財務處理：新建套帳時的注意事項

　　拿到一套軟件之后，不要急于去安裝和嘗試軟件的各種功能。首先應該對軟件的使用細則有一套清晰的了解，應了解該財務軟件的運作流程。然后，按下列程序進行套帳的初始化操作。

　　1、在用友財務軟件中，首先應該以管理員的身份新建套帳，建帳之后不應先去初始化期初余額，更重要的工作是進行財務分工!不要對我說你單位就你一個會計，即便如此，你也得進行財務分工，身兼數職：所有的財務軟件都將憑證的錄入與審核計帳相分離，以便交叉監督。最常見的財務分工方式是分成四人：系統管理員、制單員、審核員、記帳員。在以后的使用中，應該按帳務核算的分工以不同的身份登錄財務軟件。

　　2、進行科目設置。在財務分工之后，接著應查看由系統提供的會計科目是否能夠滿足你單位的核算需要，如果不夠(準確地說，肯定不夠!)，還應該添加相關的科目。比如，在核算增值稅的過程中，很明顯地需要“應交增值稅”二級科目甚至三級科目，但你在系統提供的會計科目中不能找到，此時應進入“會計科目”模塊，進行科目的添加工作，在添加的過程中，應該注意對科目編碼的設置。如果是二級科目，該科目的前三位編碼一定要設成對應的一級科目的代碼。應該知道的是，用友財務軟件對科目的管理是以科目編碼為依據的，如果科目編碼設置錯誤的話，后患無窮!而且，科目只要設定好了，以后核算中想將之刪掉都不行!

　　3、進行期初余額的設定。如果你新建套帳的啟用日期是在年份中間，在錄入期初余額時，不能在“年初余額”欄目中輸入，這樣做是徒勞的。我就曾因為該問題一直懷疑是否是有軟件故障。正確的方法是在“期初余額”欄目中輸入。在進行期初余額錄入時，一定要注意數據的準確性，因為，這些期初數據一旦發生作用時，你是無論如何也不可能去修改的!

　　相關鏈接：

　　問：我公司與對方單位共用一塊電表，電業部門給對方開據總額電費發票，不另給我司開據發票，我公司依據實際使用量在單位內部裝獨自計量表與對方單位結算，此費用我公司能否依據對方單位的收據和電業部門給對方開據的電費發票復印件入賬。

　　【答】發票管理辦法第三條規定，“發票，是指在購銷商品，提供或者接受服務以及從事其他經營活動中，開具、收取的收付款憑證。”第二十一條規定，“所有單位和從事生產、經營活動的個人在購買商品、接受服務以及從事其他經營活動支付款項，應當向收款方取得發票。”按照上述規定，你公司向電力部門購買電力時應向收款方索取發票并據以入帳。但鑒于你公司與對方單位共用一塊電表，電業部門不單獨給你公司開具發票的特殊情況，建議你公司與對方單位提出水電費公攤意見，報主管稅務機關部門審批并據以稅前扣除。

　　并同時制作原始憑證分割單及原始憑證復印件來入賬：一張原始憑證所列支出需要由幾個單位共同負擔，應將其他單位負擔的部分，開給對方“原始憑證分割單”進行結算，并將該原始憑證分割單副本附入記賬憑證。