會社のファイル管理制度

　　ファイル管理制度

一、黨と國家の秘密保持を厳格に執行し、安全制度ファイルと事件の機密安全です。

二、各部室は毎年の元月末に會社の事務室に前年度の書類を渡し、そして通関手続きを履行しなければなりません。

三、各部室は書類責任者を明確に規定し、書類責任者（書類擔當者）は本部門の資料の収集、書類作成、保管、閲覧と利用に対して全責任を負う。

四、各種規則制度、方法、人事、給料資料、會議記録、會議紀要、簡報、重要電話記録、來訪記録の受付、上級者來文、會社発文、仕事計畫と仕事まとめ及び設備の追加、財産の所有権資料は事務室が保管します。

五、各工事プロジェクトの審査、國土、計畫、設計、監理、品質監督及び技術などの図面文字技術資料、品質資料は投資発展部がファイリングを擔當する。

六、各種類の請負契約、ビジネス契約、契約の原本は財務部によって保存され、コピーの原本はオフィスによって保存され、他の部門はアーカイブをバックアップし、情報センターによって電脳化管理を実行する。

七、各招商の資金調達ローン項目の申告資料、土地収用、立ち退きの承認、國土計畫などの技術、図面はそれぞれ投資発展部、都市建設資産部、プロジェクト技術部、マーケティング部などの業務部門が業務分業によってアーカイブを擔當します。

八、ファイリング資料は下記の要求に適合していなければならない。

①書類の材料がそろっています。

②書類の內容に合わせて整理、ペーパーを作成する。

③書類の內容の歴史関係によって、保存価値、分類、整理、立巻を區別し、事件の題名は簡明で正確で、保管と利用に便利である。

九、書類の貸し出しは登録、署名の手続きを履行しなければなりません。重要な資料の貸し出しは先に指導者の指示を仰ぐ必要があります。

十、管理リーダーが定期的に書類責任者を組織し、業務部門が書類鑑定チームを構成して、期限オーバーの書類を鑑定し、書類報告を提出し、関連規定の狀況に基づいて処理する。

十一、書類の保管を強化し、防犯、防火、防蟲、ねずみ、防濕、高溫防止の仕事をしっかりと行い、定期的に書類の保管を検査する。