公文書の処理をどのように行うか

　　公文書処理事務(wù)室の仕事の重要な內(nèi)容であり、秘書が指導(dǎo)者のために參謀と助手になる重要な面である。新しい情勢、新しい任務(wù)に直面して、どのように公文書処理の仕事をしっかりと行いますか？実踐と思考を通じて、筆者は以下のいくつかの方面を重點的に把握しなければならないと考えている。

一、公文書の時効を重視する

公文書処理の仕事には強い時効性がある。すべての公文書には時効があり、公文書は特定の時間內(nèi)にしか効用がない。昔の人は「言はその時、一字千金、言はその時を背にして、一文の値打ちもない」と言った。秘書官は公文書処理の仕事の中で時間観念を強化し、すべての公文書に対して適時に処理しなければならず、全體の公文書処理の過程は引きずらず、圧迫せず、間違いなく、漏れない。同時に公文書の性質(zhì)と內(nèi)容に基づいて、軽重緩急、緊急件緊急、特別件特別を正しく區(qū)別し、緊急件、要件の優(yōu)先処理を保証しなければならない。公文書処理活動の中で科學(xué)的かつ効果的な管理を?qū)g施し、文書処理プログラムを簡略化し、不必要な繰り返し過程を減少し、閲覧者に対して閲覧時間を規(guī)定し、督促検査を強化し、公文書の運行周期を短縮し、適時、適時、効率的にすべての公文書を処理しなければならない。

二、確保公文書の安全

公文書の安全を保証することは公文書処理の政治的な內(nèi)在的な要求である。公文書処理の仕事は常に大量の機密事項に接觸しており、仕事中に機密漏洩事故が発生すると、結(jié)果は想像にたえない。特に新しい情勢の下で、ハイテク技術(shù)の急速な発展に伴い、機密漏洩の方式、ルートはますます多くなり、機密を盜む手段はますます高くなり、安全秘密保持の情勢はますます厳しくなり、毛沢東同志が言ったように、「機密を保持し、慎重で慎重である」、「九分半はだめ、九分九もだめ、非常にだめでなければならない」。秘書官は公文書処理の仕事の中で、絶えず安全秘密保持意識を強化し、公文書の管理を強化し、紛失、破損、機密漏洩がないことを確保しなければならない。一伝達過程における公文書の安全を保証しなければならない。公文書の伝達過程では手続きを厳格に履行し、隨時公文書の行方を把握し、盲目的な伝達を避ける。公文書回覧は秘書部門を中心に縦方向に伝達しなければならず、回覧品が暴走し、失われないように、閲覧すべき人の間で橫方向に伝達することは許されない。文書の発行レベルに厳格に基づいて機密文書の読解範(fàn)囲を限定し、勝手に範(fàn)囲を拡大せず、文書の発行レベルと実際の知覚範(fàn)囲の一致性を保証する。二公文書の保管上の安全を保証しなければならない。公文書は専門の守秘棚に保管し、安全で信頼性を確保しなければならない。「極秘」レベルの文書はコピーせず、編集せず、書き寫さない、「機密」レベル、「秘密」レベルの文書の複製を厳格に制御し、仕事のために複製する必要がある場合は、承認(rèn)手続きを厳格に履行し、機密レベルの文書の管理方式に従って機密レベルの文書コピーを管理する。三廃棄過程における公文書の安全を保証する。機密レベルの文書を廃棄するには、詳細(xì)に臺帳に登録し、承認(rèn)手続きを履行し、2人以上が監(jiān)督し、機密レベルの文書を廃棄物として処理することは絶対に許されない。

　三、品質(zhì)第一を堅持する

　　秘書の仕事人員は終始品質(zhì)第一の原則を文処理の全過程に貫徹することを堅持し、仕事に精進し、サービスレベルの平和を絶えず高めなければならない。1つ目は、公文書処理のすべての段階で正確で信頼性が高く、間違いがないことです。內(nèi)受外発公文書は、細(xì)心の登録、番號、そして登録分類がきちんとしており、項目の記入がそろっており、引継ぎ署名手続きが完備している。公文書の登録後、及び立案意見を提出し、指導(dǎo)者に提出して認(rèn)可し、立案意見は正確で、適切で、実行可能で、提示、事前案、參考の役割を果たすべきである。指導(dǎo)者が認(rèn)可した後、指導(dǎo)者が認(rèn)可した意見を真剣に理解し、文書を正確に回覧し、よく伝え、漏れないようにする。秘書官はまた、本部門が公文書の材料を送受信することを心得ており、本部門の仕事の性質(zhì)と事務(wù)明に基づいてボリュームアーカイブの範(fàn)囲を確立し、いつでも選別し、整理し、分類がはっきりし、保管が上手で、一旦指導(dǎo)者が必要とすれば、すぐに調(diào)べることができ、取り出すことができる。第二に、公的処理の中で催促とフィードバックを強化する。公文書処理は簡単な「送受信」ではなく、それは機関の仕事の重要な面であり、黨と國家の方針政策の実施と政令の円滑化に直接関係している。公文書処理の仕事をしっかりと行うには、「受信」と「送信」に留まらず、公文書処理の仕事を通じて各決定をよく貫徹し、実行させなければならない。催促は公文書処理の効率を高め、意思決定を推進する重要な手段である。そのため、私たちは公文書処理の中で催促の一環(huán)を強化し、規(guī)定の時限に基づいて引受人に督促し、引受事項に対して検査を行い、誤時と誤事を防止しなければならない。催促にしっかりと取り組むと同時に、多くのルートを十分に利を得てフィードバックの仕事をしっかりと行い、何事にも返事があり、一つ一つにめどがあり、確実に仕事がループを形成し、効果的に運行するようにしなければならない。第三に、公文書処理の仕事では効果性を重視しなければならない。事務(wù)部門は毎日大量の公文書の資料を受け取って、もしこの公文書をすべて指導(dǎo)者に提出するならば、指導(dǎo)者が見ることができないだけではなくて、またいくつかの公文書の閲覧許可に影響します。秘密工作員は「砂里で金を洗う」、「精を取る」という仕事を上手にし、適時に公文書の選別、分類を行い、重要で価値のある文獻材料を指導(dǎo)者に提供しなければならない。公文書の処理過程では、さまざまな狀況があり、秘書官は規(guī)定の手順に従って処理するだけでなく、実際の狀況に基づいて霊的に把握しなければならず、簡単に寫真を撮って送ることはできない。

四、仕事の規(guī)範(fàn)を厳守する

公文書処理は厳密で一貫性の強い仕事であり、この仕事を整然と効率的に稼働させるには、仕事の規(guī)範(fàn)を厳守し、各環(huán)の仕事を要求に合致させなければならない。章立制を建設(shè)するには、手続きがそろっている。公文書の接點処理、利用管理、回覧借用、催促フィードバック、廃棄物の整理、書類の保存などの面での制度を確立し、健全にしなければならない。また、文書受取登記簿、文書送付登記簿、公文書回覧クリップ、公文書閲覧発行書、廃棄公文書廃棄書などを設(shè)立し、公文書処理の関連制度とセットにしなければならない。二良好な作業(yè)秩序を確立しなければならない。受信、登録、配送、運転、立巻、アーカイブの全プロセスにおいて、実行を秩序化する。各作業(yè)の一環(huán)として、例えば、公文書回覧の過程で、回覧品を渡す順番は先に主要指導(dǎo)者を伝えてから主管者を伝えて、それから他の指導(dǎo)者と関係部門を伝えて、回覧品を渡すには先に主管指導(dǎo)者を伝えて、後で主要指導(dǎo)者を伝えなければならない。指導(dǎo)者に文書を送付する際には、文書の內(nèi)容の重要度に応じて順序を決め、急ぎのもの、要件を上に置き、知識を下に置くことで、指導(dǎo)者が重要なこと、重要なことを優(yōu)先的に処理するのに便利である。書類の保管には、來文単位で保管し、同じ単位の來文保管には文號順に保管しなければならない。これにより、照會利用に便利である。三公文書処理において、各仕事の一環(huán)と持ち場の秩序ある連結(jié)をよくしなければならない。公文書処理の全體の流れはいくつかの作業(yè)段階と持ち場を経なければならず、どの段階と持ち場に閉塞が生じても、公文書の効能の発揮に影響を與える。これにより、私たちは持ち場の分業(yè)と責(zé)任を明確にすると同時に、各持ち場間の密接な協(xié)力と協(xié)力を強化し、各段階、各持ち場間を秩序正しく連結(jié)させ、自由に稼働させることが求められている。

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