「問題解決」のための會議スキルの司會

　　（1）「問題解決」の會議一般手順。

このような會議は通常5ステップで行われます。

第一歩は、會議の目的と議論すべき問題を簡潔で明確な言語で明らかにすること、會議の範囲を規定することは、會議を一定の議題に制限し、議題以外のことは議論せず、會議の開法と時間の要求を説明することである。

第2ステップでは、議論する必要がある問題を重要度の大きさと緩急の程度によって順に並べます。

ステップ3、1つの問題を1つずつ議論する。各問題はいくつかの解決方法を検討して出したほうがいい、その中から最善の解決方法を選んだり、いくつかの方法の長所を統合して新しい方法にしたり、この方法を実行した後にどのような狀況と結果が現れるのかを十分に分析して、どのように解決しますか。

ステップ4、この仕事はどのように実施されますか。誰がやるの？いつどのような効果を達成すれば完成するのでしょうか。完成したらどのような形で報告し、まとめますか。

第五歩、各問題の討論が終わったら、司會者は一回まとめて、一致した意見を形成しなければならない。すべての問題の討論が終わり、司會者は簡単にまとめ、會議の成績と不足をまとめ、関連問題を強調した。次の會議を行う必要がある場合は、次の會議の開き方と時間をみんなと協議します。會議の內容を文書や要約にする必要がある場合は、その場で擔當者を実行します。

　　（2）「問題解決」を主宰する會議で注意すべきいくつかの問題。

一つは重點を押さえ、方向を把握することです。司會者は會議の趣旨を銘記し、參加者を會議の目標に向かって努力させなければならない。そのためには、有益な議論と無関係な議論を區別するために、「牛鼻」を引くことが上手でなければならない。役に立つ発言と無駄なくだらない話。

ある人の発言や大勢の議論が會議のテーマから外れた場合、司會者は適切な方法でタイムリーに注意し、當事者の話を本題に戻し、會議を中心の內容をしっかりと中心に行わせるように誘導しなければならない。多くの発言の中で、司會者は確実に実行可能なソリューションを選択することに集中し、実際に実行できないソリューションに対して、どんなにもっともらしいことを言っても、ためらわずに放棄の列に入れ、せいぜいその取るべき點を実行可能なソリューションに吸収するしかない。そうしないと、うやむやになる「水掛け論の會」になりやすい。

第二に、プロセスを把握することです。どの問題を重點として研究すべきか、討論時間はもっと長くなければならない。どの問題が比較的に簡単で、時間は少なく応用して、司會者は心の中で數えなければならなくて、主次を転倒してはいけなくて、大げさで、大げさではありません。問題はどこまでが適切なのかを議論し、指導者は「火加減」を把握し、タイミングを逃さず次の問題に移る必要がある。

第三に、民主的なやり方である。會議の要約よく咲いているには、出席者が自由気ままに、言いたいことを言いたい放題になるようなゆったりとした雰囲気が必要だ。このような雰囲気が形成できるかどうかは、主に司會者が民主的な気風を持っているかどうかにかかっている。

司會者は自分をみんなと平等な位置に置いて、みんなに頭を働かせて、はばかることなく、保留なく意見を発表するように啓発しなければならない。みんなの意見に対して、司會者は耳を傾け、異同を観察し、分析してまとめ、勵ましを導きます。ある人が発表した意見が受け入れられる価値があるかどうかにかかわらず、司會者は積極的な勵ましと適切なコメントを與えなければならない。それは全面的な問題分析に常に役立つからだ。司會者は決して一言ではなく、異なる意見を抑え、自分の意見に合わせるように強制してはならない。會議の司會者がこのような民主的なやり方を持ってこそ、參加者の聡明な才知を十分に発揮し、問題のために良い解決策を見つけることができる。

4は簡潔で意味がある言語スタイル。會議が効率的になるには、參加者一人一人の発言を簡潔にしなければならない。それをするには、司會者が率先して簡潔に話せるかどうかが鍵となる。

もし司會者話をするのは無節操で、だらだらしていて、他の參加者は2つの狀況を生むことができます：1つはあなたと一緒に気ままにして、會議をルーズにすることです；もう1つは、會議に興味がなく、あなたが彼の貴重な時間を無駄にしたと思っていることです。司會者の言葉のスタイルが簡単で明瞭であれば、客観的にすぐに會議の緊迫感をもたらし、みんなの精神を高度に集中させ、會議の効率を大幅に高めることができる。

第五に、雰囲気を調整するのが上手です。事実は、リラックスした雰囲気が思想を活発にし、問題を議論するのに役立つことを証明している。會議の司會者はこのような雰囲気を作るのが上手でなければならない。

行き詰まりや気まずい雰囲気、緊張するたびに、司會者は「ユーモア」の蕓術を発揮しなければならない。また、會議は適切な休憩に注意しなければならない。1、2時間ごとに、20分休憩して、みんなの緊張した神経を緩めるべきだ。討論時間が長く続くと、頭が抑制狀態になり、かえって効率が悪くなる。もちろん、休む時間を選ぶのもタイミングにこだわりたい。