公文書作成と審査點：審査、配布、回覧

1.審査。

機関文書部門は下級機関から報告された必要な公文書を受け取って、審査を行わなければならない。

審査の重點は、この機関で行うべきかどうか、行文規則に合致しているかどうか、內容は國家の法律、法規及びその他の関連規定に合致しているかどうか、その他の部門または地域の職権範囲に関わる事項は協議、調印を経ているかどうか、公文書の種類を使って、公文書の格式が規範化されているかどうかなどです。

月経

規定に適合した公文書に対しては、文書部門は速やかに意見を提出し、機関の責任者に指示し、または関係部門に提出して処理し、理解してもらうべきである。

所屬部門に対して

內の事項又は上級機関の授権を経て、部門に委託して処理する事項は、直接に関係部門に回して申請しなければならない。二つ以上の部門が取り扱う公文書が必要で、主催部門を明確にしなければならない。緊急公文書は、期限を明確に処理しなければならない。

規定に合わない

本庁の擔當者に承認された後、提出先に返送し、理由を説明することができます。

2.配付。

公文書の配付は分譲とも言われています。文書の封を切って登録した後、書類の內容、性質と処理要求によって、適時、正確に受け取った書類を関係指導者、関係部門と擔當者に渡して、閲覧して処理します。

配布の原則と具體的な要求は：

これらの方針?政策的なものについては、本庁の業務全體に関わる指揮的な書類や、重大な問題の指示?報告などの書類、また文書擔當者はどの部門が引き受けるべきかを判斷できません。いずれも先に事務部門の責任者または機関の指導者に送るべきです。

機関の指導者に送ってロットの文書を閲覧し、まず「公文書処理書」を記入して書類と一緒に承認書を送り、指導者が具體的な意見を署名するために、文書は指導者の決裁を経てから、ロットの意見に基づいて配分して処理します。

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公文書の督促とは、回答をしなければならない書類は、期限の要求に応じて、書類の引受狀況を速やかに監督し、検査することです。

緊急公文書のフォローアップを求めます。重要な公文書は重點的に取り立てます。一般公文書は定期的に取り立てます。

滯貨?遅延を防ぐ。

手続きを促す制度を確立するのは、だらだらとした手続きや書類の滯積を避け、官僚主義を克服し、文書の運転を加速させ、機関の事務効率を向上させる重要な措置である。

公文書の催事は普通次の2つの狀況があります。

一つは対內催事です。

主な內容は：上級機関から本機関の文書、特に適時に返信する書類の督促、平行または不従屬の機関から本機関に連絡して仕事の書類の打ち合わせを行います。部下組織は主に本機関の指示性文書の督促を送ります。本機関は所屬機関に返信書類の督促が必要です。

第二に、対外催事です。

主に本機関の上りまたは平行に相手方の返事が必要な書類の督促を指します。

仕事の取り立ては以下の點に注意しなければなりません。

（1）催事範囲を明確にする。

対內督促も対外催促も、催促しなければならない公文書に対してだけで、すべての公文書が催促されるわけではない。

（2）催事の実行が必要です。

催促は公文書処理に必要な制度ですので、文書を受け取って処理する上で重要な一環です。

特に重要な緊急の公文書に対しては、機関の指導者は自ら調査して処理しなければならない。

（3）公文書の督促業務を行う組織機構を確立し、強化する。

一般的に小さい機関では、公文書の數が少ないため、組織機構が簡単で、事務室の文書スタッフが催事を行うことができます。いくつかの大きな機関では、公文書の數が多いため、機関の設置が複雑です。

仕事を催促するには狀況によって、口頭での催促、電話での催促、書面での催促などの形式を活用しなければならない。

（1）役所の內部では、できるだけ擔當者が訪問して直接に問い合わせを促し、関係書類の引受狀況を把握し、書類を上司または各部門の関係者に送る機會を利用して口頭で催促することができる。

（2）対外機関は、督促人により、引受人または引受人に電話で催促し、または便箋、催事伝票などの方式で催促することができる。

（3）狀況を把握しやすくするために、社內で授受する文書係が公文書を兼務して取り立てを行う場合、文書の登録簿を利用して催促しなければならない書類を登録し、受付時間を明記して、回答をした後、すぐに複文番號を記入し、経常検査登録簿を通じて書類の取り立て作業の進捗狀況を把握することができます。

いくつかの大きな機関にとって、彼らは仕事の中で形成された書類の數が多いので、専門家を設立して書類登録をする時、督促登録簿または催事伝票（表11-8參照）を使って、催事しなければならない書類を一つ一つ登録して、催事伝票を使う時、引き受けの期限や引受機関によって並べられます。