緊張して規則的な出張スケジュール

秘書として社長の手配をする。出張するいつもの仕事であると同時に、もっと細かい仕事が必要です。秘書の計畫を通して、社長を出張先の外での仕事の手配に緊張して秩序があって、楽しくて円満です。これは秘書の仕事の目標であり、仕事の価値の表れです。

（一）國內出張

出張前：出張の目的と期日を確定する。

社長の出張の付き添いを確認する

出張先の関係者と交流して、周到なスケジュールを確定します。)

スケジュールを確定して、航空券を予約します。（航空會社、機種と便を選択してください。）ホテル（社長が慣れ親しんでいるホテルを選びます。ホテルの電話、ファックスなどを熟知しています。）

細かいスケジュール（時間、場所、相手の會議參加者、議題など）を完璧にします。

社長の習慣によって、出張用のものを用意します。

授権書を作成して、社長が出張する前の日に、関係部門及び関係者にメールとコピー（財務部など）を送ります。

出張中は第一時間に社長の到著後の連絡先を把握し、必要な時に授権者及びその他の関係者に連絡します。

社長のスケジュールによって、いつでも會社とGMの関心業務の進捗狀況を連絡します。社長の授権者の仕事に協力して、會社と業務に関する情報を適時に把握します。

狀況によって直ちに関係者と総経理と連絡して、スケジュールを調整します。

出張後速やかに社長に出張中の社內事務及び業務の進捗を報告する。

出張資料の整理（資料、名刺、會談の準備を含む）は、必要に応じて関係者またはアーカイブを転送します。

各種出張費用の清算；

業務の後続事項をフォローする。

（二）海外出張

海外出張と國內出張の手配は大體同じですが、ここでは以下の點に注意します。

會社の最新によると業務狀況はPRESETATION（中/英語）を用意し、相手とデモンストレーション設備を確認し、必要に応じてカラー印刷フィルムと印刷原稿を用意する。

航空券を買う時は乗り換えを避けて、いい航空會社とサービスを選んでください。長距離飛行はいい機種を選びます。

各種証明書と招待狀を用意して、社長に攜帯するように注意してください。

お客さんのランクと國家風俗習慣によってプレゼントを準備します。

現地の地図と國家風情資料を用意します。

相手を確認しますか？それともこちらが通訳サービスを提供しますか？

帰國後、招待側にお禮を申し上げます。

　（三）出張の付き添い

総経理と一緒に出張します。秘書の仕事に対してもっと高い要求を提出しました。出張前に先に紹介した注意事項以外に、出張中に秘書に以下の事項を注意してもらいました。

搭乗前に、総経理のために空港建設費の購入、航空券の交換、各種搭乗手続きを行います。

到著後、ホテルのチェックインをして、社長の部屋番號と電話番號を知って、秘書室番號の電話を適時に社長に伝えます。

毎日適時に本日と二日間のスケジュールをチェックします。

朝早くモーニングコールをセットして、朝食を手配します。

當日のスケジュールによって車を手配します。

適時に注意し、事前に各項目の手配を実行する。

社長の名刺を持って、必要な會議資料（原稿を報告し、面會の準備、取材の要點）。

各種取引先関係の確立に注意する（政府の指導者、パートナー、メディア記者を含む）

服裝の要求：気前がいい職業の服裝、薄裝をしています。

出張から帰った後、総経理と取引先との疎通事項を逐條実行し、追跡し、そして適時に費用精算を行います。資料整理します。