公文書の作成と処理のポイント：審査

公文書の審査とは公文書の下書きが機関の指導者に送付する前に、公文書の內容、様式に対する全面的な審査と検査を行うことです。

公文書の審査も公文書処理の重要な一環の一つです。

役所の日常の仕事の中で、公文書の審査は普通は機関の秘書の部門の責任者あるいは指定して経験があったので、高いレベルの秘書の人員を持って行って、これは公文書の品質を確保する“関所を管理します”の仕事です。

同時に、核を通じて、機関の指導者が書類を審査したり、修正したりする時にかかる時間と労力を節約することができます。

公文書の審査は、公文書作成の要求に基づいて審査を行うほか、各級機関のオフィス（室）は公文書を指導者に送る前に、真剣に審査を行うべきです。

審査のポイントは、文書が必要かどうか、公文書の內容、文字の表現、文種の使用、書式などが関連規定に合致しているかどうかです。

具體的には、公文書の審査は「六査」を行う必要があります。

（1）文章が必要かどうかを確認し、何の名義で文を書く。

行文は減量の原則に従いますが、発送してもいいですか？

一般的には、口頭で伝えたり、面談したり、電話ではっきりした事項を答えてもらえます。書面で文を書いてはいけません。手紙や電報で問題を解決できるなら、正式な公文書は送らないです。

いくつかの業務部門が起草した原稿は、內容が似ていたり、関連していたりする場合、単獨で文を発布するのではなく、共同で文を発布する形式を取ることができる。

同時に、公文書の主送、寫し単位と範囲も明確にします。

（2）原稿の內容は法律、法規と政策及び上級の関連規定と一致しているかどうかを調べ、平行機関と本部門の既存の規定と矛盾しているかを確認する。

原稿を審査して上述の矛盾狀況を発見したら、確実に解決しなければならない。でないと、文書を発送したら、文書を受け取る機関を混亂させ、仕事上の混亂を引き起こすかもしれない。

もし狀況と仕事の発展によって、十分な理由があって、新しい書類を作成する場合、當機関の職権範囲が決定した場合、文書の中で説明すべきです。

以前の規定を同時に廃止し、上級機関の職権範囲で決定された問題については、先に指示や提案を提出し、上級機関が決定または承認しなければならない。

下級機関は中央の方針政策や上級の文書精神に抵觸する公文書を勝手に自制してはいけない。

送信されたファイルも無効です。

（3）要求と措置が具體的であるかどうかを確認し、確実に実行できる。

まず、原稿の政策要求が明確であるかどうかを確認します。

例えば、指示、決定、條例、規定などの指導性、法規性公文書の內容は、問題の許容と提唱に対してどのようにしてはいけないか、どのようにしてはいけないか、どのようにしてはいけないか、はっきりした線引きをしていますか？

このようにして、公文書を収集する機関が文書の規定と原則精神を理解し実行する中で困難が発生し、不必要な誤りが発生することを避けることができる。

次に、原稿の提出した措置が確実に実行できるかどうか、提出した根拠が十分かどうか、どのように実行しますか？

（4）他の部門または地域の職権範囲にかかわる問題を調べて協議し一致し、かつ調印したかどうかを確認する。

他の部門や地域の問題に関わる文書を作成する主催部門は、必ず主導的に関連部門と協議し、一致意見を得てから実行可能な文を提出しなければならない。もし相違があれば、主催部門の主要責任者が顔を出して協調しなければならない。

現在、確実に関系を把握していないのは主に以下のような表現があります。

①いくつかの部門の問題に関して、主催者は事前に関係部門の意見を聞いていないで、直接上へ

直接多頭分送機関の主要責任者でさえあります。

関係機関の意見が一致しない時、公文書は往復して運行して、仕事を誤解して、団結にも影響しました。

②いくつかの部門が協議を経て解決できる問題について、一部の部門は自発的に関係機関と連絡しないで、どう解決するかを相談するのではなく、それぞれの部門の立場から考えて、それぞれ上級機関に承認を求める。

③一部の下り文書は、他の部門や地域の問題について協議せずに下に発送し、結果として下級機関が実際に実行しにくくなり、文を送る機関に仕事上の受動的な影響を與えた。

これらの問題はすべて厳格な審査を経ていないためです。

したがって、文書の內容が他の部門の問題に及ぶ場合、審査時に必ずもう一度実行し、同意を得たかどうかを確認し、署名を経てから、上級指導者に発行してもらう。

（5）文字の表現が正確かどうか、簡潔か、筋道がはっきりしているかどうかを調べ、句読點の使い方が正しいか、文字の書き方が正しいかを確認する。

（6）公文書の書式が規定に合っているかどうかを調べる。

公文書の書式の審査は、主に以下を含む。

①書類の種類の使用が適切かどうかを調べる。現在、公文書の名稱の使用が不適切な現象は注意を喚起しなければならない。

②公文書のタイトルが文書の內容を正確に表現できるかどうかを調べる。

③公文書の書式設定が適切かどうかを調べる。

秘密等級、緊急度、送信範囲などの表示は合理的かどうか、標準的な様式の原稿用紙などを使うかどうか。

以上の「六査」で発見された問題は、一つ一つ確実に直さなければなりません。

原則的な問題と具體的な業務問題に屬しています。原書人は意見を提出して請負部門に修正したり、引受部門と共同で修正を研究したりできます。文字表現上の具體的な問題に屬しています。

不手際な書きや修正が多い原稿は清書してから機関のリーダーに発行してもらうべきです。