公文書の書き方

科學(xué)技術(shù)の飛躍的な進(jìn)歩により、経済競(jìng)爭(zhēng)が激しくなり、人間社會(huì)が情報(bào)時(shí)代に足を速める今日、公文書は黨政機(jī)関、人民団體と企業(yè)事業(yè)機(jī)関のために指導(dǎo)し、公務(wù)を処理し、情報(bào)を疎通し、事務(wù)を連絡(luò)し、企業(yè)の意思決定を伝達(dá)する中でますます重要な役割を果たしています。

公文書は何ですか？

公文書とは公務(wù)文書の略稱で、國(guó)家機(jī)関が行政管理の過程で公務(wù)を処理するために定められた様式で作成した文書です。

公文書の種類は主に命令、議案、決定、公告、通達(dá)、報(bào)告、指示、回答、意見、手紙、會(huì)議紀(jì)要を含みます。

各種企業(yè)において、公文書は一般的にビジネス文書であり、主に紹介報(bào)告、案內(nèi)、會(huì)議紀(jì)要、業(yè)務(wù)計(jì)畫の要點(diǎn)、會(huì)社及び製品紹介、手紙、講演原稿、フィージビリティスタディ報(bào)告、業(yè)務(wù)総括、市場(chǎng)調(diào)査報(bào)告、説明などに分けられます。

公文書で書くべき手順と方法

公文書の書く手順と方法は大體普通の文章の書き方と似ていますが、公文書の性質(zhì)、作用及びその創(chuàng)作要求の違いから、書く時(shí)にも注意しなければならない問題があります。

公文書の作成は通常以下の手順で行われます。

一、主旨を明確にする

どの公文書も仕事の実際の必要に応じて作成します。

ですから、ペンを動(dòng)かす前に、まず本文を出す主旨、すなわち文章を出すテーマと目的を明らかにします。以下のいくつかの內(nèi)容を含みます。

1、書類の中心內(nèi)容は何ですか？

例えば関連業(yè)務(wù)の改善について、主に現(xiàn)在の狀況を提出したらどうですか？

どのような問題がありますか？解決方法、協(xié)力事項(xiàng)が必要です。また要求事項(xiàng)があれば、上級(jí)機(jī)関に答えてもらったり、問題を解決したりします。

2、書類の內(nèi)容によって、どんな種類の文種を採(cǎi)用するつもりですか？

例えば、仕事の狀況を報(bào)告するには、特定のテーマの報(bào)告を書くか、または狀況の報(bào)告を書くか、下級(jí)の文書に反映される問題に対して、指示や返信を書くか、あるいは規(guī)定的な性質(zhì)を持つ通知を書くかなどです。

3、文書の送信範(fàn)囲と閲覧対象を明確にする。

例えば、上司に仕事を報(bào)告するか、それとも関係機(jī)関に経験を紹介するか、指導(dǎo)者や関係部門の人に読んでもらうか、それとも全員に伝達(dá)するか。

4、文を送る具體的な要求を明確にする。

例えば、相手に理解を求めますか？それとも相手に返答を求めますか？文書を受け取って機(jī)関が実行を徹底するためですか？それとも実行、研究の參考、意見を求めます。

つまり、文章を作るにはどのような方法を取るかを明確にしなければなりません。主にどのような問題を述べ、具體的にどのような目的を達(dá)成するかは、これらの問題に対してのみ心の中にあることを?qū)g現(xiàn)してこそ、落書きを起草することができます。

二、関連資料を集めて、調(diào)査研究を行う。

発文の目的とテーマが明確になったら、このテーマをめぐって資料を集めたり、一定の調(diào)査研究を行うことができます。もちろんこれも具體的な狀況によって、公文書を書くつもりではありません。

例えば、短いお知らせや公告を書くつもりです。専門的に資料を集めたり、調(diào)査研究をする必要はありません。本文の主旨を明確にしてから、少し考えて書いてもいいです。

しかし、問題に対しては複雑で、具體的な分析とまとめが必要です。長(zhǎng)い文章の文書を作成する場(chǎng)合、作業(yè)計(jì)畫を立て、仕事のまとめ、規(guī)則、條例、仕事の指示などを起草します。

どのように公文書を書くつもりで資料を集めて調(diào)査研究を行いますか？

一つは文字の資料を集めて読むこと、もう一つは実際の中に生きた資料を集めることです。

例えば、本部門の年間計(jì)畫を立案するには、まず、去年の仕事計(jì)畫と仕事のまとめを見たり、先進(jìn)企業(yè)に関する同種の仕事計(jì)畫を參考にしたりして、本部門が今年直面している情勢(shì)、今年のセンター任務(wù)の上級(jí)要求などを検討しなければなりません。

つまり、材料を集めて調(diào)査研究するということは、根回しの過程であり、全體的、大量の素材を把握して問題の各方面を知るためであり、そして分析思考によって認(rèn)識(shí)の飛躍が生まれる。

三、大綱を立て、構(gòu)造を整える。

材料を集めた上で、作文の大綱を立てる。

大綱は作成する文書の內(nèi)容の要點(diǎn)であり、それの主要な枠組みを描き出して、正式に筆を執(zhí)る前に、全編を全面的に手配し、胸中に成竹があり、文章を順調(diào)に進(jìn)め、途中で手が回らないようにする。

要點(diǎn)の詳細(xì)は、文書の具體的な狀況と個(gè)人の習(xí)慣、文章の熟練度によって決められます。

紙幅の短い文書は、文書の構(gòu)造を大まかにアレンジして、まず何かの問題を書いて、順番に何かの問題を書いて、主にいくつかの意味に分けて書きます。

紙面が長(zhǎng)く、重要な書類は、比較的詳細(xì)な要約を作成する必要があります。書類を含めていくつかの部分に分けて、それぞれの部分にいくつかの問題があります。

大綱の文字は多くなくても、文字の上で推敲する必要はありません。

もちろん、集団で検討したり、指導(dǎo)者に回覧する要綱は除外します。

大綱を書くことは重要な構(gòu)想過程であり、文書の基本的な観點(diǎn)は関係者を集めて集団討論と修正を行い、大綱が日増しに改善されるようにする。

二人以上で分業(yè)して共同で書いた文書は、文書を書く要綱を共同で研究し、前后の繰り返し、脫落や矛盾が起こらないようにします。

四、本文を書きたいと思います。

構(gòu)造が整いましたら、要求通りに順番を決めて、開宗明義、主題をぎゅっと締めて、本文を書きたいです。

文章を書く時(shí)の注意點(diǎn)：

1、観點(diǎn)が鮮明で、用材が適切であること。

つまり、材料を視點(diǎn)で統(tǒng)率し、材料を視點(diǎn)にサービスするということです。

材料を使って問題を説明して、材料と観點(diǎn)を統(tǒng)一するようにします。

文章を書く中で、観點(diǎn)を明確にして、用語(yǔ)はあいまいにしてはいけなくて、あいまいで、意味を満たしていないで、似て非のようです。

観點(diǎn)がはっきりしないと、何を言っているのか分かりません。

一部の文書には、観點(diǎn)だけを言っても実際の資料がないと、抽象的で根拠に乏しいと感じられ、納得できない。

材料を羅列するだけでは明確な観點(diǎn)がないと、何の問題を説明したいのか、発文の意図が分かりません。特に狀況報(bào)告、仕事報(bào)告の紹介がよく分かりません。

2、語(yǔ)句を簡(jiǎn)潔にして、はっきり説明してください。

文書を書くには、用字をできるだけ節(jié)約し、紙幅を短縮し、簡(jiǎn)潔で分かりやすくするとともに、説明の問題がはっきりしていることにも注意しなければならない。

五、繰り返し點(diǎn)検し、真剣に修正する。

初稿を書いたら、真剣に修正します。

文章を書くには工夫が必要です。

昔から、良い文章は繰り返し修正されています。文書を書くのも同じです。特に重要な書類は、いくつかの原稿を通して通過します。

1、テーマについての修正。

テーマが明確かどうかを見て、テーマ論述が集中するかどうか、テーマ発掘が深いかどうか。

2、観點(diǎn)の修正について。

公文書を修正するには、観點(diǎn)が正しいかどうか、表現(xiàn)に問題がないかを考慮しなければならない。

3、材料の修正について。

資料は文書の基礎(chǔ)であり、正確な観點(diǎn)があり、また適切な資料を通じて表現(xiàn)されます。

4、構(gòu)造の修正について。

文書の全體構(gòu)造の修正を含め、文書の構(gòu)造をより厳密に修正します。

5、言葉の練習(xí)について。

主に違和感のある語(yǔ)句、不規(guī)範(fàn)な文字、句読點(diǎn)を修正します。

仕事を修正するには、真面目で細(xì)心で、十分な忍耐と絶えず改善する精神が必要です。

いくつかの一般的なビジネス文書

指示を仰ぐ

指示を仰ぐのは、部下が上司に決斷、指示または承認(rèn)事項(xiàng)を要求するために使う承認(rèn)文書です。

指示を仰ぐ特徴

一、対応性。

重要な決定、重要な方策決定、人事配置などの問題、および仕事における新たな問題、新しい狀況、または克服できない困難があれば、「指示を仰ぐ」という文章を使うことができる。

上司に指示、決斷または回答、承認(rèn)をお願(yuàn)いします。

したがって、「指示を仰ぐ」ということは、強(qiáng)い対応性を持っています。

二、バッチ性を示す。

指示を仰ぐのは的確な上り文であり、上級(jí)指導(dǎo)者は提出の申請(qǐng)事項(xiàng)について、同意するかどうかにかかわらず、明確な「回答」を與えなければなりません。

三、単一性。

一文の事柄を示してください。普通は一つの受文指導(dǎo)者だけを書いて、同時(shí)に他の指導(dǎo)者に提出する必要があっても、コピー形式しか使えません。

四、時(shí)効性。

指示を仰ぐのは、當(dāng)組織の現(xiàn)在の仕事における狀況と問題に対して、上級(jí)機(jī)関の指示、承認(rèn)を求める公文書であり、適時(shí)に発送することができれば、問題が適時(shí)に解決されます。

指示の區(qū)分

內(nèi)容、性質(zhì)によって、以下の3つに分けてください。

一、指示を仰ぐ。

二、承認(rèn)を求める。

三、指示を仰ぐこと。

案內(nèi)の仕組み、內(nèi)容、書き方

ヘッダと本文と末尾の三つの部分から構(gòu)成されています。その各部分のフォーマット、內(nèi)容と書き方は以下の通りです。

首にする。

主にタイトルと主送機(jī)関の二つの項(xiàng)目の內(nèi)容が含まれています。

1、タイトル。

案內(nèi)のタイトルには、一般的に2つの書き方があります。一つは発行機(jī)関の名稱、事由と文種の構(gòu)成があります。

「****グループの****に関する指示」のように、もう一つは事と文の種類から構(gòu)成されています。

2、受文リーダー。

各指示はただ1つの文を受け取って指導(dǎo)することしかできなくて、多頭は指示を仰ぐことができません。

二、本文、その構(gòu)造は普通、冒頭、主體、結(jié)語(yǔ)から構(gòu)成されています。

1、冒頭。

主に指示を仰ぐ理由。

2、テーマ。

主に指示を仰ぐ事項(xiàng)を説明して、それは上級(jí)機(jī)関に提出する具體的な要求で、この部分の內(nèi)容は単一で、一つのことを要求しなければなりません。

3、結(jié)語(yǔ)。

もう一つの段階で、その習(xí)慣用語(yǔ)には「當(dāng)否、ご指示をお願(yuàn)いします」、「妥當(dāng)かどうか、ご返事をお願(yuàn)いします」、「以上の指示を承認(rèn)してください」、「以上の指示をお願(yuàn)いします。承認(rèn)をお願(yuàn)いします」、または「以上の指示が正しくない場(chǎng)合は、各部門を回して実行してください」があります。

三、テール、その主な構(gòu)造は落款と成文時(shí)間の二部分です。

注意すべき問題を示してください。

一、一文一事の原則。

二、資料は真実で、指導(dǎo)者の承認(rèn)を得るために架空の狀況を作らないでください。

三、理由が十分であり、指示事項(xiàng)が明確であること。

四、口調(diào)が穏やかで、親切で、上司の重視を引き起こします。

報(bào)告

報(bào)告は下級(jí)が上司に仕事を報(bào)告し、狀況を反映し、意見や提案、質(zhì)問に答えた陳述性の上り公文書です。

「報(bào)告」は陳述的な文體である。

「報(bào)告」は行政公文書の中の上り文種であり、「報(bào)告」を書く目的は上級(jí)者に本部門の狀況を把握させるために、本部門の仕事狀況と要求を理解し、上級(jí)指導(dǎo)者に適時(shí)に支持を與え、上級(jí)機(jī)関に問題を処理し、仕事を手配したり、ある決定に根拠を提供することです。

「下意上達(dá)」はレポート作成の目的です。

だから報(bào)告の內(nèi)容は事実を並べて主として、客観的に具體的な情況を反映して、多すぎるのは議論と説明を採(cǎi)用しないでください、表現(xiàn)方式は概括を主として、語(yǔ)気は婉曲で、謙虛で、指導(dǎo)的な言語(yǔ)を使うべきでありません。

報(bào)告の特徴：

一、報(bào)告の目的は上司に仕事、狀況、提案、回答などを報(bào)告するために、まっすぐではない。

報(bào)告中の問題に対して、上級(jí)機(jī)関に正面から答えてもらうようにお願(yuàn)いします。だから、指示事項(xiàng)を持たないのです。これは指示を仰ぐとの重要な違いの一つです。

二、報(bào)告書では普通提案や意見を提出しません。

確かにある分野または一部の部門で報(bào)告書に提出された提案や意見を貫徹する必要があるなら、上級(jí)機(jī)関が許可したら、関連部門に回して実行を徹底するように提案してもいいです。