外事文書の書き方

外交事務(wù)文書國と國の間で、外交代表機(jī)関と関係部門が対外交渉とエチケット往來の手紙の形式。これは國の當(dāng)面の対外方針を完全に體現(xiàn)していなければならない。政策関連法規(guī)と。儀禮的な手紙でも、形式や行文や內(nèi)容が違っていれば、受け取る側(cè)の誤解や不快感を引き起こし、國の関係にまで影響を及ぼすことがあります。そのため、外事文書の起草と発送には厳格な要求があります。同時(shí)、文を授受して直ちにならなければならなくて、特に外交の上の文書の往來、返答を受け取ってあるいは取り合わないで甚だしきに至っては拒絶して返して、すべて1種の政治の態(tài)度を反映して、少しもいい加減なことがあってはいけません。

いくつかの外事文書

1.照會(huì)

照會(huì)は、國家間の外交面に関する通知、問題に関する交渉、外交儀禮の表示、ある問題に対する正式な態(tài)度などの外交往來文書を指す。その重要度によって正式照會(huì)と普通照會(huì)の二つがあります。

正式な照準(zhǔn)會(huì)は國家元首、政府首脳、外務(wù)大臣、大使、代行、臨時(shí)代理、臨時(shí)代理などが署名して出します。通常の照會(huì)は外交機(jī)関（外務(wù)省）または外交代表機(jī)関によって発行されます。行文は第三者の人稱で、機(jī)関の印鑑を押すように、普通は署名しません。しかし、印鑑を捺印してから使節(jié)や授権された外交官が署名することを要求する國があります。正式照會(huì)と普通照會(huì)の違いは主にそれらの使用範(fàn)囲が違っています。

正式照會(huì)は、第一に重大な事柄の通知である。國家指導(dǎo)者の変更、大使、領(lǐng)事の変更、某國に対する承認(rèn)、斷交、復(fù)交などの事項(xiàng)の正式通知。二は重要な問題の交渉です。條約の締結(jié)や改定を提案するなら、二國間、多國間國際會(huì)議の開催を提案し、領(lǐng)事館を相互に設(shè)置し、自國の財(cái)産、國家元首、政府首脳の訪問及びその他政治、軍事、経済などの重要問題に関する交渉を委託する。第三に、厳粛な禮儀の表示です。お祝い、弔問などを表す。四、ある事柄に対する特別な重視を表すため、正式な照會(huì)を使うこともあります。

一般的な照會(huì)は、一般的な交渉、行政的な通知、日常的な事務(wù)や交際を行うために使われます。外事文書が簡略化されたため、一般的な照會(huì)の範(fàn)囲も広がり、政府間の重要問題に関する交流は、現(xiàn)在も一般的な照會(huì)が多く使われています。

普通の照會(huì)は同じ內(nèi)容で現(xiàn)地の外交代表機(jī)関に一般的に配布されています。例えば、外交部は外交団に各種の事務(wù)的通知、規(guī)定、條例などの照會(huì)會(huì)を送り、また各外交代表機(jī)関は大使、臨時(shí)の退任、帰任、外交官の離任、休暇日などを通知するために用いられる。このような通達(dá)通知書は印刷できます。受文機(jī)関は「各國駐在×國外交代表機(jī)関」と書くことができます。

2.対外文書

対外書簡（外交書簡を含む）とは、國家の指導(dǎo)者、外交官、政府の各機(jī)関が外國の関係者や機(jī)関に宛てた手紙のことです。內(nèi)容の狀況によって、重要な內(nèi)容に関わるものは正式な手紙とします。事務(wù)性と儀禮的な內(nèi)容であり、関係者が署名した國家指導(dǎo)者と外交代表の間の直筆の署名狀は外交書簡に屬します。

3.メモ

覚書は、一國が他國の外交代表機(jī)関との間で使用している自國政府を代表して、ある事件や問題について外交交渉を行う際に、事実、立場、法律に関する観點(diǎn)を説明したり、相手の観點(diǎn)を反論したり、ある外交會(huì)談の內(nèi)容などを再確認(rèn)したりする対外文書です。メモは面と向かって渡したり、相手に渡すことができます。お客様の決まり文句、挨拶がないので、最初に事実を述べます。會(huì)談や交渉では、相手が話しの內(nèi)容をメモしやすくするために、誤解を避けるために、メモを書いて相手に渡してもいいし、話の後に要點(diǎn)をメモで相手に渡すこともできます。事実や陳述、自分の観點(diǎn)、意見を述べたり、相手の観點(diǎn)、意見を反論したりするために、照會(huì)が丁寧すぎる場合はメモを使うことができます。あることを注意するために、丁寧な催促としてメモを送ることもあります。

覚書は正式な覚書としてもいいし、普通の覚書としてもいいです。

提出した覚書は、番號(hào)を付けず、頭を上げず、捺印しない。屆けたものは番號(hào)をつけ、頭を上げ、捺印する。「メモ」と書いてあるものもあります。

4.外事電報(bào)

外事電報(bào)とは、各級(jí)の國家部門、機(jī)関及び人員が外國の関連機(jī)構(gòu)及び人員と外事交流を行い、祝賀、慰問、弔問及び事務(wù)的な連絡(luò)のために作成された簡単な文書をいう。頭をもたげて、受電人の國名、地名、肩書き、名前をはっきり書くべきで、落款は発電者の職名、フルネームまたは機(jī)関名と発信場所を明記します。

外事文書の文體要求

外事文書を使うには、まず書式に注意し、間違えないようにします。外務(wù)大臣や外交代表が正式照會(huì)を使用する場合は、通常の照會(huì)形式ではなく、外交代表機(jī)関以外での対外書簡の使用、定見形式の使用などは行わない。

人は文書の書式に応じていると言われています。正式の照會(huì)、外交手紙、電報(bào)はすべて調(diào)印人の口ぶりで一人稱で書きます。普通の照會(huì)では単位名で第三者名で書いて、相手も第三者稱で書いています。普通は「貴方」や「貴館」などの言葉ではなく、受照機(jī)関の名前を改めて書きます。機(jī)関名で書く対外書簡も第三人稱である。

署名者は受文者と適応しなければならない。すなわち、人と人、単位と単位。正式の照會(huì)は人対人で、普通は単位対単位です。個(gè)人が個(gè)人に対する外交文書の中では、総理が総理に対して、外相が外相に対して、対等な身分を重んじています。しかし、大使が國家の全権代表として外相、総理、元首に対して可能である場合もあります。その他の対外書簡は実際の狀況によって書くことができます。

挨拶は書式に応じます。通常の照會(huì)で始まる「××××に××を送る」という挨拶は個(gè)人の書簡の頭語としては使えません。対外機(jī)関でない対外文書もこのような決まり文句を使わないので、最後の挨拶文を使う時(shí)は相手の身分、関係、場面に応じて使うように注意してください。例えば、代理事務(wù)所への文書は「敬意を表します」や「敬意を表します」、外交部や大使館への文書は「最上の敬意を表します」が一般的です。事務(wù)的な文書も、「最上の敬意を表します?！咕匆猡虮恧寡匀~は1ページになってはいけません。本文の後ろに付いて、もう1つの段落があります。

呼稱については、文人の職名、氏名などをフルネームで呼び、初めて職名、氏名もフルネームで書く。二回目の出現(xiàn)は略していいです。

文書封筒や文中の臺(tái)頭する國名などはすべてフルネームを使います。文の中で初めて現(xiàn)れる時(shí)は全稱を使い、後に略語を使うことができます。クーデターやその他の理由で國名が変わる可能性があります。いつでも変更しなければなりません。

対外文書は普通自國の文字を正本としていますが、受信者が文書の內(nèi)容を正確に理解するために、受信國の文字または通用する第三國の文字の訳文が添付されます。本國は外國駐在代表機(jī)関に事務(wù)的な手紙を送るが、自國の文字だけを使ってもいいし、訳文は添付しない。重要な文書には翻訳文が添付されています。各國の套語の使い方と行文の書式は中國語と違っています。普通の通信は國の文字や共通の文字でも書くことができます。