開始云學院文檔管理與知識庫建設方案

　　目前，全日制課堂教育正逐步轉換成線下線上同步交叉式教學模式。即教師在授課前準備相關微課材料發布到網絡，學生通過預習、在線學習、課堂面對面主題 討論以有效提升學習效果。如此，在一線師生每天生產和分享知識的過程中，知識文檔和用戶信息形成了巨大的文檔信息流。隨著紙質文檔電子化的發展，教育行業 亟需一站式的文件內容管理解決方案和管理規范，以實現文檔的便捷電子化、知識分享的安全，以及保證工作的高效。

　　此時，由學院或課題組持有和內部使用的專題知識庫成為當前階段校園信息化學院層面的亮點建設工程。

　　目前，高等教育學院文檔數據，如一些重要的教學資料或科研數據，均以文檔、圖片、音頻或者視頻的方式存在，并且散落在每個學生、每個教研室甚至每個老 師的存儲設備上。考慮到文檔所有權及安全性等因素，這些文件數據上網困難。如使用傳統的FTP、共享文件夾、云盤等知識內容管理手段，其安全粒度太粗(有 賬號所有資料均可使用)，無法保障教學資料安全。

　　此外，學校、教師、學生個人之間缺乏快速高效的交互平臺。分校、跨學院、跨專業之間存在信息不對等，教學資源難以得到有效利用，資源共享和查找資料低 效。在整個文檔流轉的過程中，其審核不規范，版本控制缺失容易導致教學文件版本的不可追溯，教育文件的日志詳情也無法一一查看。

　　通過KASS企業內容管理系統，教師可以統一對教學文檔資料以及其它資料(圖片、音頻、視頻等)進行一站式管理，徹底解決教育行業文檔資料內部使用和分享的難題。

　　? 　三重安全保障

　　在安全層面，KASS企業內容管理系統主要從文檔加密、數據備份以及權限分配予以保障。

　　文檔加密存儲：避免外部人員非法盜用教學資料。開啟文檔存儲加密后，上傳到系統的文件均被加密后存儲在系統中，一旦教學資料被非法竊取，在其他設備中無法打開。

　　數據自動備份：支持自動備份數據庫和完整數據備份兩種方式，充分保證內部核心數據的完整和安全。當文檔或硬盤因人員誤操作或病毒感染等原因導致破壞時，可以利用完整備份的數據在第一時間進行恢復。

　　權限分配：可對內部師生進行權限分配，進行多維度多層次的權限管理，保障各教育人員在職能明確的分類下，根據相應的權限進行文檔管理。如對文件夾和文件獨立授權，對院系、部門、個人顆粒化授權等。在保障文件安全的基礎上，保證文件的合理靈活使用，提高工作效率。

　　?　豐富的模塊與功能滿足文件管理需求

　　OCR識別：支持OCR識別系統，可以通過掃描集成，快速識別文字圖片等紙質文件，并根據指定規則智能分類，幫助教育行業實現電子信息管理，減少人工錯誤和工作壓力。

　　遠程溝通：教育人員可通過瀏覽器真正實現跨區域教學，資源共享便捷，使教學不受時間和地點的約束。

　　強大的搜索引擎：KASS企業內容管理系統擁有強大的搜索引擎，能幫助師生快速精確查找所需的文件，還可按照時間、類別、標簽、文件位置等方式進行訪問。同時支持模糊智能搜索和不同篩選條件的搜索，能幫助教學人員快速找到所需教學資料，進行實時溝通。

　　明晰的審批流程：通過系統內部構架，可進行線上審批。配套的電子簽章，短信功能等加快了文件的流轉速度和工作審批的進程，真正實現無紙化教學辦公。

　　日志報表：系統自動記錄所有教學成員的文件操作記錄及管理日志，可隨時查閱監管，信息數據一鍵掌控。

　　采用KASS企業內容管理系統建成的知識庫支持交互式教學，文件資源存儲在校園局域網內部，能有效支持上課時并發訪問，減少對外網的依賴，保證上課的可靠運行。知識庫的建立，讓學員專業知識提升不再困難，換教師后文檔仍然保留，學員之間內部協作分享也更加方便。

　　目前，國內倍受家長信賴的個性化教育連鎖集團上海精銳教育，9個校區均使用了KASS企業內容管理系統保護其核心資源。其中，文檔權限、詳細操作日志 及統計功能，有效保證了教材只在內部分享使用而不流失。此外，教育界一流的上海交通大學風電研究所，也早在2014年便利用KASS企業內容管理系統安全 可靠的分享機制，讓內部成員享受到了更好更快速的資源分享方式，讓大家有更多的時間用于科研工作，鞏固團隊的科研領先地位。