Programme De Voyages Tendu Et Ordonné

En tant que Secrétaire, en tant que Directeur général.VoyagesIl s' agit d 'un travail régulier, mais aussi d' un travail plus approfondi.Le plan du Secrétaire prévoit un programme de travail rigoureux, ordonné, agréable et fructueux pour les déplacements du Directeur général hors Siège, ce qui est l 'objectif et l' expression de la valeur du travail du Secrétariat.

I) voyages internes

Avant la Mission: déterminer l 'objet et la date de la Mission;

Confirmez le Directeur général.

Communiquer avec les personnes concernées sur le lieu de la Mission afin de déterminer un programme bien con?u (avec des informations précises telles que le déjeuner du matin, l 'adresse du lieu d' arrivée, le temps de route requis, le personnel d 'accueil, etc.).- Oui.

Déterminer l 'itinéraire, réserver les billets d' avion (attention au choix des compagnies aériennes, des avions et des vols), les h?tels (choix des h?tels habituels du Directeur général, des téléphones familiers de l 'h?tel, des télécopieurs, etc.), le personnel de réception / convoyeur (coordonnées précises de l' expéditeur);

Affiner le calendrier détaillé (heure, lieu, participants, ordre du jour, etc.).

Conformément à l 'usage du Directeur général, préparez les objets de voyage.

Il est proposé d 'établir une autorisation et d' envoyer des courriels et des photocopies (Ministère des finances, etc.) à tous les départements concernés et aux personnes concernées la veille de la visite du Directeur général.

Au cours de sa mission, le Directeur général est informé au premier moment de l 'arrivée du Directeur général et, le cas échéant, de l' autorisation et des autres personnes concernées.

Conformément au programme du Directeur général, tenir la société et le GM informés de l 'évolution de l' activité; coopérer avec le Directeur général de l 'autorité de l' entreprise et de tenir à jour les informations relatives à l 'entreprise et à l' entreprise.

Communiquer en temps voulu avec le personnel et le Directeur général, selon le cas, et ajuster le calendrier en temps voulu;

Le Directeur général est tenu au courant des affaires internes et de l 'évolution des activités de l' entreprise pendant la Mission;

B) une lettre de remerciements aux collaborateurs que le Directeur général juge nécessaires.

Divers remboursements de frais de voyage;

Suivi des opérations;

Ii) Voyages à l 'étranger

L 'ordre et le contenu des voyages à l' étranger et à l 'étranger sont à peu près les mêmes, mais il convient d' appeler votre attention sur les points suivants:

Le nouveau mondeOpérationsPréparation de l 'état de préparation (anglais / chinois), confirmation du matériel de démonstration avec l' autre partie et préparation des films et des copies en couleur, le cas échéant.

Lors de l 'achat de billets d' avion, veiller à éviter le passage en transit, choisir de bonnes compagnies aériennes et de bons services, et choisir de bons modèles de vols à longue distance;

Préparez les documents et les invitations et rappelez au Directeur général de les porter;

Préparer des cadeaux selon le niveau de l 'invité et les coutumes nationales;

? établissement de cartes locales et de profils nationaux;

Confirmez que l 'autre partie ou nous fournissons des services de traduction;

à leur retour, les invités ont été remerciés.

　Iii) Missions d 'accompagnement

L 'accompagnement du Directeur général en mission a indubitablement exigé davantage de travail de la Secrétaire, qui a été priée de porter les questions suivantes à l' attention du Secrétaire avant sa mission, en plus de celles qui ont déjà été évoquées:

Avant d 'embarquement, pour le Directeur général de la construction de l' aéroport, l 'achat, l' échange de billets d 'avion et diverses formalités d' embarquement; et reconfirmer le conducteur;

Après l 'arrivée, faire l' enregistrement à l 'h?tel, conna?tre le numéro de la chambre et le numéro de téléphone du Directeur général et informer le Directeur général en temps voulu du numéro de téléphone de la Secrétaire;

Vérification quotidienne et en temps voulu du calendrier du jour et du lendemain;

Prévoir le réveil du matin et prévoir le petit déjeuner;

Mise en service du véhicule conformément au calendrier du jour;

? Mise en garde rapide et application préalable des dispositions;

Avec la carte de visite du Directeur général et les documents nécessaires à la réunion (rapport, mémoires de réunion, Plan d 'entretien);

Veiller à établir des relations avec les clients (y compris les dirigeants gouvernementaux, les partenaires, les journalistes des médias)

Exigences vestimentaires: grande tenue professionnelle, léger; attention à la parole et au comportement;

Après le retour de la Mission, le Directeur général communiquera avec le client, suivra et remboursera les frais en temps voulu.DonnéesRange.