「投書?來訪処理」におけるマナー規範

?????1.投書?來訪処理のマナー基準

投書?來訪中に提起された問題を終始よく処理しなければならず、無限に遅らせてはならない。訪問者の身元を公開することができない場合は、必ず秘密にしてください。

來訪に対して解決すべき問題を提起するには、事実に基づいて真実を求め、政策の規定に基づいて処理しなければならず、対応できない。解決できないのは、狀況を説明し、道理を明らかにしなければならない。

　　2.人員來訪マナー規範

接待室內外の環境は靜かで、清潔で、明るくて親切な雰囲気を持って、來訪者が言いたいことを言うことができるようにしなければならない。

素質が高く、能力の高い人を接待の仕事に配置しなければならない。

接待擔當者は接待中のマナー規範に注意しなければならない。

訪問者がほめに來ても批判に來ても、自発的に、親切に聲をかけて、席に著いてください。接待の中で、態度は穏やかで、その反映の情況を真剣に聴取しなければならない。訪問者の考えや事由を正確に、偏見を持たず、判斷を加えずに記録し、急いで結論を下してはならない。訪問者が狀況を反映する場合、態度が過激であれば、できるだけ慰めと緩和の仕事をして、雰囲気を緩和しなければならない。訪問が終わった場合、訪問者と名前、身分、連絡先を確認し、調査と研究後、回答するおおよその時間を通知しなければならない。失禮するときは、受付の人が立ち上がってお見送りしなければなりません。

　　3.書簡來訪マナー規範

　　1）著信記録を作成する

投書者の名前、住所、職業、反映された問題、および提出された意見と提案を記録して、事後調査に備える。

　　2）適時に手紙を処理する

公衆書簡を受け取った後、速やかに反映された狀況の調査?確認に著手した。あるいはすぐに返事をして、手紙が屆いたことを知らせて、調べて確認しているので、返事を待ってください。

　　3）処理結果を通知する

問題の処理が完了した場合は、処理結果を訪問者に速やかに報告し、重視と禮儀を示すべきである。

　　4.電話來訪マナー規範

相手の名前、通信先、電話、反映などの記録をしっかりと行うべきである。會話の中で、禮儀正しく、口調がぎこちないことに注意しなければならない。電話を受けた後、事実に対応して調査?確認を行い、陳情問題に対して上司にまとめて報告し、処理意見を提出し、上司の參考に供する。