公文處理：行文必須正確確定主送機(jī)關(guān)和抄送機(jī)關(guān)

　　機(jī)關(guān)的行文應(yīng)當(dāng)分清主送機(jī)關(guān)和抄送機(jī)關(guān)。向上級(jí)機(jī)關(guān)的行文，或者要求對(duì)方機(jī)關(guān)辦理答復(fù)的公文，應(yīng)當(dāng)主送一個(gè)機(jī)關(guān)，以便收文機(jī)關(guān)能及時(shí)迅速地進(jìn)行處理。如需其他相關(guān)的上級(jí)機(jī)關(guān)閱知或文件內(nèi)容涉及其他機(jī)關(guān)部門(mén)的業(yè)務(wù)范圍，可以抄送。

　　但切勿多頭主送。否則，就會(huì)造成誰(shuí)也不批，誰(shuí)也不理，結(jié)果誤時(shí)誤事。凡受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機(jī)關(guān)上報(bào)公文，應(yīng)根據(jù)公文的內(nèi)容寫(xiě)明主送機(jī)關(guān)和抄送機(jī)關(guān)，由主送機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)答復(fù)其請(qǐng)示的事項(xiàng);上級(jí)機(jī)關(guān)向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級(jí)機(jī)關(guān)行文時(shí)，應(yīng)同時(shí)抄送其另一上級(jí)機(jī)關(guān)。

　　向上級(jí)機(jī)關(guān)的行文如需報(bào)送其他相關(guān)的上級(jí)機(jī)關(guān)，則可用抄送的形式;向下級(jí)機(jī)關(guān)的重要行文，應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄送發(fā)文機(jī)關(guān)的直接上級(jí)機(jī)關(guān)。

　　相關(guān)鏈接：

　　同一份文件，根據(jù)它們的不同用途，可分為正本、副本、存本、修訂本;一些法規(guī)性文件又有試行本、暫行本的形式;同一內(nèi)容的文件使用不同的文字就又成為不同的文字文本。

　　1.正本。根據(jù)已經(jīng)簽發(fā)的定稿制發(fā)的正式文件，稱(chēng)為“正本”。正本最突出的特點(diǎn)是蓋有發(fā)文機(jī)關(guān)的印章或領(lǐng)導(dǎo)人的親筆簽署，以證實(shí)文件的效力。一些大批印發(fā)的文件，只要具有特定格式的機(jī)關(guān)文件版頭并經(jīng)過(guò)機(jī)要交通或特定渠道遞送，也可以不再加蓋印章，同樣可視為有效的正式文本。

　　公文正本的形成，在實(shí)際工作中也常有例外。例如，各種記錄性文件，包括會(huì)議記錄、電話記錄、值班記錄、信訪記錄文件的正本，它們直接在工作進(jìn)程中形成，并不經(jīng)過(guò)由草稿到定稿，再轉(zhuǎn)化為正本的過(guò)程，否則便不能真實(shí)、準(zhǔn)確、詳盡地反映工作情況。還有-些內(nèi)容簡(jiǎn)單的公函、通知，領(lǐng)導(dǎo)同志的親筆復(fù)信，原件批回的文件等，都是直接擬文蓋章發(fā)出。

　　對(duì)于這些沒(méi)有經(jīng)過(guò)從草稿到定稿的審核、簽發(fā)、校對(duì)、印刷等處理環(huán)節(jié)的文件，應(yīng)格外注意講究其書(shū)寫(xiě)的格式、方法，否則，就會(huì)給文件處理帶來(lái)不便，并在一定程度上影響它們的保存和利用價(jià)值。

　　2.副本。就是根據(jù)公文正本復(fù)制、譽(yù)抄的其他稿本稱(chēng)為副本，副本又稱(chēng)抄本。

　　副本的作用，主要代替正本供傳閱、參考和備查使用。

　　在機(jī)關(guān)的實(shí)際工作中，副本和正本的作用有時(shí)是很難區(qū)分的。如上級(jí)機(jī)關(guān)為了簡(jiǎn)化辦文手續(xù)，加快公文運(yùn)轉(zhuǎn)，將有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志在下級(jí)來(lái)文上的重要親筆批示的原件復(fù)制一份，原件留下，而把復(fù)制件(副本)發(fā)給原報(bào)文機(jī)關(guān)作為辦事和執(zhí)行依據(jù)。又如，在下行文中，采用逐級(jí)行文方式時(shí)，本機(jī)關(guān)把上級(jí)來(lái)文復(fù)制若干副本下發(fā)給下級(jí)機(jī)關(guān)執(zhí)行。上述兩種副本都具有正本文件的效用。不過(guò)，由于這些副本上面有翻印者、復(fù)制者機(jī)關(guān)的印章，眉首或版記部分注明翻印機(jī)關(guān)名稱(chēng)，以示對(duì)該副本的正確性負(fù)責(zé)。所以，可視為已證實(shí)了效力的副本。

　　3.存本。公文的存本，是指發(fā)文機(jī)關(guān)印制一份文件的正本后留在本機(jī)關(guān)的除草稿、定稿以外的印制本。它的特點(diǎn)是根據(jù)正本印制甚至同時(shí)印制出來(lái)，除印章或簽署外，具有正本同樣的文件格式和附加標(biāo)記。存本和副本都是從正本而來(lái)，它們的區(qū)別在于：存本是不外發(fā)的，一般不加蓋印章或簽署，只是作為正本的樣本留在本機(jī)關(guān)以備查考之用。存本一經(jīng)作為正本的樣本留存，便失去了往外發(fā)出的特征，而是用于與定稿對(duì)照，檢查正本文件發(fā)出后是否達(dá)到預(yù)期的目的。當(dāng)發(fā)生疑問(wèn)時(shí)，以其與定稿核對(duì)，可分清內(nèi)部責(zé)任;以其與正本核對(duì)，可分清外部責(zé)任。因此，發(fā)文機(jī)關(guān)應(yīng)將存本與定稿一起整理歸檔。存本的留存份數(shù)視需要而定，有的留存一二份，有的留存三五份。

　　4.修訂本。修訂本是對(duì)于已經(jīng)發(fā)布生效的文件，在實(shí)行一個(gè)時(shí)期以后，文件中的某些內(nèi)容已不適合當(dāng)前的情況需要進(jìn)行修改補(bǔ)充，這種重新予以修改補(bǔ)充再行發(fā)布的文本，稱(chēng)為修訂本。從修訂本發(fā)布之日起，原文本即行失效。

　　5.試行本、暫行本。文件的試行本、暫行本一般都是以試行、暫行、試行草案等字樣標(biāo)在公文標(biāo)題中的文種的后面或前面，比如，《中華人民共和國(guó)刑法(試行)》，《xx省道路交通事故處理暫行規(guī)定》等。這種試行或暫行的文本，大多用于一些法律、法規(guī)類(lèi)文件，在制發(fā)機(jī)關(guān)認(rèn)為文件內(nèi)容還不十分成熟，還必須經(jīng)過(guò)一定時(shí)期的實(shí)踐檢驗(yàn)，再行修訂時(shí)所使用的。

　　6.各種文字文本。各種文字文本包括以下兩層意思：

　　第一是指我國(guó)少數(shù)民族自治地區(qū)，為便于工作，黨政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)發(fā)文往往是同一份文件同時(shí)使用漢文文本和少數(shù)民族文字文本。比如，在內(nèi)蒙古自治區(qū)，同時(shí)有漢文文本和蒙文文本;在新疆，就可以有維吾爾語(yǔ)本和漢文本。

　　第二是指在外交工作中所使用的文件，往往有中文文本和外文文本，比如有英文文本、法文文本、德文文本、俄文文本、日文文本、西班牙文文本等等。在兩國(guó)簽訂條約、協(xié)定、協(xié)議時(shí)，須同時(shí)商定以何種文字為準(zhǔn)，一般地說(shuō)，應(yīng)規(guī)定兩種文本具有同等效力。