三部分搞定常規公文寫作很簡單

　　像倡議書、宣傳稿、講話稿、建議、一封信等等，這些常規文種，雖然在題干中有著不同的作答要求，但是所有的公文與應用文都是萬變不離其宗。它的正文部分總體來說都分為三個部分，它們分別是：發文事由、發文事項、結束語。

　　一般來說，公文、應用文可以不另作結尾，直接結束即可。但有一些文種比較特殊，需要結束語。例如：倡議書，其結束語便是發出希望號召;還有通知，其 結束語通常為“特此通知”;函，若是邀請函，便是“敬請您的光臨”，若是復函，結束語便是“特此函復”，若是詢問函，結束語是“特此函詢”。

　　發文事由是指書寫公文或者應用文的目的、背景、根據。一般來說發文事由可以寫成兩種情況。一種為上級精神，一種為現狀分析。例如：題干要求我們寫一 篇《關于推進養老工作的建議》，若在材料中出現了政策文件，上級精神要求推進養老工作，這時我們的發文事由就可以把該政策文件摘抄出來;若材料中沒有上級 精神，而是在敘述現狀。

　　而且要將這些上級精神或者現狀連接起來，可以用根據式開頭或者目的式開頭來書寫。根據式開頭是指用“經”、“根據”、或者“依據” 等詞語連接;目的式開頭是用“為”或者“為了”詞語連接。當然，上級精神與現狀分析可以同時存在，這還要視材料而定。

　　發文事項的書寫主要根據文種來斷定。若是一篇倡議書，其發文事項便是倡議的事項，也就是對策措施。若是一篇整改通知書，其發文事項是整改事項，例如 讓某些“高污染、高耗能”企業進行整改，這時事項中就要寫讓企業如何整頓、改進;若是一份會議通知其發文事項便是通知事項，即會議的時間、地點、內容、與 會人員及注意事項等。

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　　機關事業單位的同志可能都有這樣的經歷：在與各單位、部門間傳輸文件時，由于不同電腦使用方所安裝辦公軟件不同，造成重要文件、材料無法順利讀取，為工作增添了麻煩，耽誤了寶貴的時間。現在，有這樣一款系統，它通過升級后，讓這些不同存儲格式、不同軟件版本的電子公文在不同的IE瀏覽器下實現統一讀取，高效傳輸，對高效無紙化辦公，起到了極大的推動作用。

　　這款系統就是由燕山大學計算機軟件中心有限公司研發的“電子公文交互系統”。這套系統集發文回執、公文接收、電子公文網上傳閱、收文歸檔等功能于一體，今年，該公司將這款系統升級為JAVA版，將系統內上傳的文件統一轉變為兼容性更強、軟件依賴性更弱的SWF格式，用戶可以利用IE瀏覽器在系統內直接打開文件查看，不再需要安裝第三方軟件。

　　“由于系統升級后對IE瀏覽器的兼容性非常強，無論用戶使用哪款瀏覽器，都可以在我們系統里查看電子公文。”燕山大學計算機軟件中心有限公司技術總監高冬雪對記者說。系統升級后不僅大大方便了行政辦公人員接收公文，還在電子公文的保密性上有了很大改善。升級后的“電子公文交互系統”可加裝無需驅動的免驅秘鑰，秘鑰設置在USB中，只有擁有秘鑰USB的人員才能進入系統查看文件，且瀏覽后在本地電腦不留下任何痕跡，保證了部分文件的涉密工作。此外，針對電子印章的日漸普及，燕山大學計算機軟件中心有限公司還將電子印章放在秘鑰中，只有通過秘鑰才可以在系統里使用電子印章，提高了電子印章管理的規范性。

　　在電子公文頁面上，記者還發現印有條形二維碼，這是系統升級后特別加入的公文二維碼功能。接收文件的工作人員利用掃描設備，掃描二維碼就能獲得該電子公文的文件標題、文號、發文日期以及收文單位、收文日期，為文件來源的追溯提供依據。目前，升級后的“電子公文交互系統”已在秦皇島市海港區區委、海港區教育局等多家單位使用，覆蓋我市100多個市直機關。