新しい環(huán)境での電子文書管理の新しい要求と新しい政策

財務會計の分野では、會計証憑、帳簿と財務諸表をキャリヤーとする會計書類は幾何級數(shù)的に増加しています。

特に多くの企業(yè)は日増しに増大するリスクに対応するために財務共有モードを採用しており、財務會計の仕事は分散から集中に向かっており、以前分散していた會計書類はすべて地域センターに集中しています。

ほとんどの企業(yè)は會計処理の電子化を?qū)g行していますが、元の會計書類管理弁法第12條の規(guī)定のため、コンピューターを使って會計処理を行う単位は、印刷した紙の會計書類を保存しなければなりません。

このハード規(guī)定は企業(yè)に大きなコスト負擔を與える。

この背景において、財政部は2013年12月6日に「企業(yè)會計情報化業(yè)務規(guī)範」を発表しました。第四十條に規(guī)定されています。企業(yè)內(nèi)部で発生した會計証憑、帳簿と補助會計資料は一定の條件を満たしているので、紙の資料を出力しなくてもいいです。

「企業(yè)會計情報化業(yè)務規(guī)範」が登場した後、

大量発生し、アーカイブに大きな圧力を與えます。

どのように電子文書の規(guī)範管理を保証し、紙のファイルの屬性を持たせて、早急に解決しなければならない問題です。

2012年2月6日、國家発展改革委員會は財政部、農(nóng)業(yè)部、商務部、人民銀行、稅関総署、稅務総局、工商総局、品質(zhì)検査総局、林業(yè)局、観光局、郵便局などの部門と連攜して、「電子商取引の健全かつ急速な発展に関する業(yè)務の促進に関する通知」を発行しました。

財務部は関係部門と共同して、會計書類の電子化管理の試行業(yè)務を組織し、「會計書類管理弁法」を改正し、會計電子ファイル管理制度を完備し、會計電子ファイルの電子商取引分野での応用を推進し、電子商取引分野での會計情報のデータ管理、利用などの方面の役割を十分に発揮し、電子商取引分野の會計情報化を推進し、會計情報の質(zhì)を向上させる。

2015年5月4日、國務院は「電子商取引の発展に力を入れて経済の新たな動力を育成することに関する意見」を発表し、稅務総局、財政部、國家書類局、國家標準委員會などの部門に「電子領収書と電子會計書類を段階的に推進し、関連技術基準と規(guī)則制度を完備するように要求しました。

國家が電子ファイルの保存と電子ファイルの管理に対する新しい要求によって、國家資料局は多くの政策を打ち出して、関連要求を?qū)g行します。

第一に、「企業(yè)電子ファイル保存と電子ファイル管理ガイド」（以下「ガイド」という）が登場しました。

「指南書」は企業(yè)の電子ファイルの保存と電子ファイルの管理に関する規(guī)則、制度、規(guī)範性文書に対してシステムの整理を行いました。関連管理の一環(huán)について詳細化しました。企業(yè)に対して電子文書管理方案の企畫と制定の方向を明確にしました。

電子ファイルのアーカイブと電子ファイルの管理過程における真実性、長期的な二つの難題について比較システムの説明を行い、初めてメタデータキャプチャノードの計畫に要求を提出した。

第二に、「會計書類管理弁法」（以下、「管理弁法」という）を新たに改訂した。

「管理弁法」は元の方法と比べて、11箇所の大きな修正があります。最も主要なのは會計を明確にしたことです。

管理要求が追加されました。會計書類は電子形式で保存するだけの管理要求を追加しました。

第三に、「全國公文書事業(yè)発展第13次5カ年計畫要綱」は電子文書管理に新たな目標と構想を提出する。

2016年4月、「全國アーカイブ事業(yè)第13次5カ年」発展計畫要綱」が正式に発表され、電子ファイルの保存と電子ファイル管理に対して相応の発展目標と実施計畫を提出した。

すなわち、「電子ファイル管理レベルを向上させ、各種業(yè)務システムによって発生した電子ファイルの保存範囲と電子ファイルの構成要求を明確にする。業(yè)務システムに対する電子ファイルの保存管理を強化し、電子會計ファイルの管理を推進することによって、電子政務と電子商務文書のアーカイブ管理業(yè)務を促進する。信用、交通、醫(yī)療などの関連分野の電子データアーカイブ、電子ファイル管理の標準と規(guī)範を制定し、改善する。

電子ファイルの保存と電子ファイルの管理の新しい政策が実施された後に、一連の喜ばしい効果を得ました。

「指南書」は企業(yè)に電子ファイルの保存と電子ファイルの管理を推進させるシステムの根拠となり、多くの企業(yè)がそれに基づいてこの仕事を深く推進しています。企業(yè)の電子文書管理業(yè)務における多くの難題を解決し、「管理方法」の実施を推進することに対して、より良い補助的役割を果たしています。

「指南書」の多くの內(nèi)容はより良い規(guī)範作用を持ち、次のステップに関連する標準規(guī)範を?qū)毪工毪郡幛嘶Aを定めた。

また、國家電子文書管理部國際連合會議弁公室は、全國各省、自治區(qū)、直轄市電子文書管理協(xié)調(diào)機構に「指南」を転送している。

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」実施後も、非常に良い経済効果が得られました。

調(diào)査によると、ある通信企業(yè)は帳簿、內(nèi)部証憑、銀行の領収書の電子化管理を?qū)g行した後、初歩的な推計は毎年紙133萬枚を節(jié)約でき、コスト約100萬元を節(jié)約し、會計資料の印刷の消耗費200萬元を節(jié)約し、固定資産と倉庫のコストを節(jié)約して210萬元を節(jié)約します。ある保険會社は帳簿、記帳証憑、領収書、銀行の領収書などの電子化管理を?qū)g行した後、毎年紙を節(jié)約して、1億枚を節(jié)約して、運送証憑証、証券を節(jié)約して、運送証憑、運送証憑、証券を節(jié)約して、運送コストを節(jié)約して、保存して、保存して、保存して、保存して、保存して、保存して、保存して、保存して、書類會計書類の管理費だけで毎年1000萬元節(jié)約して、會計係の仕事の効率は倍増しています。

これらの実際的なケースは、アーカイブの仕事が経済発展の大局にサービスすることを示しており、國民経済の成長を促進するために一定の支えとなっています。

會計書類の電子化管理に関する政策実施の過程で、電子ファイルの保存と電子ファイル管理の肝心な技術は実踐の中で検証されました。

これらのキー技術は、業(yè)務システムが電子ファイルのアーカイブ範囲を形成する決定、電子ファイルアーカイブの保存フォーマットの選択、メタデータの確定、真実性、長期性保障、同じ文書には異なるキャリアの処理方法があり、ファイル管理に適合する業(yè)務システムの構築など、これらの実際問題はすべて突破され、企業(yè)の各業(yè)務情報化建設の中の「最後のキロ」を本當にクリアしました。

會計書類は企業(yè)経営管理の過程を記録しているので、企業(yè)の非常に重要な書類であり、監(jiān)査、紀検、リスク管理、內(nèi)部統(tǒng)制、內(nèi)外部監(jiān)督などの仕事に利用率が高く、真実性に対して要求が高く、會計電子ファイルの規(guī)範化管理はわりに良いプロモーションと模範的な役割を持っています。関連するやり方は他のタイプの電子ファイル保存と電子ファイル管理にコピーできるので、全社會の電子ファイル保存と電子ファイル管理に対する意識を高めました。

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