怎樣標(biāo)引公文主題詞？

　　(一)公文主題分析。

　　1、審讀文件，了解主題。審讀文件的重點(diǎn)。

　　2、分析主題類型，確定主題概念。

　　主題類型分為單主題和多主題兩種。

　　單主題是指一份公文所研究和論述的只有一個(gè)對(duì)象或問(wèn)題。多主題是指一份公文所研究和論述的主題對(duì)象不只一個(gè)，而是兩個(gè)或者更多，而且都是并列的獨(dú)立主題。

　　3、分析主題結(jié)構(gòu)，確定主題因素。主題因素分為主體因素、通用因素、位置因素、時(shí)間因素和文獻(xiàn)類型因素五部分。

　　主體因素是指公文論述的主題中的關(guān)鍵性概念，它是公文主題的主要成分，其他主題因素都附屬于這個(gè)主體因素;通用因素是構(gòu)成主題的一些通用概念，它說(shuō)明主體因素的動(dòng)態(tài)和趨勢(shì)。通用概念沒(méi)有專指性也沒(méi)有獨(dú)立檢索價(jià)值，不宜單獨(dú)使用;位置因素是表明主體因素所處的位置和范圍，文件規(guī)定適用的地區(qū)、位置和對(duì)象。位置因素包括國(guó)家名稱、地區(qū)名稱和組織機(jī)構(gòu)名稱;時(shí)間因素是從時(shí)間上對(duì)主體因素進(jìn)行限定，把主題對(duì)象放在特定的時(shí)間范圍之內(nèi)。時(shí)間因素包括年代、時(shí)代、朝代、期限等;文獻(xiàn)類型因素包括文獻(xiàn)種類、公文文種、文件名稱編號(hào)等。

　　(二)查表選詞，轉(zhuǎn)換主題概念。

　　通過(guò)查找主題詞表進(jìn)行主題概念轉(zhuǎn)換時(shí)，必須采用詞表上規(guī)范化的主題詞。轉(zhuǎn)換主題概念主要有兩種形式：一是直接轉(zhuǎn)換。二是間接轉(zhuǎn)換。

　　(三)主題詞組配標(biāo)引。

　　組配，就是用兩個(gè)或兩個(gè)以上主題詞構(gòu)成邏輯關(guān)系組合以表達(dá)一個(gè)專指概念的一種方式。它以詞間語(yǔ)法關(guān)系和邏輯關(guān)系為基礎(chǔ)，只有相容關(guān)系的概念詞才可以組配，而且，不是字面上的組配，決定的因素是邏輯關(guān)系。組配標(biāo)引有概念交叉組配、概念限定組配、上位詞或下位詞組配。應(yīng)優(yōu)先考慮交叉組配和限定組配。

　　交叉組配是指兩個(gè)組配的概念之間具有交叉關(guān)系，兩個(gè)概念的外延有一部分重合。

　　限定組配是以概念的限定為基礎(chǔ)，由屬概念過(guò)渡到種概念的組配。

　　(四)直接上位詞標(biāo)引和靠詞標(biāo)引。

　　上位詞標(biāo)引要求兩個(gè)概念之間具有屬分關(guān)系。靠詞標(biāo)引要求兩個(gè)概念必須是同一范疇、同一屬性。無(wú)論是直接上位詞標(biāo)引或是靠詞標(biāo)引，都不能越級(jí)標(biāo)引。

　　(五)自由詞標(biāo)引。

　　自由詞標(biāo)引是用未經(jīng)規(guī)范化處理的自然語(yǔ)言表述公文主題概念，并作為表達(dá)公文主題概念的檢索標(biāo)識(shí)。

　　自由詞標(biāo)引范圍：一是某些主題概念雖然可以采用組配標(biāo)引或上位詞標(biāo)引，但使用頻率較高;二是新出現(xiàn)的主題概念，包括新科技、新政策、新理論、新名詞術(shù)語(yǔ)等;三是人物、時(shí)間和年代稱號(hào);四是地區(qū)、組織機(jī)構(gòu)名稱。{page_break}

　　自由詞標(biāo)引應(yīng)遵守的規(guī)則：一是應(yīng)認(rèn)真地查找詞表，確實(shí)沒(méi)有合適的專指的主題詞，才進(jìn)行自由詞標(biāo)引。二是可選用其他詞表以及權(quán)威性參考書、工具書上的詞。三是所選的詞必須具有較強(qiáng)的檢索功能和組配功能，具有實(shí)用性，能檢索，能組配。四是應(yīng)盡可能做到詞形簡(jiǎn)單、概念明確。五是在標(biāo)出自由詞的同時(shí)相應(yīng)標(biāo)出它的上位主題詞(或類別詞)。六是在自由詞后標(biāo)上“△”符號(hào)，并適時(shí)將新詞登記在主題詞表上。選用《詞表》以外的地名(組織機(jī)構(gòu)名)、時(shí)間、人名、文獻(xiàn)名稱等專用名詞作自由詞標(biāo)引時(shí)，不作“△”標(biāo)記。

　　標(biāo)引工作中一些具體問(wèn)題：

　　(一)主題詞的排列。

　　反映公文整體(概述)內(nèi)容的主題詞在前，反映公文部分(分述)內(nèi)容的主題詞在后。

　　在單主題公文中，反映中心內(nèi)容的主題詞在前，反映其他方面的主題詞在后;在多主題公文中，反映公文整體(概述)內(nèi)容的主題詞在前，反映公文其他內(nèi)容的各主題詞按出現(xiàn)的先后次序排列。

　　作為自由詞標(biāo)引的地名(組織機(jī)構(gòu)名)、時(shí)間、人名等，應(yīng)置于表現(xiàn)公文內(nèi)容的主題詞后面，置于表現(xiàn)公文形式的主題詞前面。同時(shí)出現(xiàn)在同一公文中，則按地名(組織機(jī)構(gòu)名)、時(shí)間、人名的順序排列。

　　(二)文種的標(biāo)引。

　　文種作為正式主題詞，標(biāo)在所有主題詞的最末位。在轉(zhuǎn)(印)發(fā)類型通知中，被轉(zhuǎn)(印)發(fā)的公文的文種可不作為主題詞標(biāo)引。但如果被轉(zhuǎn)(印)發(fā)的公文屬法規(guī)性質(zhì)，其名稱為條例、規(guī)定、辦法等，則應(yīng)作為主題詞標(biāo)引。

　　(三)標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的標(biāo)引。

　　公文主題詞一般不應(yīng)出現(xiàn)標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。

　　在《公文主題詞表》中帶有標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的正式主題詞，應(yīng)予保留。因?yàn)檫@些標(biāo)點(diǎn)符號(hào)有特殊功能，刪去后容易引發(fā)歧義。

　　自由詞標(biāo)引時(shí)一般不要帶標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。