Validation Des Fichiers Comptables électroniques

Afin de réglementer la gestion des archives comptables et de moderniser la gestion des archives comptables, le Ministère des finances et la Direction nationale des archives ont révisé l 'ancien système de gestion des archives comptables (ci - après dénommé ? le Code de gestion ?) et ont publié un nouveau système de gestion des archives comptables (ci - après dénommé ? le nouveau Code de gestion ?), qui entrera en vigueur le 1er janvier 2016, en vertu du décret no 79 du Ministère des finances et de la Direction nationale des archives.

La nouvelle réglementation confirme la validité juridique des documents comptables électroniques, qui permettent d 'assurer la gestion électronique de l' acquisition, du remboursement, de la comptabilisation, de l 'archivage, de la garde, etc.

La nouvelle réglementation permet de ne plus imprimer de documents comptables, tels que documents comptables, livres comptables, etc., et exige la mise en place d 'un système d' authentification et de destruction des archives comptables, l 'amélioration des processus de destruction et le bon déroulement de la destruction des archives comptables.

Ces nouvelles dispositions permettraient de réaliser des économies sur l 'impression, la pmission, l' archivage et la conservation d 'un grand nombre de documents comptables sur papier, de réduire la consommation de ressources sociales, de réduire les émissions d' énergie et de favoriser l 'adoption de modes de production respectueux de l' environnement.

L 'inclusion explicite des archives comptables électroniques dans les fichiers comptables facilitera considérablement le développement approfondi et l' utilisation efficace des données de comptabilité électronique et permettra de disposer d 'informations comptables de plus grande dimension et de plus grande valeur de référence pour la prise de décisions et la gestion par les pouvoirs publics.

Le nouveau système de gestion, qui compte 31 articles au total, a été modifié comme suit par rapport à l 'ancien: premièrement, la définition et la portée des archives comptables ont été améliorées.

Deuxièmement, les règles de gestion des archives comptables électroniques ont été élargies et précisées.

Troisièmement, les procédures de destruction des archives comptables ont été améliorées.

Quatrièmement, les règles relatives à la gestion des dossiers comptables sont clairement définies.

Cinq est ajustée de la durée de conservation des archives comptables régulièrement, et de prolonger la durée des archives comptables à l'organe de gestion de l'unité de pfert de fichiers.

La mention suivante doit prêter attention.

Champ d'application

Les organes de l'état, des organisations sociales, les entreprises, les mesures s'appliquent aux institutions et autres organisations de la comptabilité de gestion des archives.

Les données comptables de la catégorie 4 à archiver

Le nouveau "des mesures de gestion des archives comptables visés: les unités en cours de comptabilité et d'autres de recevoir ou de formation, d'enregistrement et de réflexion des questions économiques des unités opérationnelles, avec des caractères de la préservation de la valeur des informations de comptabilité, de diverses formes de graphiques et d'autres, notamment par le biais de l'ordinateur et d'autres dispositifs électroniques, les archives comptables de formation électronique de la pmission et le stockage.

Les données comptables suivants sont archivées:

(A) des documents comptables, y compris des documents originaux, des documents comptables;

(II) des livres comptables, y compris de grand livre général, les comptes, les tourillons et les actifs immobilisés de cartes et d'autres auxiliaires de livres;

(III) Le rapport financier annuel, y compris mensuels, trimestriels et semi -, le rapport annuel de la comptabilité financière;

Iv) Autres informations comptables, y compris les états de rapprochement des soldes des comptes bancaires, les relevés bancaires, les déclarations d 'imp?ts, les registres de pfert des dossiers comptables, les registres de tenue des dossiers comptables, les registres de destruction des archives comptables, les avis de validation des dossiers comptables et d' autres documents comptables ayant une valeur de conservation.

Archivage électronique

Afin d 'assurer l' authenticité, l 'intégrité, l' accessibilité et la sécurité des archives comptables électroniques, la nouvelle réglementation exige que les données comptables électroniques soient archivées sous forme électronique uniquement:

C'est une source de comptabilité électronique de formation véritable et efficace, par un dispositif électronique tel qu'un ordinateur de formation et de pmission;

La deuxième est le système de comptabilité peut utiliser le précise, complète et efficace de recevoir et de lecture de données de comptabilité électronique, capable de fournir aux livres comptables, des archives de documents de format standard, des données de comptabilité nationale et d'autres états financiers et comptables, ensemble de manipulation, d'examen et d'approbation du Programme de première instance nécessaires, telles que la signature;

La troisième est utilisé

Le système de gestion permet de recevoir, de gérer et d 'utiliser efficacement les archives comptables électroniques, répond aux exigences de conservation à long terme des archives électroniques et établit une relation de recherche entre les archives comptables électroniques et les autres documents comptables sur support papier qui leur sont associés;

Iv) Prendre des mesures efficaces pour empêcher les appareils électroniques

? falsification des fichiers;

V) Mise en place d 'un système électronique d' archivage comptable permettant de prévenir efficacement les catastrophes naturelles, les accidents et les dommages causés par l 'homme;

L'archive 6 est comptable des informations comptables électroniques formés ayant une valeur permanente n'appartenant pas à la valeur de conservation ou d'autres importantes de conservation;

7 Les données comptables sont conformes aux dispositions de la loi électronique accompagné de la signature électronique de la République populaire de Chine

".

Parmi les prescriptions ci - dessus, on peut citer les suivantes: les dispositions 1 à 7 garantissent l 'authenticité des documents comptables électroniques, les dispositions 2, 3 et 6 garantissent l' exactitude, l 'exhaustivité et l' accessibilité des documents comptables électroniques et les dispositions 4 et 5 garantissent la sécurité des documents comptables électroniques.

L 'archivage électronique des données comptables générées au sein de l' unité ne doit satisfaire qu 'aux prescriptions des alinéas i) à VI) et l' archivage électronique des données comptables re?ues de l 'extérieur de l' unité ne doit être effectué que sous forme électronique, conformément aux dispositions des alinéas i) à VII).

La durée de conservation des archives en deux catégories

Au cours de ces dernières années, des ajustements ont été effectués Bureau national des archives sur le matériau de l'organe et les documents de la période de détention périodique, le classement de documents de l'Agence aux dispositions et durée de conservation des archives (décret Archives Bureau de pays no 8), la plage de classement de documents et d'archives de l'entreprise de la période de détention de disposition "(décret Archives Bureau de pays no 10) respectivement l'unité d'archivage de la gestion d'entreprise des organes et instruments régulièrement le délai de 10 ans, est de 30 ans.

En outre, archives comptables dans de nombreuses affaires civiles comme d'importants éléments de preuve dans les affaires civiles, le délai de prescription de l'action la plus longue de 20 ans, mais la plupart des archives comptables de la période de détention minimale inférieure à 20 ans.

Pour faciliter la gestion unifiée des unités d'archivage, de combiner l'utilisation des archives comptables de la demande, le nouveau "des mesures de gestion de la durée de conservation des archives comptables régulièrement par 3 ans, 5 ans, 10 ans, 15, 25 ans, cinq catégories de réglage de 10 ou 30 ans de deux types, et le tableau 1, 2 durée de conservation limitée à 3 ans, 5 ans, 10 ans d'archives comptables des dispositions harmonisées de la période de détention de 10 ans, le délai de 15 ans, de 25 ans d'archives comptables des dispositions harmonisées de garde pour une période de 30 ans.

Documents comptables dont les archives comptables, des livres comptables et de conservation minimum a été prorogé jusqu'au 30 ans, d'autres données comptables de stockage auxiliaire de proroger jusqu'au minimum 10 ans.

La période de conservation des archives, à partir du premier jour après la fin de l'exercice comptable.