機関の文秘人員の教養と文書管理について

文字秘書は黨政府部門と企業、事業部門に必ず設置される職員です。

仕事の職務としては、コピー、書き込み、配布だけでなく、事務的な仕事の処理を通じて、指導者の助手と參謀の役割を果たしています。また、一般的には、中小機関、企業の事業単位の文字秘書は文書の管理者です。

文書ファイルの価値は、肝心な點は書類の品質にあります。書類の品質は文字秘書と文書管理スタッフの自身の素質にもよります。

このために、本文は文字秘書の自身の教養から話して、更に文字秘書の教養と文書のファイル管理の関係の問題について自分の認識を話します。

文字秘書は指導者の助手と參謀として、一つは記録と寫本である。二つは原稿の起草である。

記録には、指導者の口授記録があり、來訪者を接待する記録があり、會議記録や電話記録などがあります。書き寫すと、字がぞんざいで、或いは起草過程で繰り返し推敲し、何回も修正したり、畫策したりした原稿を譽めて書いて、引き続き修正したり印刷したりします。

指導者の譽れを助けて原稿を書いて、時間を空けて他の仕事をさせることができます。これは文字秘書の果たすべき責任です。

原稿を作るのは、文字秘書の仕事の主要な部分です。

原稿の起草過程は、常に指導者と文字秘書の協力によって行われる。

時には、リーダーが自ら手がけ、秘書が譽書を手伝ってくれます。

そして、いくつかの収集、補充と確認を行います。時には、指導者の口授の主な內容で、秘書がメモした後、文字の加工整理を擔當します。時には指導者が一つのポイントだけを口授したり、秘書と一緒に討論の中で一つのポイントを形成したりして、秘書がそれに基づいて資料を集めたり、観點を推敲したりして、文字を形成します。

この最後の種類は指導者がテーマを出すだけで、要點を作成して、資料を収集して、原稿を起草してから討論の改正に至るまで、すべて文字秘書が単獨で責任を負います。

特に指摘したいのは、原稿を起草する時、テキスト秘書は原稿を下相談し討論する時に自分の意見を指導者の參考に供することができるだけではなく、起草する時に直接自分の考えを書いて、初稿を形成して、指導者に決斷させることができます。

上記の目的を達成するには、文字秘書は高い素質を備えなければならない。

彼は普通のスタッフの基本條件を備えている以外に、自分の特殊な知識修養、技能修養、人徳修養、スタイル修養の要求があります。

知識の修養、技能の修養が良いかどうかは、文字秘書が職務に適わない問題である。人徳の修養、作風の修養がよくないかは、文字秘書の不合格の問題である。

そのため、文字秘書は自覚的に、全面的にこの四つの方面の教養を強化し、徳と才能を兼ね備え、適格かつ適任の國家特殊職位の従業員として養成するよう努力し、自分の職位において、文字の書き寫し、記録と文案を通じて指導の助手と參謀を作成するだけでなく、その擔當、処理の高いレベルのテキスト資料も提供しています。

そのため、比較的に良い文字の秘書の素質の教養、文書の書類の管理の重要な基礎條件の1つです。

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二、文字秘書は優秀な文書ファイル管理者であるべきです。

人員の編制と機構の設置の制限のため、多くの機関、企業の事業単位の書類の書類の管理はすべて文字の秘書の兼職したのです。

書類管理の関連規定に従って、文書ファイル管理の業務は當地のファイル局の指導者に屬しています。そのため、文書秘書は書類管理に従って黨性、実踐性と科學性を堅持しなければなりません。

文字秘書は文書のファイル管理を兼ねています。主に文書の書類の作成、書類の収集、整理、縮小、鑑定、検索、保護、利用、情報と統計などの一環の仕事をしています。

これらの環節の間は互いに接続して、また互いに制約して、利用は諸環節の中の中心の一環で、その他の環節はすべてサービスを利用するため、基礎を作ってと條件を創造するためです。

文書ファイルを作成して、本部、本部の中心のためにサービスします。文書ファイルスタッフの基本的な任務です。

文書の書類管理の仕事を上手にするのは、文書の資料が中心の仕事における役割、すなわち機関として働く參謀的役割を保証するためであり、宣伝教育の素材として、歴史の証憑として、科學研究の必要な基礎條件として、その重要性は言うまでもない。

このような文書室は小さい機関にとって総合的で、文書ファイルを管理するだけではなく、人事、科學技術、會計などの書類を統括しています。種類が多く、內容がもっと豊富で、仕事がもっと複雑です。

そのため、文字秘書は秘書の仕事の修養を強化すると同時に、文書ファイルスタッフの理論、業務、規律、技能などの面での教養を持たなければならない。

三、新しい情勢の下で、文字秘書、文書管理者の教育の必要性を強化する。

以上のように、中小機関の文書ファイル管理のため、一般的には文字秘書が兼任しているので、文字秘書の自己修養は原稿の品質と文書管理のレベルに直接影響しています。

文字秘書の仕事と文書ファイル管理の仕事は専門的には違いがありますが、業務関係においては互いに連絡し合います。さらに重要なのは、両者の仕事の成果は常に同じキャリアに預けられています。このように言ってもいいです。文字秘書の教養は文書の資料価値を決定し、文書のファイル管理をうまくやって、文書ファイルの役割を果たす基礎となります。

黨の第11期三中全會以來、黨と國家が中心の仕事を経済建設、改革開放、市場経済の発展と完備に移すにつれて、各種部門は機関建設の中で、文字秘書に対する要求がますます高くなり、文書ファイルの管理と役割の発揮もますます重視されてきました。

二十年來の努力を経て、ファイル管理の重要な方面として、文書ファイルの管理は大きな発展を遂げましたが、文書ファイル管理チームの建設、特に多くの下部部門の文書ファイル管理チームの建設及び文書ファイル管理のレベルはまだ明らかに時代の要求と合わないところがあります。

文字秘書と文書ファイル管理を兼ねている人員が少なく、職場が不安定であることを浮き彫りにしている。

このような狀況がある主な原因は、まず文字秘書に対する指導者の要求が高くなく、文書ファイルの仕事を重視していないことであり、秘書は書き寫すだけで、走り回るだけで、重要性がないと考えています。文書ファイル管理の仕事は、髪を収め、裝丁するだけで、専門が必要ではなく、更に少數の指導者は社會風潮の悪影響を受けて、秘書、文書スタッフを自分の側近、従者として、自分の好みに合うことを基準にしてきます。

その次に、彼らに対する教育に関心を持たないので、専門のレベルは高まることが得られません。

そのため、文字秘書と文書ファイル管理の重要性と実際の仕事における問題點について、以下のいくつかの面からチーム建設を強化すべきである。

第一に、公務員の基本的な素質の要求を基本條件として、秘書、文書管理者を配置する時、専攻の関係者を選抜して調整しなければならない。第二に、在職の専門人員に対しては、定期的に教育訓練を行い、道徳、業務、技能などの面で絶えず向上させて、新しい情勢の要求に適応させる。

以上は本人の実際の仕事の中のいくつか體験で、以上の見方を述べて、機関で文字秘書と文書の書類の管理の仕事に従事する同業者と相談して、検討したいです。