CIO職場実用技能の——文書管理

仕事の経験が豊富になりました。參加した項目が多くなりました。私達のパソコンには価値のある文書がたくさんありますか？しかし、いつこれらの文書が必要なのかを見つけた時、彼らはどこに行ったのか分かりません。私達はこのようなつらい経験がありましたか？あるいは普段は文書を書く習慣を身につけていませんでしたが、

もちろん、いい仕事習慣を身につけたいです。簡単なことではないです。結局、江山は変わりやすくて、本性は動きにくいです。

私自身も三年近くかかりました。良い文書管理習慣を身につけました。

ここ數年間、文書管理で模索してきた良い経験と失敗の教訓を共有して、皆さんのためになるかもしれません。

一つのことを覚えたら、普段の勉強はおろそかにしてはいけません。

私は今まで仕事をしていますが、もう何年も経ちました。CIOという位置にいても、時間が長いです。

しかし、今の仕事の中で、いつもいくつか困難に出會います。

昨日のように活動リストを維持している時に問題が発生しました。活動リストの中にOUがあるのですが、どうやって帰ったらいいか分かりません。ドメインのコントロールを離れて、ドメイン上に設置された管理策略はOUによって機能しません。

もちろん、OU設定では、継承に設定されています。

同僚と長い間研究して、問題の所在が分かりました。

問題が解決された後、もう夜八時過ぎですが、まだ半時間も殘業しました。問題の現象と解決方法を詳しく記録しました。

今後も似たような問題があるかもしれません。もう気を使わずに初めからやります。この資料をひっくり返すだけで、簡単に問題を解決することができます。

でも、仕事を始めた時は、この習慣がありませんでした。

その時、私は會社の次のネットワークを守る技術者でした。

上司から何度も注意されました。普段は仕事の文書を書いて、問題を解決します。

でも、私は耳元の風としています。

あることはよく覚えています。

それは私達が採用しているのはLINUXシステムです。私達の會社のファイルは全部LINXUサーバーにあります。

LINUXがLINXUにアクセスするためのファイルサーバはあまり便利ではありません。

最初はまだ分かりませんでしたが、社長に聞いてみたら、記録は何もしていませんでした。一ヶ月後、似たような問題がありました。またマネージャーに教えてもらいました。「あなたと話したのではないですか？またできませんでした」と言われました。

この事件から、私は賢くなりました。ゆっくりと仕事のまとめを書き始めました。仕事で何か問題があったら、詳しく記録します。どうやって解決するべきか、注意事項を書きます。

私の知識、技能はゆっくりと成長して、蓄積して、私のマネージャーもますます私を重視します。

私のマネージャーが転職してから、彼のポジションを當たり前のようにしました。

だから、あまり私たちの脳を信じないでください。

よく覚えているよりは悪いペン先ということわざがあります。

普段から、メモを取る良い習慣を身につけておくと、上達します。

これから似たような問題がある時は、もう人に頼む必要はありません。

二、文書の完全性とバージョン制御に注意します。

時には私達はある問題を解決します。一回で解決するのではなく、何回に分けて解決します。

小さな進歩をするたびに、私たちは詳細な記録をします。

この記録は問題の進展とともに、徐々に更新されます。

しかし、私は以前はそうではありませんでした。

私は以前このような問題にあった時、問題解決時にまとめをするのが好きでした。しかし、このようにすれば、時間が経つにつれて、細かい問題が忘れられて、記録できなくなるかもしれません。

時には、私も毎回一つの文書を記録します。このように、一つの問題を分けて解決していくと、複數の文書の記録があります。ペアが多くて、あまりいい記録習慣がありません。

今はこの面で改善されました。

先日のように、財務ユーザーから意見がありました。

財務は今ERPシステムを使っています。彼らは仕入明細表というレポートを使います。

以前はこのレポートは倉庫用だったので、上に購買書の価格を持っていませんでした。

財務ユーザーが要求を出すと、私はユーザー定義のレポートの機能を通じて、彼らにこの需要を実現し、具體的な解決策を書いた。

しかし、使っています。今は倉庫の人も仕入れ価格が見えます。これは私達の會社の価格管理制度と一致していません。

私達の會社の規定では、倉庫の人員は仕入れ価格を見ることができません。

このように、私はまた権限の上で調整をしました。

今回の権限問題の解決については、別の文書ではなく、直接に緣故原由の文書に変更して補足しました。

このように、この財務需要の解決は一つの文書にしか反映されません。今後何か問題があれば、複數の文書の記録を見る必要がありません。

三、部下にもこの仕事習慣を身につけさせます。

私たちは自分で勤勉と総括の習慣を身につけるだけではなくて、その上、私達の部下にもこの習慣を身につけさせなければなりません。

なぜですか？今あなたの部下がメールシステムのプロジェクトを擔當していると仮定します。

今は社內のメールシステムを実施していますが、なかなか抜けられないので、このメールプロジェクトをあなたの部下に任せるしかないです。

このメールプロジェクトの全體の過程については、もちろん、実施過程で発生した問題、ユーザーニーズの経緯などを含めて、完全なドキュメント記録がほしいです。

このように、今後この社員が退職しても、この資料を使ってメールシステムを維持することができます。

そうでなければ、この社員が転職したら、メールシステムを維持するのは面倒くさいです。少なくとも長い間彼を勉強します。

実は、このような狀況は普段から注意して、手下に文書を多く書くように促しさえすれば、避けられます。

しかし、人はいつも利己的で、たとえあなたの下で記録をしたとしても、これらの記録は彼にとって、貴重な財産です。

私も以前はそうでした。一人一人がこのような考えを持っていると思いますが、どうすればいいですか？制度を作りたいです。

今のやり方は従業員の書類作成が直接彼らの審査と関係があります。

私たちは今一ヶ月に一回の審査をして、普段の仕事に対して定量化を行います。

今月はどんな仕事をしましたか？詳しく記録してください。

これは私達の會社の要求です。また、OAシステムのメンテナンスなどの仕事をしています。今月はどのようなメンテナンスが行われていますか？

これらの文書は従業員の財産だけではなく、會社の財産でもあります。

あなたは歩くことができますが、これらの経験は私に殘してください。

だから、私達は自分で良い文書記録の習慣を身につけるだけではなくて、その上手下にもこの習慣を身につけさせて、しかもそれを共有させて、會社の共有の財産になります。