日常の公務往來マナーのコツ

　　（一）面と向かってお辭儀をする

上司の來訪には，接待が行き屆いていなければならない.上司に引き継がれた仕事に対しては、よく聞いて覚えてください。上司は狀況を理解して、正直に答えます。上司が別れを告げる時は，立ち上がって見送り，互いに「さようなら」と言う.

部下が來たら、接待は親切にしてください。來客の禮節に従って応対する以外に、反映された問題に対してはよく聞き、即座に解けないものは遠慮して返答します。訪問が終わったら、出発してお見送りします。

　　（二）電話応対のマナー

電話対応の基本要求：

（1）電話のベルが鳴ったら、まず電話機を取って自宅を名乗り、その後、相手の電話の意図などを聞きます。

（2）電話でのコミュニケーションは相手の意図をよく理解し、相手の話に必要な重複と相槌を打ち、相手への積極的なフィードバックを示す。

（3）電話帳を備え、重要な電話はメモを取るべきです。

（4）電話の內容を話し終わったら、相手の話が終わったら「さようなら」で終わるべきです。相手が受話器を置いてから、自分で軽く置いて、相手に対する敬意を表します。

　　（三）紹介する時のマナー

事務室に來たお客さんは上司に會って、通常事務室のスタッフに紹介されます。お客さんを案內して事務室の道を案內する途中で、従業員はお客さんの左の前を歩いて遠い位置を數えます。後ろ姿をお客さんに殘してはいけません。お客さんに付き添って上司に會いに行く間、頭をもたげて歩くのではなく、適當な話をしたり、職場の狀況を紹介したりします。

指導事務室に入る前に、まず靜かにドアをノックして、許可を得てから入ることができます。部屋に入ったら、まず部屋の中の指導者に頭を下げてから、お客さんを指導者に紹介します。紹介する時は言葉遣いに注意して、手で合図しますが、指で相手を指してはいけません。紹介の順番は一般的に身分が低く、年齢が若い人を身分が高い方、年齢が高い方に紹介します。男性を女性に紹介します。何人かのお客さんが同時に訪れたら、職務の高低に応じて順番に紹介します。

紹介が終わったら部屋を出る時は自然に、気前がよく、より良い歩き方を維持して、家を出る時は身を翻してドアをそっと閉めるべきです。

　　（四）車で行く道事務室の従業員は指導者とお客さんに付き添って外出する時に注意します。

（1）上司とお客さんを先に行って、自分で後から上がります。

（2）自動的にドアを開けて、指導者と客が座ってからドアを閉めます。普通車の右のドアを上とし、先とし、尊ぶべきです。だから、まず右のドアを開けて、ドアを閉める時は力を入れすぎないように注意してください。

（3）乗車する席にこだわりがあります。わが國は普通右が上で、左が下です。お客さんに付き添う時、お客さんの左側に座ります。

　　（五）物と物を渡す

物を渡したり、物を渡したりするのは生活の中でよく使われるしぐさです。

禮儀の基本的な要求は他人を尊重することです。したがって、物を渡す時は両手で相手に対する敬意を表します。例えば、名刺を渡す時、紹介して知り合ったら、お互いに名刺を交換します。名刺を渡すときは、両手を使って丁寧に差し出し、名刺の正面を相手に向けます。他人の名刺を受け取る時も丁寧に両手で持ちます。名刺を受け取ったらよく見てください。あるいは名刺の內容を意識して話してください。名刺を受け取っても見ないでポケットに入れたり、散らかしたりしてはいけません。

　　（六）會議マナー會議の共通マナー主に以下の點があります。

　　（1）會議通知を出す時は、日のを明らかにすること。

　　（2）會議通知を作成する予定です。會議通知は、會議時間、會議場所、會議のテーマ、參加者などを明記しなければならない。參加者の準備ができるように、一定の時間前に通知します。

　　（3）會場を整える。會場の大きさは、會議の內容や參加者の數によって決まります。會場が探しにくいなら、會場の近くに道しるべを設けて教えてください。

　　（4）會議の時間はコンパクトにしてください。「マラソン」式の長蛇の會を開くと、上で長い報告をしていますが、下ではあくびが絶えません。ですから、「小柄で精悍」で、時間を有効に使って、実質的な問題を議論することは、會議のマナーの中で非常に重要なことだと思います。

　　（5）送迎マナー。大規模または中型の會議は、會議參加者に対して、送迎の仕事をしっかりと行います。普通は會議の前に會務グループを作って、専門的に関連問題を処理します。