公文書整理（立巻）の選択

公文書の整理（立巻）の段階の選択、すなわち立巻の場所を選ぶということは、機(jī)関の公文書整理（立巻）の仕事が役所のどの階にあるか、あるいは機(jī)関のどの機(jī)関、機(jī)関のどの機(jī)関、機(jī)関が誰が整理（立巻）の問題を擔(dān)當(dāng)するかということです。

役所の大きさによって、役所の內(nèi)部文書部門の設(shè)置も違います。

どのように正確にロールアップを選ぶかは、きちんと調(diào)査研究を行い、各機(jī)関によって決められます。全體としては、書類の形成と処理狀況を把握できるところに整理（ロールアップ）することが原則です。

1.役所の公文書整理（立巻）の一環(huán)を選ぶ上で考慮すべき要因は：

（1）_が整理（立巻）の一環(huán)として確定された文書部門は、直接文書の処理を擔(dān)當(dāng)する。

例えば、書類の授受、分割、催促、引き受けなどです。

このようにして初めて公文書の形成過程を知ることができ、文書間の歴史的つながりを把握し、整理の質(zhì)が保証されます。

（2）整理（巻頭）環(huán)節(jié)の擔(dān)當(dāng)書類の數(shù)量に対して一定の要求があります。

公文書の數(shù)が多すぎて、公文書の形成狀況に対する理解に影響があります。下に立巻環(huán)節(jié)を分けて、次の文書部門から採點(diǎn)します。

書類の數(shù)が少なすぎて、上へ集中することを考慮します。

（3）_整理（立巻）の一環(huán)を確定する時(shí)、機(jī)関の事務(wù)所の分布狀況を考慮しなければなりません。

各部門がオフィスに集中している場合、ボリュームのコーナーは適切に集中できます。

事務(wù)所が分散しているので、立巻の部分も適當(dāng)に分散してください。

（4）文書スタッフの數(shù)や配置狀況、業(yè)務(wù)に対する熟知度なども考慮する。

2.各種類の機(jī)関は正しいです。

立巻環(huán)節(jié)の選択は一般的に機(jī)関文書処理業(yè)務(wù)の組織形式に適応すべきである。

集中的、分散的、または集中的に分散と結(jié)合された形を採用することができる。

（1）いくつかの比較的小さい機(jī)関や基層単位にとって、それらの內(nèi)部の組織機(jī)構(gòu)は比較的に簡単で、従業(yè)員も多くないし、事務(wù)所も比較的に集中して、毎年形成される

多くもないです。

このような場合、集中的に整理（立巻）を行う仕事は、中國式を採用し、機(jī)関の事務(wù)室や秘書室が擔(dān)當(dāng)することが考えられます。

（2）いくつかの中等機(jī)関または大機(jī)関にとって、彼らは普通は二階以上の組織機(jī)構(gòu)があり、機(jī)関の所在地の遠(yuǎn)近、業(yè)務(wù)分業(yè)、書類の數(shù)量と文書の仕事組織などの狀況によって、分散式または部分集中、部分分立式の方法を取ることができる。

具體的には、駐在地が分散していて、書類の數(shù)が多いし、業(yè)務(wù)の分業(yè)も明確であれば、各自の立巻環(huán)節(jié)を確定することができます。機(jī)関の中に一部の機(jī)構(gòu)が駐屯している場合、書類の數(shù)も多くないので、集中して検討してもいいです。

部門が整理（立巻）を行う。

（3）経理會、人事、陳情、防衛(wèi)などの業(yè)務(wù)性質(zhì)が特殊な組織機(jī)構(gòu)にとって、彼ら自身で単獨(dú)で整理（立巻）して、これらの部門の仕事を便利に進(jìn)めることが考えられます。

（4）立巻者を適切に選択し、確定すること。

組織の中で、整理（立巻）を具體的に擔(dān)當(dāng)する人は、送受信、運(yùn)転、催事などを擔(dān)當(dāng)する文書スタッフを選ぶことを考えたほうがいいです。

これらの人たちは公文書の経緯をよく知っていますので、文書間の歴史的つながりを知り、公文書の役所內(nèi)部での運(yùn)行処理を把握しています。

彼らが管理（ボリューム）を擔(dān)當(dāng)すれば、これらの長所を十分に発揮し、ファイル整理の効率と品質(zhì)を向上させることができます。