外貿英語函電寫作技巧

　　英文信函的信頭也稱信端，其內容包括發件公司的名稱、標志、通信地址、電話號碼、傳真號、電子郵箱等。書寫信頭的目的是為了方便收件人了解信函來自何處，并為回復提供聯系方式。

　　很多公司都會印制帶信頭的信紙。一般來說，人們喜歡將簡單的信頭放在信紙上端居中，將復雜的信頭放在信紙的右側或上下兩端。在使用這種信紙打印信函時，一定要注意為信頭留出足夠的空間。

　　對于私人商務信函，如求職信等，信頭通常寫在信紙的右上方。

　　如果信函的長度超過兩頁，那么從第2頁開始就不再需要信頭了，只需寫上頁碼、收件人姓名及日期。

　　英文地址的書寫和中文地址的書寫有很大區別，應遵循從小到大的原則。特別值得注意的是，地址中的標點符號需正確使用。當前的習慣做法是，行末一般不加標點符號，但行中間該加標點的地方，還是不應省略。門牌號碼與街道名稱之間不加標點，但是在城市與國家名稱之間必須用逗號分開。

　　英文商務信函中稱呼的書寫有講究

　　在英文信函書寫中稱呼是對收信人的尊稱語。一般位于信內地址下方空一行;有Attention時也一樣，位于Attention下面空一行。稱呼后面一般用逗號(英式)，也可以用冒號(美式)。

　　如果信是寫給公司的，并沒有直接的聯系人，稱呼應為：“Dear Sirs,”(英式)或“Gentlemen:”(美式)。在不能確定收信人性別的情況下，還可以使用To Whom It May Concern或Dear Madam or Sir。不過這兩種稱呼應盡量避免使用，因為人們覺得它們不能顯示足夠的友好。在寫信給特定的組織時，更愿意使用Dear Member,Dear Customer,和Dear Human Resources Manager這樣的稱呼。

　　如果知道收件人的姓名，就應該直接把姓名用入稱呼里。

　　1.商務信函一般用Dear Miss Brown，Dear Mr.Smith。Dear純屬公務上往來的客氣形式。

　　2.寫給親人、親戚和關系密切的朋友時，用Dear或Mydear再加上表示親屬關系的稱呼或直稱其名。例如：My dear father，Dear Tom等。

　　另外，稱呼中還可以出現頭銜、職位、職稱、學位等，例如：Dear Prof.David Schiller,Dear Dr.John Smith。

　　商務信函中主題不能忽略

　　書寫商務信函的Subject能便于收件人迅速了解信的主要內容。一般來說如果信內有Reference Number，就不一定再寫Subject。

　　Subject位于Salutation下空一行。一般有三種書寫形式：直接書寫、Subject:和Re:。為了突出還可以加底線、加粗、全大寫等，例如：

　　INVOICE 12345

　　Re:Invoice 12345

　　Subject:Invoice 12345

　　寫出恰當的結尾敬辭

　　幾乎所有的商務信函都會用到結尾敬辭。它寫在正文下面，第一個字母要大寫，最后一個詞的后面有逗號。

　　至于要選用怎樣的字句，通常由作者自行決定，一般來說結尾敬辭和開頭的稱呼有較強的關聯關系，例如：

　　1.如果不知到收件人的姓名，開頭的稱呼是Dear Sirs，(英式)或Gentelmen:(美式)，則結尾敬辭采用Yours faithfully，(英式)或Yours truly，(美式);

　　2.如果知到收件人的姓名，開頭的稱呼是Dear Mr.Brown，則結尾敬辭采用Yours sincerely，(英式)或Sincerely，(美式)。

　　當然，結尾敬辭還有很多形式，下面是常用結尾敬辭一覽表：

　　1.最正式(表示敬意)

　　Respectfully,

　　Respectfully yours,

　　Very respectfully yours,

　　2.正式

　　Yours truly,

　　Very truly yours,

　　Yours faithfully,

　　3.個人的，最普通的方式

　　Yours sincerely,

　　Sincerely yours,

　　Very sincerely yours,

　　Sincerely,

　　4.簡略式(表示親密)

　　Cordially,

　　Cordially yours,

　　Best regards,

　　Warmest regards,

　　不要忽略了英文商務信函中的簽名

　　簽名就是發信人所簽署的姓名。無論親自手書還是用計算機、打字機或是由秘書打印的信函，均應在信函結束詞下留出的4行間距處簽上名字。正式信函若無簽字不僅嚴重失禮，而且不具法律效力。

　　簽名代表了寫信人，所以其形體和寫法應保持固定。簽名最好用鋼筆。署名既要難以模仿又要清晰易解。為便于辨認，一般商務書信，還應在簽名下方將發信人的姓名用打字形式打出。

　　簽名格式和規則有以下一些約定：

　　1.簽名者代表公司、某單位名義時，應在結束詞下方打出全部大寫的單位名稱，然后再簽名。

　　2.女性簽名時，為便于回信人正確使用稱呼，應在打字的姓名前加注(Miss)或(Mrs.)。

　　3.當負責人不在而由經辦人員代簽名時，要加上by,for,perpro或P.P.字樣。