云南空管分局完成OA公文處理流程優(yōu)化工作

　　云南空管分局OA系統(tǒng)迄今運(yùn)行已有十年之久，隨著分局的不斷發(fā)展，進(jìn)一步優(yōu)化公文處理流程,簡(jiǎn)化工作程序,提高分局精細(xì)化管理水平和辦公效率，建立高效、精細(xì)化文件處理系統(tǒng)的需求日益迫切。

　　針對(duì)上述問(wèn)題，云南空管分局組織對(duì)OA公文處理流程進(jìn)行優(yōu)化，此次優(yōu)化工作將現(xiàn)有的50多個(gè)流程簡(jiǎn)化調(diào)整為4個(gè)，且確保優(yōu)化后公文流轉(zhuǎn)效率更高，不大幅改變現(xiàn)有工作模式，不增加操作人員實(shí)際工作量。

　　為確保優(yōu)化工作的平穩(wěn)推進(jìn)，11月13日，云南空管分局開(kāi)展OA公文處理流程優(yōu)化培訓(xùn)。分局各部門(mén)綜合辦公室主任、文檔管理員參加培訓(xùn)。培訓(xùn)主要針對(duì)新的OA公文處理流程與老流程的差異等內(nèi)容展開(kāi),通過(guò)理論和實(shí)際操作培訓(xùn),確保參培人員熟練掌握新流程的核心內(nèi)容。

　　按照工作安排,云南空管分局新的OA公文處理流程于11月14日正式啟用,屆時(shí)老的流程將被屏蔽。為防止新流程啟用后出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn), 云南空管分局積極協(xié)調(diào)OA公司工程師,做好應(yīng)急準(zhǔn)備,同時(shí)要求參加培訓(xùn)的各部門(mén)文檔管理員近期重點(diǎn)持續(xù)關(guān)注文件流轉(zhuǎn)動(dòng)態(tài),發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)與職能部門(mén)溝通,采取特送、紙質(zhì)文件等各種措施,確保公文流轉(zhuǎn)順暢。

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　　眉首部分又稱(chēng)文頭部分在行政機(jī)關(guān)公文首頁(yè)，置于紅色反線以上的各要素統(tǒng)稱(chēng)眉首。眉首部分通常由公文份數(shù)序號(hào)、秘密等級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人等要素構(gòu)成。 (1)公文份數(shù)序號(hào)。是將同一文稿印刷若干份時(shí)每份公文的順序編號(hào)。如需標(biāo)識(shí)公文份數(shù)序號(hào)，用阿拉伯?dāng)?shù)碼頂格標(biāo)識(shí)在版心左上角第一行。一般適用于比較重要的公文。

　　(2)秘密等級(jí)和保密期限。秘密文件要注明密級(jí)，不涉及保密內(nèi)容的普通文件，沒(méi)有這個(gè)項(xiàng)目。公文需要標(biāo)識(shí)秘密等級(jí)，用3號(hào)黑體字，頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，兩字之間空1字;如需同時(shí)標(biāo)識(shí)秘密等級(jí)和保密期限，用3號(hào)黑體字，頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，秘密等級(jí)和保密期限之間用“★”隔開(kāi)。

　　(3)緊急程度。緊急程度是對(duì)公文送達(dá)和辦理時(shí)間的限度。公文如需標(biāo)識(shí)緊急程度，用3號(hào)黑體字，頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，兩字之間空1字;如需同時(shí)標(biāo)識(shí)秘密等級(jí)與緊急程度，秘密等級(jí)頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，緊急程度頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第2行。 (4)發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱(chēng)或規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)后加“文件”組成。如“××省人民政府文件”;對(duì)一些特定的公文可只標(biāo)識(shí)發(fā)文機(jī)關(guān)全稱(chēng)或規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)上邊緣至版心上邊緣有25mm。對(duì)于上報(bào)的公文，發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)上邊緣至版心上邊緣為80mm。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)推薦使用小標(biāo)宋體字，用紅色標(biāo)識(shí)。字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)以醒目美觀為原則酌定，但最大不能等于或大于22mm×15mm。聯(lián)合行文時(shí)應(yīng)使用主辦機(jī)關(guān)名稱(chēng)在前，“文件”二字置于發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)右側(cè)，上下居中排布;如聯(lián)合行文機(jī)關(guān)過(guò)多，必須保證公文首頁(yè)顯示正文。

　　(5)發(fā)文字號(hào)。發(fā)文字號(hào)又稱(chēng)公文編號(hào)，是發(fā)文機(jī)關(guān)同一年度公文排列的順序號(hào)，由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份和序號(hào)組成，如國(guó)務(wù)院文件“國(guó)發(fā)〔2004〕3號(hào)”中，“國(guó)發(fā)”是發(fā)文機(jī)關(guān)代字，“2004”是發(fā)文年份，“3號(hào)”為文件序號(hào)，表明這份文件是國(guó)務(wù)院在2004年度制發(fā)的第3號(hào)文件。如果一個(gè)機(jī)關(guān)的文件數(shù)量較多，還可以在發(fā)文字號(hào)中加上一個(gè)類(lèi)別標(biāo)志，反映文件的業(yè)務(wù)內(nèi)容或歸宿。幾個(gè)機(jī)關(guān)聯(lián)合行文，只注明主辦機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)即可。發(fā)文字號(hào)應(yīng)在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)下空2行，用3號(hào)仿宋體字，居中排布;年份、序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí);年份應(yīng)標(biāo)全稱(chēng)，用六角括號(hào)“〔〕”插入;序號(hào)不編虛位(即1不編為001)，不加“第”字。

　　(6)簽發(fā)人。簽發(fā)人是指代表機(jī)關(guān)簽發(fā)公文意見(jiàn)的領(lǐng)導(dǎo)人姓名。上報(bào)的公文需標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號(hào)右側(cè)。發(fā)文字號(hào)居左空1字，簽發(fā)人姓名居右空1字;簽發(fā)人用3號(hào)仿宋體字，簽發(fā)人后標(biāo)全角冒號(hào)，冒號(hào)后用3號(hào)楷體字標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名。如有多個(gè)簽發(fā)人，主辦單位簽發(fā)人姓名置于第1行，其他簽發(fā)人姓名從第2行起在主辦單位簽發(fā)人姓名之下按發(fā)文機(jī)關(guān)順序依次順排，下移紅色反線，應(yīng)使發(fā)文字號(hào)與最后一個(gè)簽發(fā)人姓名處在同一行并使紅色反線與之的距離為4mm。