企業(yè)文檔效率的10大殺手

　　上邊那些問題往往會造成時間浪費，溝通困難、安全隱患，導致企業(yè)管理困難、利潤減少、紙張資源成本居高與工作進度的拖延，影響企業(yè)的良性發(fā)展，被譽為企業(yè)文檔管理中的“十大殺手”。

　　信息劊子手

　　企業(yè)文檔資料分散存儲在幾十臺甚至成百上千臺電腦中，數(shù)據(jù)統(tǒng)一備份幾乎不可能做到，時有系統(tǒng)硬盤出現(xiàn)損壞或感染病毒的情況，導致大量重要數(shù)據(jù)丟失，造成巨大損失。

　　當公司內(nèi)部電腦出現(xiàn)中病毒癱瘓的情況，很多重要機密文件受到攻擊，有的病毒會將公司機密文件上傳至互聯(lián)網(wǎng);當電腦硬盤損壞時，被破壞的數(shù)據(jù)無法恢復;這些情況會給企業(yè)帶來直接巨大且不可逆的損失。

　　沉默刺客

　　眾所周知，企業(yè)管理中員工離職、換崗等人員流動現(xiàn)象十分常見，與公司有關(guān)的重要文件經(jīng)常出現(xiàn)被復制、刪除、外泄的情況，直接給公司帶來無法彌補的損失。

　　國內(nèi)外媒體經(jīng)常報道有關(guān)企業(yè)內(nèi)部機密數(shù)據(jù)失竊的案子，調(diào)查發(fā)現(xiàn)，85%的職員可以輕松的下載這些具有“競爭力”的資料和信息，78%的資料外泄來源于企業(yè)內(nèi)部。員工離職后將公司商業(yè)機密文件拷貝帶走，再高價賣出給競爭對手，嚴重情況可能會給企業(yè)造成高達上千萬元的直接損失，間接損失更是不可計量。

　　影子傳說

　　隨著企業(yè)不斷壯大發(fā)展，文檔數(shù)量以十倍甚至百倍的速度增加，經(jīng)年累月，快速準確查找某篇文檔極為困難，幾乎無法實現(xiàn)。浪費在查找上的時間、人力資源更是不可估量。

　　企業(yè)管理中經(jīng)常出現(xiàn)需動員公司全體員工搜索查閱很久之前的某篇文件的情況，不僅浪費了大量的人力和時間成本，還有可能導致上千萬的業(yè)務從手中溜走。每人每天在查找上浪費的時間約為20分鐘，根據(jù)計算，那么每人每年有11天都是在查找，由幾十人，幾百人組成的企業(yè)浪費的就是幾十甚至上百萬的支出，非常不利于企業(yè)的良性發(fā)展。

　　破損狂人

　　紙質(zhì)文檔極難儲存，不僅占用大量的空間還非常容易造成不可修復的損壞，并且完全無法檢索，任何環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題都會帶來難以彌補的損失。

　　很多企業(yè)還停留在管理紙質(zhì)文檔的階段，經(jīng)常年累積，文件量很大，并且很多紙張腐爛發(fā)霉，看不清楚上面的字跡，使得以前的信息資料流失，還要重新投入成本調(diào)研。由于無法檢索，只能翻箱倒柜逐個查找，造成了大量時間與材料的浪費。給企業(yè)帶來極大的困擾。

　　混淆幽靈

　　在企業(yè)運作過程中往往會產(chǎn)生數(shù)量龐大的文檔，每份文檔每天都要經(jīng)過大量工作人員的反復傳輸，包括如：合同、報價單、方案等重要文件，根本無法做到版本統(tǒng)一，版本混淆造成工作失誤在所難免。

　　文件資料沒有分類規(guī)整，簽合同時誤用了已作廢的合同原本;在進行生產(chǎn)時，將原始的生產(chǎn)設計稿件當做最新設計稿件，察覺后再重新生產(chǎn)，錯誤批次產(chǎn)品作廢，浪費了大量的生產(chǎn)原料，還延誤了貨品的發(fā)交期;這些情況往往導致企業(yè)利潤不升反降，使企業(yè)蒙受巨大的經(jīng)濟損失。

　　通道狙擊手

　　企業(yè)內(nèi)部常有幾十個甚至幾百個部門及分公司，員工數(shù)量則更為龐大，員工根本無法及時獲取所需文件，做到交流與共享更是難上加難。信息接收滯后性的現(xiàn)象屢見不鮮。

　　隨著公司規(guī)模的擴大，企業(yè)各個部門以及分公司與總公司之間的公文流轉(zhuǎn)速度緩慢，通過附件上傳下載的公文流轉(zhuǎn)形式繁瑣而低效。文件檢索和電子檔案管理的難度很大，成為企業(yè)信息化管理的瓶頸。

　　文件散彈

　　隨著企業(yè)文件量成倍增長，越來越多的文件散亂儲存在數(shù)十臺至數(shù)百臺電腦中，想要將所有的文件集中統(tǒng)一管理是根本無法實現(xiàn)的理想。

　　由于沒有統(tǒng)一的文檔管理平臺，企業(yè)內(nèi)部文件版本繁雜，文檔散落在不同的電腦中，文件管理十分困難，極易丟失重要文件。共同作業(yè)的項目難以統(tǒng)一管理，花費在協(xié)商會議的時間和精力過多，致使整體辦公效率極為低下。成為了絕大多數(shù)企業(yè)文檔管理方面的病灶。

　　流程轟炸機

　　企業(yè)每天都有數(shù)十份至數(shù)百份文件要審批流轉(zhuǎn)，只能逐個尋找審批人，經(jīng)常需要數(shù)月時間才能完成整個流程，想全部按時完成流轉(zhuǎn)過程是絕對無法實現(xiàn)的。

　　據(jù)相關(guān)調(diào)查結(jié)果統(tǒng)計，企業(yè)遠程管理和文件流轉(zhuǎn)的成本約占總成本的10%左右，文件流轉(zhuǎn)的過程十分繁冗并且效率低下，影響工作進程，給企業(yè)帶來不必要的時間與成本的浪費。工作效率低下成為了企業(yè)的通病。

　　痕跡清道夫

　　企業(yè)工作離不開文檔，成百上千個員工每時每刻都在對文檔進行操作，每個員工對哪些文檔做過哪些操作根本無法記錄，工作失誤后責任相互推諉的現(xiàn)象嚴重。

　　公司的機密文件遭到惡意篡改，但是查詢不到是誰做的，員工之間互相猜忌推卸責任，影響公司內(nèi)部團結(jié);有時重要內(nèi)容被誤刪除，無法恢復至之前版本，造成重要信息的丟失，重新起草還要浪費人力與時間成本，給公司帶來巨大的經(jīng)濟損失。

　　替身劍客

　　企業(yè)文檔成年積累成千上萬，根本無法做到對所有文檔進行統(tǒng)一編號規(guī)范管理，重要文件如：合同、人事檔案等，常出現(xiàn)編號重復或錯誤，造成文檔錯認混淆，嚴重影響工作。

　　與客戶簽訂合同時，由于文件編號混亂，誤將客戶的合同調(diào)換后交給對方，不僅影響了公司的信譽，同時還觸犯了合同中保密責任的相關(guān)條款，使公司蒙受經(jīng)濟損失，這種現(xiàn)象極為常見。