閱讀，還是向全體人員進行傳達。 
4、明確發(fā)文的具體要求。例如，是要求對方了解，還是要求對方答復，是供收文機關(guān)貫徹執(zhí)行，還是參照執(zhí)行、研究參考、征求意見等。 
總之，發(fā)文必須明確采取什么方式，主要闡述哪些問題，具體要達到什么目的，只有對這些問題做到心中有數(shù)，才能夠落筆起草。 
二、收集有關(guān)資料，進行調(diào)查研究  
發(fā)文的目的和主題明確之后，就可以圍繞這個主題搜集材料和進行一定的調(diào)查研究當然，這也要根據(jù)具體的情況，并不是擬寫每一份公文都要進行這一步工作。例如，擬寫一份簡短的通知、公告，一般來說不需要專門做搜集材料和調(diào)查研究工作，在明確發(fā)文主旨之后，稍加考慮就可以提筆寫作了。但對于問題較為復雜，還要進行具體的分析和歸納；如擬訂篇幅較長的文件，擬訂工作計劃、進行工作總結(jié)、起草規(guī)章、條例、擬寫工作指示等，往往都需要搜集有關(guān)材料和進行進一步調(diào)查研究工作。 
怎樣為擬寫公文搜集材料和進行調(diào)查研究呢？一是收集和閱讀有關(guān)的文字材料；二是到實際當中搜集活材料。例如，要草擬本部門的年度工作計劃，首先需要查閱去年的工作計劃及工作總結(jié)，以及參考有關(guān)先進企業(yè)的同類工作計劃等，還要研究本部門今年所面臨的形勢，今年的中心任務(wù)上級要求等。  
總之，收集材料及調(diào)查研究，是一個醞釀的過程，是為了掌握全面的、大量的素材了解問題的各個方面，然后經(jīng)過分析思考產(chǎn)生一個認識的飛躍。 
三、擬出提綱，安排結(jié)構(gòu) 
在收集材料的基礎(chǔ)上，草擬出一個寫作提綱。提綱是所要擬寫的文件的內(nèi)容要點，把它的主要框架勾畫出來，以便正式動筆之前，對全篇做到通盤安排、胸有成竹，使寫作進展順利，盡量避免半途返工。  
提綱的詳略，可以根據(jù)文件的具體情況和個人的習慣、寫作的熟練程度而定。篇幅不長的文件，可以大致安排一下文件的結(jié)構(gòu)，先寫什么問題，依次再寫什么問題，主要分幾層意思等。篇幅較長、比較重要的文件，往往需要擬出比較詳細的提綱，包括文件共分幾個部分，每一個部分又分作幾個問題，各個大小問題的題目和要點及使用什么具體材料說明等。提綱的文字不需要很多，也不需要在文字上推敲。當然，需要集體討論或送給領(lǐng)導審閱的提綱除外。 
擬寫提綱是一個很重要的構(gòu)思過程，文件的基本觀點，可以召集相關(guān)人員進行集體討論研究和修改，使提綱日益完善。由兩人以上分工合寫的文件，更需要共同研究寫作提綱，以免發(fā)生前后重復、脫節(jié)或相互矛盾的現(xiàn)象。  
四、落筆起草、擬寫正文 
結(jié)構(gòu)安排好后，要按照要求所列順序，開宗明義、緊扣主題、擬寫正文。寫作中注意兩點： 
1、 要觀點鮮明，用材得當。也就是說要用觀點來統(tǒng)帥材料，使材料來為觀點服務(wù)。運用材料要能說明問題，做到材料與觀點統(tǒng)一。 
在寫作當中，要注意明確觀點，用語不能含糊不清，模棱兩可、詞不達意，似是而非。如果觀點不明，令人不知所云。有些文件，只講觀點沒有實際材料，就會使人感到抽象空洞、缺乏依據(jù)，不易信服。而只羅列材料沒有鮮明的觀點，則會使人弄不清要說明什么問題，不了解發(fā)文的意圖 ，特別是情況匯報、工作匯報介紹。 
2、 要語句簡練，交代清楚。擬寫文件既要盡量節(jié)省用字、縮短篇幅、簡潔通順，又要注意交代的問題清楚明了。 
五、反復檢查，認真修改 
初稿寫出后，要認真進行修改。寫文章，需要下功夫。自古以來，好文章都要經(jīng)過反復修改的，寫文件也同樣，尤其是重要的文件，往往要經(jīng)過幾稿才能通過。 
1、 關(guān)于主題的修改。看主題是否明確，主題論述是否集中，主題挖掘是否深刻。 
2、 關(guān)于觀點的修改。修改公文要考慮到觀點是否正確，表達有無問題。 
3、 關(guān)于材料的修改。材料是文件的基礎(chǔ)，有了正確的觀點，還要通過適當?shù)牟牧媳憩F(xiàn)出來。 
4、 關(guān)于結(jié)構(gòu)的修改。修改文件的結(jié)構(gòu)，包括文件總體結(jié)構(gòu)的修正，使全文更加嚴謹。 
5、 關(guān)于語言的精練。主要是修改不通順的語句，不規(guī)范的字及標點符號。 
修改工作要做到認真仔細，必須有足夠的耐心和精益求精的精神。  
幾種常用的商務(wù)公文 
請示 
請示是下級向上級請求決斷、指示或批準事項所使用的呈批性公文。 
請示的特點 
一、針對性。只有本單位權(quán)限范圍內(nèi)無法決定的重大事項，如重要決定、重要決策、人事安排等問題，以及在工作中遇到的新問題、新情況或克服不了的困難，才可用"請示"行文。請示上級給予指示、決斷或答復、批準。因而"請示"具有很強的針對性。 
二、呈批性。請示是有針對性的上行文，上級領(lǐng)導對于呈報的請示事項，無論同意與否，都必須給予明確的"批復"回文。 
三、單一性。請示應(yīng)一文一事，一般只寫一個受文領(lǐng)導，即使需要同時呈送其他領(lǐng)導，也只能用抄送形式。 
四、時效性。請示是針對本單位當前工作中出現(xiàn)的情況和問題，求得上級單位指示、批準的公文，如能及時發(fā)出，就會使問題得以及時解決。 
請示的分類 
根據(jù)內(nèi)容、性質(zhì)的不同，請示分為以下三種： 
一、 請求指示性請示。 
二、 請求批準性請示。 
三、 請求批轉(zhuǎn)性請示。 
請示的結(jié)構(gòu)、內(nèi)容和寫法 
請示由首部、正文和尾部三部分組成，其各部分的格式、內(nèi)容和寫法如下： 
一、 首部。主要包括標題和主送機關(guān)兩個項目內(nèi)容。 
1、 標題。請示的標題一般有兩種書寫方式：一種是有發(fā)文機關(guān)名稱、事由和文種構(gòu)成。如《***組關(guān)于********的請示》；另一種是由事和文種構(gòu)成，如《關(guān)于*******的請示》 
2、 受文領(lǐng)導。每份請示只能寫一個受文領(lǐng)導，不能多頭請示。 
二、 正文，其結(jié)構(gòu)一般由開頭、主體、結(jié)語構(gòu)成。 
1、 開頭。主要交代請示的理由。 
2、 主題。主要說明請示事項，它是向上級機關(guān)提出的具體請求，這部分內(nèi)容要單一，只宜請求一件事。 
3、 結(jié)語。另起一段，其習慣用語有"當否，請批示"、"妥否、請批復"、"以上請示，請予審批"、"以上請示，呈請核準"或"以上請示如無不妥，請批轉(zhuǎn)各部門予以執(zhí)行"。 
三、 尾部，其主要結(jié)構(gòu)為落款與成文時間兩部分。 
請示應(yīng)注意的問題 
一、 一文一事的原則。 
二、 材料真實，不要為得到領(lǐng)導批準而虛構(gòu)情況。 
三、 理由充分，請示事項明確。 
四、 語氣平實、懇切，以引起上級的重視。 
報告 
報告是下級向上級匯報工作、反映情況、提出意見或建議、答復詢問的陳述性上行公文。 
"報告"是陳述性文體。寫作時要以真實材料為主要內(nèi)容，以概括敘述為主要的表達方式."報告"是行政公文中的上行文種，撰寫"報告"的目的就是為了讓上級掌握本單位的情況，了解本單位的工作狀況及要求，使上級領(lǐng)導能及時給予支持，為上級機關(guān)處理問題，布置工作或作出某一決策提供依據(jù)。"下情上達"是制發(fā)報告的目的。所以報告的內(nèi)容要求以擺事實為主，要客觀的反映具體情況，不要過多的采用議論和說明，表達方式以概括為主，語氣要委婉、謙和、不宜用指令性語言。 
報告的特點： 
一、報告的目的為了向上級匯報工作、情況、建議、答復等，它不直 
接請求上級機關(guān)正面回答報告中的問題，所以不帶請示事項，這是它與請示的重要區(qū)別之一。 
二、報告中一般不提建議或意見。如果確實需要在某一領(lǐng)域或某些部門貫徹報告中提出的建議或意見，可建議上級機關(guān)批轉(zhuǎn)到有關(guān)部門貫徹執(zhí)行，報告一經(jīng)批準，便作