緊張して規(guī)則的な出張スケジュール

秘書として社長(zhǎng)の手配をする。出張するいつもの仕事であると同時(shí)に、もっと細(xì)かい仕事が必要です。秘書の計(jì)畫を通して、社長(zhǎng)を出張先の外での仕事の手配に緊張して秩序があって、楽しくて円満です。これは秘書の仕事の目標(biāo)であり、仕事の価値の表れです。

（一）國(guó)內(nèi)出張

出張前：出張の目的と期日を確定する。

社長(zhǎng)の出張の付き添いを確認(rèn)する

出張先の関係者と交流して、周到なスケジュールを確定します。)

スケジュールを確定して、航空券を予約します。（航空會(huì)社、機(jī)種と便を選択してください。）ホテル（社長(zhǎng)が慣れ親しんでいるホテルを選びます。ホテルの電話、ファックスなどを熟知しています。）

細(xì)かいスケジュール（時(shí)間、場(chǎng)所、相手の會(huì)議參加者、議題など）を完璧にします。

社長(zhǎng)の習(xí)慣によって、出張用のものを用意します。

授権書を作成して、社長(zhǎng)が出張する前の日に、関係部門及び関係者にメールとコピー（財(cái)務(wù)部など）を送ります。

出張中は第一時(shí)間に社長(zhǎng)の到著後の連絡(luò)先を把握し、必要な時(shí)に授権者及びその他の関係者に連絡(luò)します。

社長(zhǎng)のスケジュールによって、いつでも會(huì)社とGMの関心業(yè)務(wù)の進(jìn)捗狀況を連絡(luò)します。社長(zhǎng)の授権者の仕事に協(xié)力して、會(huì)社と業(yè)務(wù)に関する情報(bào)を適時(shí)に把握します。

狀況によって直ちに関係者と総経理と連絡(luò)して、スケジュールを調(diào)整します。

出張後速やかに社長(zhǎng)に出張中の社內(nèi)事務(wù)及び業(yè)務(wù)の進(jìn)捗を報(bào)告する。

出張資料の整理（資料、名刺、會(huì)談の準(zhǔn)備を含む）は、必要に応じて関係者またはアーカイブを転送します。

各種出張費(fèi)用の清算；

業(yè)務(wù)の後続事項(xiàng)をフォローする。

（二）海外出張

海外出張と國(guó)內(nèi)出張の手配は大體同じですが、ここでは以下の點(diǎn)に注意します。

會(huì)社の最新によると業(yè)務(wù)狀況はPRESETATION（中/英語(yǔ)）を用意し、相手とデモンストレーション設(shè)備を確認(rèn)し、必要に応じてカラー印刷フィルムと印刷原稿を用意する。

航空券を買う時(shí)は乗り換えを避けて、いい航空會(huì)社とサービスを選んでください。長(zhǎng)距離飛行はいい機(jī)種を選びます。

各種証明書と招待狀を用意して、社長(zhǎng)に攜帯するように注意してください。

お客さんのランクと國(guó)家風(fēng)俗習(xí)慣によってプレゼントを準(zhǔn)備します。

現(xiàn)地の地図と國(guó)家風(fēng)情資料を用意します。

相手を確認(rèn)しますか？それともこちらが通訳サービスを提供しますか？

帰國(guó)後、招待側(cè)にお禮を申し上げます。

　（三）出張の付き添い

総経理と一緒に出張します。秘書の仕事に対してもっと高い要求を提出しました。出張前に先に紹介した注意事項(xiàng)以外に、出張中に秘書に以下の事項(xiàng)を注意してもらいました。

搭乗前に、総経理のために空港建設(shè)費(fèi)の購(gòu)入、航空券の交換、各種搭乗手続きを行います。

到著後、ホテルのチェックインをして、社長(zhǎng)の部屋番號(hào)と電話番號(hào)を知って、秘書室番號(hào)の電話を適時(shí)に社長(zhǎng)に伝えます。

毎日適時(shí)に本日と二日間のスケジュールをチェックします。

朝早くモーニングコールをセットして、朝食を手配します。

當(dāng)日のスケジュールによって車を手配します。

適時(shí)に注意し、事前に各項(xiàng)目の手配を?qū)g行する。

社長(zhǎng)の名刺を持って、必要な會(huì)議資料（原稿を報(bào)告し、面會(huì)の準(zhǔn)備、取材の要點(diǎn)）。

各種取引先関係の確立に注意する（政府の指導(dǎo)者、パートナー、メディア記者を含む）

服裝の要求：気前がいい職業(yè)の服裝、薄裝をしています。

出張から帰った後、総経理と取引先との疎通事項(xiàng)を逐條実行し、追跡し、そして適時(shí)に費(fèi)用精算を行います。資料整理します。