秘書資格試験の公文書作成のテクニック：公文書作成の試論

公文書の書式は、一般的に、タイトル、主送り機関、本文、添付ファイル、公文書発行機関（または官公庁用章）、文書作成時間、書類作成単位、公文書番號、機密等級、緊急度、閲覧範囲などの項目を含みます。

　　公文書の特徴

一、鮮明な政治性があります。

二、法定の作者。法定の著作者とは、法により成立し、自らの名義で権利を行使し、義務を負うことができる組織である。

三、法定の権威と特定の書式がある。役所の代弁者として、公文書は機関を代表して発行機関の法定権威を代表して発言することができます。したがって、公文書を配るフォーマットを統一しなければなりません。

四、現実の効用がある。

公文の役割

一、情報を伝達?伝達する役割がある。

二、仕事の根拠と証憑の役割がある。

三、宣伝教育の役割がある。

四、人々の行為の規範的役割を規定しています。

　　公文書の書式

タイトル。公文書のタイトルは公文機関、文を発する事由公文の種類の3つの部分から構成されています。「延華グループ董事局の1997年度先進工作者表彰に関する通知」という文書のタイトルの中で、延華グループ董事局は文を発行する機関であり、1997年度の先進労働者を表彰することについては文を発する事由であり、通知は公文の種類である。公文書の見出しは公文書の主要な內容を正確かつ簡潔に要約しなければならない。公文の見出しは公文書の冒頭にあり、本文の上端中央にある。

二、主送機関。上級機関は下級機関に対する指示、通知、通報などの公文書を普発公文といい、部下機関はすべて受文機関、つまり文を送る主送達機関である。下級機関は上級機関に報告するか、または指示を仰ぐ公文書は、普通は主送達機関だけを書いて、同じ時報で別の機関に送るなら、コピー形式をとることができる。主な送り機関は普通本文の前、題名の下、一番上の行で書きます。

三、本文。これは公文書の主體で、公文書の具體的な內容を述べたもので、公文書の一番重要な部分です。本文の內容は正確に発文機関の関連方針、政策精神を伝達し、法力を書いて簡潔で要を得て、條理がはっきりしていて、事実に基づいて真実を求め、文法にかなって、長々と亂雑であることを禁ずる。指示を仰ぐ問題は1文1件で，1文で事を數えるべきでない.

四、公文書発行機関。本文の下から右に書いて落款ともいう。公文書発行機関は普通全稱を書く。捺印してもいいです。発行機関は書かないです。役所の印鑑は公文書の末尾の年月日の間に押して、公文書に対して発効する証憑とします。

五、発文日付。公文書はいつから発効するかを示すために発行日を明記しなければならない。公文書の末尾、発文機関の下にあり、右に少しずらしてください。文書の日付文を送る日のフルネームを明記しなければなりません。後で考察する時間が難しくならないようにします。文書の日付は普通指導者が発行する日付を基準とします。

六、主題語。一般的には、文書の核心內容をいくつかの語句にまとめて文末の発文日付の下に並べ、人事任免通知、財務管理_規定などのように、語句の間に句読點を使わず、目立つ黒體文字で表記してアーカイブを分類します。

七、新聞の寫し、単位の寫しとは、この公文書の內容を知る必要がある関係機関のことです。送り先は上級機関で、新聞の寫しとして、平級または下級機関である。新聞を寫し取る、寫し取る単位の名稱は文末で、つまり公文書の最後のページの下端です。きれいに美しくするために、文末における新聞の寫し送り単位、印刷機関と印刷発行時間は、一般的に上下二本の線で區切られています。テーマ語は第一條の線上に印刷されています。書類の部數は第二條の線の下に印刷されています。

八、ファイルヘッダ。正式の公文書には一般的に版頭があります。どの機関の公文書ですか？版の頭は大きな赤いカバーの字で××××の書類を印刷して、下に赤い糸（黨の機関が赤い糸の中で5角の星をプラスします）をプラスして際立たせます。

九、公文番號。一般的には機関代字、年號、順番番號が含まれています。例えば、國発[1997]5號は、國務院が1997年第5號に発文したものである。國髪は國務院の代字で、[1997]は年號で、(年號は四角い括弧を使います)、5號は文を出す順番號です。いくつかの機関が共同で文を出したのは、主催機関の発文番號だけを明記しています。番號の位置：ファイルのヘッダがある場合は、タイトルの上に赤い糸と文頭の下の真ん中の位置に置きます。ファイルのヘッダがない場合は、タイトルの下の右側に置きます。番號の役割：文書の數量を統計して、公文書の管理と検索に便利です。公文書を引用する時、公文書の代號として使用できます。

十、サイン。多くの書類、特に指示や報告書は、発行された書類に対して責任を示すために署名者の名前が必要です。差出人は文頭の部分、つまり版頭の赤い糸の右上に並べて、番號の右下に、字體はやや小さいです。普通のフォーマットは署名者です。××です。

十一、機密等級。機密文書は機密の程度によって機密等級を區分し、それぞれ極秘、機密、秘密などの文字を明記しなければならない。機密レベルは公文書の內容に関わる機密の程度によって決定され、それに基づいて発送方式を確定し、機密の安全を保証する。機密の位置：通常は公文書のタイトルの左上の目立つところに置く。機密文書は數によって番號をつけて、文書版の左上に印刷して、正しいかどうか調べます。

十二、緊急度。これは公文書の配達と輸送期限に対する要求で、急便、緊急、特急に分けられています。

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