會社の事務室の電話はどのように規定していますか？

事務室の電話は公共のものです。

実例：電話

第一條當社の電話は、外部とのコミュニケーションを円滑にし、業務を円滑にするためのものとして、社員が社內で私用電話をかけることを提唱していません。

第二條社員は同意なしに國內長距離電話をプライベートでかけたり、公務のために國內人の長距離電話をかけたりした場合、毎回50元の罰金を科します。香港またはマカオにプライベートで掛ける場合、毎回100元の罰金を科します。

何度も教えて改めようとしない場合は、事情に応じてボーナスを減額し、解雇まで処理する。

第三條會社は高層指導者のために住宅に電話を設置し、電話代を報告することができる。

部門の正職の責任者は、申請を経て電話代を清算することができます。

他の社員會社は電話の問題を考慮しない。

第四條社員が電話をする時、用語はできるだけ簡潔で明確にして、通話時間を減らすべきです。

第五條交換臺が外線電話を內線に接続する時、普通電話のベルが五回鳴っても誰も出ません。つまり電話を切ると、電話を切るということです。

第六條総括的な事務員が外線電話を受ける標準用語は「こんにちは、××會社」の當事者が內線電話を知らせる時、「少々お待ちください」と言います。內線の電話を受ける用語は「こんにちは、フロント」です。他の內容は狀況に応じて答えます。全體の要求は規範で、簡潔で、禮儀正しいです。

第七條會社は社員が會社で私用の長距離電話をかけることを許さない。

外線電話がある貿易部門は総局から長距離電話をかけられません。

行政、管理部門は仕事のために長距離電話をかける必要がある場合、自ら長距離電話申請書を記入し、部門、通話者、相手の地區と部門、どういう業務で電話をかけるかなどを明記して、その部門の責任者のサインを経て同意した後、電話をかける予定です。

擔當者が不在の場合、主管指導者が署名し、同意しなければならない。部門責任者と主管幹部は皆不在で、業務のために長距離電話をかける必要がある場合、総弁の同意で先に電話をかけることができるが、事後通話は必ず三日間以內に承認手続きを再発行し、期限を過ぎたら再発行しない者は個人電話と見なし、電話代は本人の二倍の責任を負う。

第八條當直人員は上記第三條の規定に従わないで、手続きが全部でなくて他人に長距離電話をかける場合、電話代を除いてその責任になります。

何度も教えて改めないのは、事情に応じてボーナスを減額して解雇処分に至るまでです。

例：長距離電話管理方法（二）

第一條電話の使用を最大限に効果的にし、コストを節約するために、この方法を特に提案する。

第二條電話の管理は管理部総経理が擔當する。

使用は各部門の主管が監督と制御を擔當する。

第三條電話使用の心得：

（一）管轄區內の意見交換。

（二）時間は三分間を限度とし、自己制御を行う。

（三）禮儀に注意して、短く話して、簡潔で要を得て、時間をかけて話をしないようにします。

（四）使用前に討論、打ち合わせに対応し、構想や略図を加えて記録する。

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第四條長距離電話の使用に関する注意事項：

（一）各事務所は長距離電話記録表を用意し、使用者、受話者、出発時間、連絡事項及び交渉結果を記録しなければならない。

この表は毎月管理部に回して総経理に確認してもらいます。

（二）長距離電話は所長以上の人員に限り電話します。

（三）一般人員は長距離電話をかける必要がある時は、まず所長以上の承認を経なければならない（長者はその部門の主管者に承認されていない）。

（四）私用長距離電話の通話は禁止されています。

（五）長距離電話の使用に違反した場合は、電話番號を知らなければならない、または制御表に記載されていない、または記載が事実でない場合は、一律に記録処分を行う。

例：電話交換臺（電話交換手）の管理方法（三）

1）交換機の交換手は速やかに、正確に回転し、用語の簡潔、明瞭、辛抱強く、「こんにちは」、「どうぞ」、「すみません」などの丁寧な用語を使うべきです。

2）交換臺の外線電話の基準用語は「こんにちは、××會社」で、相手が內線の電話番號を教えた時、「販売してください」と言います。內線が話し中の場合、「すみません、電話はお話し中です。販売してから電話してください」と言います。

3）交換機が外線電話を內線に接続する時、普通電話のベルが5回鳴っても誰も出ないとすぐに電話を切る。

4）業務員は出勤時間中に人と電話で雑談してはいけません。公務の機密を盜み聞きしたり、漏らしたりしてはいけません。

5）交換臺で電話をかけてはいけません。関係者以外は交換臺で操作してはいけません。

6）業務時間內に私用電話が來る場合、重要な急用以外に、交換は婉曲に拒否するべきです。

2.2.電話を切る

2.2.1.電話使用

1）時間は5分以內で、最大10分を超えてはいけません。

2）使用前に商談內容に対応し、構想を少し記録する。

3）各部門の人が電話のベルが鳴ったら、すぐに受話器を取って、相手の話を待たずに、先に會社、部門名を言わなければなりません。

4）外來の電話は、電話者が外出する時、交換臺または部門の人が相手の事情を聞いて、伝言を伝えてください。

2.2.2.長距離電話の使用

1）會社はできるだけIP電話などのコスト削減の方法で長距離電話をかけます。

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2）従業員が公務のために長距離電話を使用する場合は、まず「長距離電話申請書を使用する」と記入し、部門主管の承認を経て、本社に電話番號を送る。

3）部門主管は公務のために長距離電話を使用する必要があります。「申請書」を記入して、交換臺に電話番號を送る必要があります。

フロントスタッフは毎回長話をかける前に、「長距離電話使用登録表」に登録して調べてください。

4）毎月の初頭管理部は先月の「長距離電話利用登録表」と電信局の「長距離電話リスト」を照合し、各部門の長話費用を計算し、必要な場合は個人として計算する。

2.3.交換臺が設置されていない

1）會社の人員が少なく、交換臺の職位が設定されていない場合、電話のダイヤルはすべて會社員が自分で操作する。

2）電話使用は本弁法2.2.1を參照する。

3）長距離電話の使用

1、毎月の底に會社の人員は業務計畫に基づいて、管理部に來月の電話使用費用を申請する（管理部は會社の狀況に応じてIPダイヤル方式を開通するか、或いはIPカードを買うか、その他の節約方式を選択する）。

2、毎回長話をかける前に、「長距離電話利用登録表」に登録します。

注意してください。緊急事態ではないので、會社の電話で私用の仕事を処理するのは厳禁です。

3、毎月底管理部は先月1人ずつ電話をかける前に記入した申請書と電信局の電話料金申請書を調べて、一人當たりの電話金額を計算して、私務の通話料については、その給料から差し引きます。

長距離電話利用登録表

部署：______月：_u_____u_u__u u_u_u u_u u

日付使用者の電話番號の通話事由の通話時間確認承認書、長距離電話を使って個人業務を処理してはいけない。