淺析媒介素養在秘書文檔管理以及工作中的重要性

　　一、媒介素養的內涵及與秘書工作的聯系

　　媒介素養是1933年英國學者利維斯(E·R·Levis)和他的學生湯普森(D·Thompson)提出的概念，這一概念最早提出是針對大眾傳媒對青少年成長帶來的負面影響，并借此提出應該對青少年展開媒介素養的培養，讓他們面對大眾傳媒的過程中有一定的辨別和批判能力。隨著時代的發展，媒介素養這一概念的內涵逐漸豐富完善，綜合國內外學者對于“媒介素養”的定義，媒介素養就是人們對于大眾傳播媒介所提供的信息具有一定的理解、判斷和評估的能力，同時也是通過對信息的處理為個人的生活和工作發揮積極作用的能力。

　　眾所周知，秘書工作離不開與信息打交道，特別是在這個信息爆炸的社會，具有良好的媒介素養對于秘書開展工作有著積極的作用。媒介素養與秘書工作最明顯的兩個聯系就是信息的搜集和發布。無論是政府單位還是私人企業，領導在做決策的時候需要依據信息做出判斷，這個過程中需要秘書挑選出最有價值的信息，為領導準確高效的作出決定提供信息依據。秘書需要保證提供的信息的準確性，因為準確性是衡量信息是否有價值的基礎。現在信息的來源具有多樣性，有可能是政策文件，也有可能來自報刊、廣播、電視等大眾媒介，還有可能來自于新媒體。這些海量信息中真假混雜，秘書要篩選出有用信息，同時保證信息的準確性和可靠性，這就要求秘書具備一定的媒介素養。除了信息的搜集，現在秘書工作的范圍擴大，一些單位需要秘書進行信息的發布工作。新媒體的廣泛使用改變著人們的生活，政府和企業都越來越重視利用新媒體塑造自身形象，秘書需要一定的媒介素養適應新的媒介環境。

　　二、媒介素養在秘書工作中的重要作用

　　(一)秘書的媒介素養決定著單位信息的傳達效果

　　秘書工作需要上傳下達，在領導和員工之間起著信息橋梁的作用。從傳播學的觀點來看，信息傳播占據了秘書工作中的重要方面——“秘書工作是一種以處理信息為主要工作內容的腦力型職業”。在某種程度，信息傳播水平的高低和好壞往往直接影響甚至決定著黨政機關秘書工作的成敗[1]。

　　在單位中，領導的意愿和決定需要秘書傳達給員工，員工對于單位發展的意見和建議也需要秘書反饋給領導，在這個信息傳遞的過程中，秘書承擔起了信息“把關人”的角色。在新聞媒體中，記者和編輯是“把關人”，他們決定了選擇何種信息以何種方式進行報道。在秘書工作中，秘書也起到這樣的作用，他們可以通過選擇傳達信息。這個選擇的過程對于單位信息的傳播效果起著決定性作用，因此需要秘書具有良好的媒介素養，只有這樣他們在選擇需要傳達的信息的過程中，才能從信息中辨別出最有價值的信息進行傳達，這樣在傳達的過程中不僅可以避免信息冗雜，突出主要信息，而且可以節約單位人員的工作時間，達到良好的信息傳達效果。

　　(二)秘書的媒介素養一定程度上影響著領導的決策

　　領導在進行決策的時，不可避免地需要信息作為決策的依據。由于現在信息的來源多元化，不管是對于政府單位還是企業，在做決定的過程總都需要搜集大量信息。這些就需要秘書做大量工作，這些信息的來源包括政策文件、市場信息甚至有可能是來自于大眾媒體。秘書具有良好的媒介素養，才能保證高效率的完成信息的收集工作，同時從信息中找出一定的規律、變化、差異，從而找出最具有價值的信息。這些信息最終將匯總給領導，在決策中扮演重要角色。

　　收集工作完成后，秘書還需要將收集的信息歸納、匯總，這個過程也需要秘書擁有良好的媒介素養。因為領導的工作繁忙，秘書需要將信息分類，按主次排列，從接受者的角度來看，接收信息的先后對于接受者對信息的理解也會產生差異。因此，秘書處理信息的能力在一定程度上影響著領導的決策。這就需要秘書在日常生活中注重培養自己的媒介素養，更好的完成自己的工作。

　　(三)秘書的媒介素養有助于秘書更好地完成本職工作

　　秘書擁有良好的媒介素養，對于提高自己的工作效率和工作質量也大有幫助。隨著傳播技術的不斷發展，秘書工作中傳遞信息的途徑更加豐富，從原來的通過信函、文件、口頭傳遞信息，到現在一些信息惡意通過大眾媒體進行傳播，比如在一些重大發布會或者活動前可以在報紙、廣播、電視上發布廣告，可以在企業自己的微博、微信等公眾平臺發布消息。這就要求秘書擁有一定的媒介素養，更好地與大眾媒體打交道。秘書工作的一個特點就是綜合性強，作為一個合格的秘書，不僅需要將日常性的程序性的工作做好，更需要在面對臨時事件和突發事件時做好自己的工作。良好的媒介素養，可以使秘書具備更好的理解和分析能力，這些能力在面對突發事件的時候可以幫助秘書分析整理思路，找出最好的解決辦法，順路完成工作。同時秘書擁有良好的媒介素養，還能提高自身的交流溝通水平，在與人交流的過程中投其所好，傳達有用信息，實現良好的溝通效果。總之，好的媒介素養對秘書工作的方方面面都有幫助，秘書培養自身的媒介素養有助于自己更好地完成本職工作。

　　三、秘書應該培養良好的媒介素養

　　媒介素養在秘書工作中起著如此重要的作用，那么秘書如何培養自己的媒介素養呢?筆者認為，除了在學校的學習中，高校開展的媒介素養課程以外，很多已經參加工作的秘書可以在日常工作、生活中通過自身努力，不斷提高自己的媒介素養。

　　(一)增強新聞敏感

　　新聞敏感是新聞工作者應該具備的基本素質之一，但是對于秘書來說，想要提高自身的媒介素養，要注意在日常生活中增強新聞敏感性。新聞敏感對于記者來說是對于新聞事件是否有價值的判斷，對于秘書來說，可以從兩個方面來說：一是，對于新聞中報道與本單位、企業相關的政策、文件或其他有用信息的敏感，同時能迅速從報道中判斷其影響。二是，通過對新聞報道的分析，對資料的查閱，判定這個新聞可能引起的社會反應的評估。如果報道會對本單位產生不利影響，秘書要第一時間預計到可能產生的輿論，同時積極采取對策，盡可能減少負面影響，幫助企業擺脫輿論危機。

　　秘書的新聞敏感除了可以幫助單位找到有價值的信息，幫助企業擺脫輿論危機等，還可以幫助單位更好的利用媒體宣傳自身。現在很多企業和大眾媒體有合作，企業在宣傳自身文化或者參與公眾活動時需要大眾媒體的報道，增加企業的社會知名度和美譽度。秘書在這個過程中需要和記者打交道，很多信息需要秘書提供給記者，這就要求秘書具有一定的新聞敏感，知道哪些信息報道后可以吸引受眾，獲得預期的傳播效果。秘書在培養自身新聞敏感的同時，媒介素養也可以得到很大提升。

　　(二)接受新鮮事物，充分利用新媒體

　　作為秘書，要學會接受新鮮事物，緊跟時代腳步，在新媒體方面秘書還需要充分掌握并利用。現代社會計算機已經成為秘書工作中必不可少的工具之一，除了熟練掌握必備的辦公軟件之外，秘書還需要學會使用新媒體。現在一些政府單位和企業設有自己的公共網頁、微博、微信，在這些地方發布信息可以引起關注，增加知名度，這個過程就需要秘書熟練掌握和使用新媒體。新媒體改變著人們的生活方式，對于政府或者企業也是很好的宣傳平臺。比起傳統媒體，在一些緊急事件的發布上新媒體起到了重要的作用。在傳播學上，認為緊急事件發生的五分鐘內，微博是傳播信息最快的渠道，由此可見新媒體在受眾獲取信息的重要地位。現在很多政府開設有自己的政務微博、微信公眾平臺，一些大型企業也不例外，秘書在工作的過程中需要和新媒體打交道。秘書可以在日常使用新媒體的過程中，自覺培養自己的媒介素養，關注與自己工作所在行業的相關信息，開動腦筋思考發掘信息背后的規律。相信只要秘書自身愿意接受新事物，勤于鉆研，那么就能通過新媒體的使用，不斷提高自身媒介素養，更好的為工作服務。

　　(三)注重自身知識的積累

　　秘書還應該在日常生活中注意知識的積累，因為知識的積累是良好媒介素養的基礎。每一個人都有自己的認知框架，會對自己接受到的信息根據已有的知識和經驗進行解讀，知識積累就是豐富和拓展這個框架的最好途徑。因此秘書在日常生活中要注意知識的積累。在知識積累的過程中，秘書要注意的是，除了自己所在行業的知識積累外，還應該相應增加政治、法律、經濟、文化、科技等知識的積累，讓自己的知識結構盡可能豐富和多元。這里的積累并不是要求秘書將大量時間全部花費在其他知識的學習上，知識的積累本來就是一個長時間的過程，只要每天抽出一定的時間進行學習，可以通過看書、視頻、新聞等多種突進積累。隨著知識的積累，秘書的媒介素養自然而然會得到提高，有助于秘書深入理解各種信息，完善自己的工作。想要提高媒介素養，秘書就必須在日常生活中下功夫，注重自身知識的積累。

　　媒介素養在信息時代對于每個人而言都有著重要意義，秘書工作更是如此。媒介素養在秘書的工作中發揮著越來越重要的作用，擁有良好的媒介素養可以幫助秘書更好的收集、理解和傳達信息，有助于提高秘書的工作效率和質量。因此，秘書應該在日常工作和生活中，不斷提升自己的媒介素養。

　　參考文獻：

　　[1] 李謀冠.現代秘書應具有一定的媒介素養[J].秘書之友,2011(11).

　　[2] 唐蒙,龍長征,陳榮美