文書管理の重要な役割

プロジェクトのプロセスを管理する上で重要な役割

管理が整っているプロジェクト文書として、管理者は完全にその軌跡に従ってプロジェクト全體の進(jìn)捗狀況を見極めることができます。同時に段階的文書の把握によって、プロジェクト全體の品質(zhì)をよくコントロールすることができます。

完全に秩序のあるプロジェクト文書の管理規(guī)定を制定する必要があります。その役割は以下の6つの面があります。

一つはプロジェクト管理者が開発の進(jìn)捗、問題、予想目標(biāo)を理解する管理根拠である。

第二に、多くのソフトウェア開発プロジェクトはいくつかのタスクに分割され、異なるグループによって完成されます。

文書管理は異なるグループのタスク間の連絡(luò)の重要な証拠である。

第三に、完全な文書を提供し、プロジェクト開発の品質(zhì)を保証します。

第四に、プロジェクト文書はシステム管理者、オペレータ、ユーザ、管理者及びその他の関係者がシステムの作業(yè)に関するトレーニングと參考資料を理解しています。第五に、プロジェクト文書はシステム維持員にメンテナンスサポートを提供します。第六に、プロジェクト文書は重要な歴史文書として新たなプロジェクトの開発資源になります。

現(xiàn)在、多くの金融?通信企業(yè)は、顧客にサービスを提供し、自身のデータを正確に把握するために、データ倉庫システムの構(gòu)築に余念がない。

企業(yè)データ倉庫（EDW）は建設(shè)準(zhǔn)備プロジェクトグループからソフトウェア開発建設(shè)までシステムオンラインメンテナンスまで、基本的にソフトウェアプロジェクト建設(shè)のすべての一環(huán)に関連して、文書管理に対して比較的全面的な要求を提出しました。

以下はEDWの建設(shè)を例にして、さらに検討します。

まず、VSSソフトウェアを介してプロジェクト文書管理サーバを作成し、すべてのプロジェクト文書を保存します。

第二に、プロジェクトの保存文書はプロジェクト管理、プロジェクト調(diào)査、プロジェクト開発、プロジェクト応用、システム管理、システムテストの検収、プロジェクト研修、バージョンコントロール、データ品質(zhì)管理、ユーザーマニュアル、システムオンラインなどの全プロジェクト周期をカバーします。

しかし、プロジェクト管理者の體験から言えば、これらの文書の保存は混亂無秩序で、必要な情報(bào)を迅速に得ることができません。

その原因を追求して、プロジェクトグループはシステム開発の過程の中で文書の保存を重視しますが、しかし文書の管理を軽視しました。

ドキュメントファイリングには正式な管理要求がありません。ドキュメント提出の根拠とルールがありません。

最後に文書管理規(guī)定を作成します。

EDWプロジェクトを例にとって、文書管理が確立されていない場合を図1に示します。

統(tǒng)一された文書管理規(guī)定がないため、プロジェクトチームは自分の擔(dān)當(dāng)したプロジェクト文書にのみ精通しています。

また、プロジェクトグループのメンバーでもプロジェクトマネージャーでも、他のドキュメントの保存場所やドキュメント名などの情報(bào)が不足していて、重要な文書をすぐに入手できませんでした。

このため、プロジェクトマネージャーはプロジェクト文書からプロジェクトの進(jìn)捗狀況を把握することができません。

文書管理規(guī)定が制定された後の狀況は図2に示すとおりです。

プロジェクト文書管理者は規(guī)定に従って文書を管理するので、プロジェクトマネージャーとグループメンバーは自分の必要な各種文書を迅速に入手することができます。

同時に、プロジェクトマネージャーはプロジェクト文書を通してプロジェクトの進(jìn)捗狀況を把握することもできます。