5 S管理方法工夫は「詩」以外（2）

_Makさんは侯がいつも光栄とするMISシステムをチェックしました。計畫課、販売課、購買課に置いてある何臺かのコンピュータを調べたら、ハードディスクのファイルも同じように混亂しています。

隨意に作成されたサブディレクトリがあちこちにあり、勝手に作成されたファイルです。

一部のサブディレクトリとファイルは開けて見ない限り、中身は何ですか？

また、Makさんが発見したのは、ファイルのバージョンが多く、古いファイル、一時ファイル、間違ったファイル、または複數のコピーの現象が數え切れないほど多いです。

K會社では、長い間このような現象に慣れっこになっています。欲しいものはいつでも見つけられません。いらないものはすぐに捨てられません。いつでも「足に障る」ようです。職場や機、書類棚、コンピュータの中にあります。これは誰のものですか？分かりません。いつここに置いたのですか？どれぐらい使うべきですか？

この場合、Makさんは率直に侯総に聞きました。「どのように製品の品質を確保しますか？

どのようにコンピュータの中のデータが真実だと確信しますか？

どうやって士気を鼓舞しますか？

社員の栄譽感と使命感を強める？」

最後の問題は、Makとは壁に貼ったホコリの標語で、「ユーザーを神様とし、品質を生命と見なす」ということです。

_Makは推進5 Sの仕事を二つのステップに分けて、まず前の三つの「S」を推進します。即ち、整理、整頓、清潔です。

すべての人、各生産現場（例えば、労働者、機械、場所、壁面、物置など）、事務機ごとに、パソコンごとに、どれが有用で、どれが役に立たないもの、少ないもの、あるいはすでに壊れています。

良い材料、良い道具、良い部品、良い書類の中に混ぜてある不良品、非必需品を整理して、その場で処理します。捨てるべきものは惜しくもありません。

特に電子「ゴミ」は、Makが管理職を戒める。「あなたの仕事の効率を大幅に割引してくれます。次々と出てくる書類を探したり、確認したり、比較したりして、大量の労働時間を浪費します。」

_整頓とは、整理された「有用」な物品、工具、材料、電子文書に対して、秩序よく標識と區分を行い、作業空間の合理的な配置及び実際の必要に応じて、「手を伸ばしてもいい」、「目立つ」ところに置かれ、「使い勝手に取る」ことを保証することです。

_「整頓」は簡単に聞こえますが、Makの経験から見ると、実はとても丁寧な仕事です。

例えば、コンピュータのファイルディレクトリが一番いい例です。

_「一般的に、時間、バージョン、仕事の性質、ファイルの所有者は、すべてファイル分類の重要な要素になります」とMakは自分の體験に結び付けて、「電子化されたオフィスとは何か」を詳しく紹介しました。

パソコン、インターネットを使って生産過程管理と日常事務処理を行う會社にとって、紙の文書と電子文書の関係をどのように処理するかは、良好な「電子化事務」習慣を養うための重要な內容です。

電子化の過程で、手作業環境における「汚い、亂れ、悪い」という悪習を持ち込んでくると、大きな害になります。