登記會計賬簿的基本要求

　　依據(jù)《會計基礎工作規(guī)范》第六十條規(guī)定（以下簡稱《規(guī)范》），登記會計賬簿的基本要求是： 　　(1)準確完整。“登記會計賬簿時，應當將會計憑證日期、編號、業(yè)務內(nèi)容摘要、金額和其他有關資料逐項記入賬內(nèi)，做到數(shù)字準確、摘要清楚、登記及時、字跡工整。”每一項會計事項，一方面要記入有關的總賬，另一方面要記入該總賬所屬的明細賬。賬簿記錄中的日期，應該填寫記賬憑證上的日期；以自制的原始憑證，如收料單、領料單等，作為記賬依據(jù)的，賬簿記錄中的日期應按有關自制憑證上的日期填列。 　　登記賬簿要及時，但對各種賬簿的登記間隔應該多長，《規(guī)范》未作統(tǒng)一規(guī)定。一般說來，這要看本單位所采用的具體會計核算形式而定。 　　(2)注明記賬符號。“登記完畢后，要在記賬憑證上簽名或者蓋章，并注明已經(jīng)登賬的符號，表示已經(jīng)記賬。”在記賬憑證上設有專門的欄目供注明記賬的符號，以免發(fā)生重記或漏記。 　　(3)文字和數(shù)字必須整潔清晰，準確無誤。在登記書寫時，不要濫造簡化字，不得使用同音異義字，不得寫怪字體；摘要文字緊靠左線；數(shù)字要寫在金額欄內(nèi)，不得越格錯位、參差不齊；文字、數(shù)字字體大小適中，緊靠下線書寫，上面要留有適當空距，一般應占格寬的1/2，以備按規(guī)定的方法改錯。記錄金額時，如為沒有角分的整數(shù)，應分別在角分欄內(nèi)寫上“0”，不得省略不寫，或以“一”號代替。阿拉伯數(shù)字一般可自左向右適當傾斜，以使賬簿記錄整齊、清晰。為防止字跡模糊，墨跡未干時不要翻動賬頁；夏天記賬時，可在手臂下墊一塊軟質(zhì)布或紙板等書寫，以防汗浸。 　　(4)正常記賬使用藍黑墨水。“登記賬簿要用藍黑墨水或者碳素墨水書寫，不得使用圓珠筆(銀行的復寫賬簿除外)或者鉛筆書寫。”在會計的記賬書寫中，數(shù)字的顏色是重要的語素之一，它同數(shù)字和文字一起傳達出會計信息。如同數(shù)字和文字錯誤會表達錯誤的信息，書寫墨水的顏色用錯了，其導致的概念混亂也不亞于數(shù)字和文字錯誤。 　　(5)特殊記賬使用紅墨水。“下列情況，可以用紅色墨水記賬：①按照紅字沖賬的記賬憑證，沖銷錯誤記錄；②在不設借貸等欄的多欄式賬頁中，登記減少數(shù)；③在三欄式賬戶的余額欄前，如未印明余額方向的，在余額欄內(nèi)登記負數(shù)余額；④根據(jù)國家統(tǒng)一會計制度的規(guī)定可以用紅字登記的其他會計記錄。” 　　在這幾種情況下使用紅色墨水記賬是會計工作中的慣例。財政部會計司編輯的《會計制度補充規(guī)定及問題解答(第一輯)》，在解答“應交稅金——應交增值稅”明細賬戶的設置方法時，對使用紅色墨水登記的情況作了一系列較為詳盡的說明：在“進項稅額”專欄中用紅字登記退回所購貨物應沖銷的進項稅額；在“已交稅金”專欄中用紅字登記退回多交的增值稅額；在“銷項稅額”專欄中用紅字登記退回銷售貨物應沖銷的銷項稅額，以及在“出口退稅”專欄中用紅字登記出口貨物辦理退稅后發(fā)生退貨或者退關而補交已退的稅款。 　　(6)順序連續(xù)登記。“各種賬簿按頁次順序連續(xù)登記，不得跳行、隔頁。如果發(fā)生跳行、隔頁，更不得隨便更換賬頁和撤出賬頁，作廢的賬頁也要留在賬簿中，如果發(fā)生跳行、隔頁，應當將空行、空頁劃線注銷，或者注明‘此行空白’、‘此頁空白’字樣，并由記賬人員簽名或者蓋章。”這對堵塞在賬簿登記中可能出現(xiàn)的漏洞，是十分必要的防范措施。 　　(7)結(jié)出余額。“凡需要結(jié)出余額的賬戶，結(jié)出余額后，應當在‘借或貸’等欄內(nèi)寫明‘借’或者‘貸’等字樣。沒有余額的賬戶，應當在‘借或貸’等欄內(nèi)寫‘平’字，并在余額欄內(nèi)用‘0’表示。現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬必須逐日結(jié)出余額。”一般說來，對于沒有余額的賬戶，在余額欄內(nèi)標注的‘0’應當放在“元”位。 　　(8)過次承前。“每一賬頁登記完畢結(jié)轉(zhuǎn)下頁時，應當結(jié)出本頁合計數(shù)及余額，寫在本頁最后一行和下頁第一行有關欄內(nèi)，井在摘要欄內(nèi)注明‘過次頁’和‘承前頁’字樣；也可以將本頁合計數(shù)及金額只寫在下頁第一行有關欄內(nèi)，并在摘要欄內(nèi)注明‘承前頁’字樣。”也就是說，“過次頁”和“承前頁”的方法有兩種：一是在本頁最后一行內(nèi)結(jié)出發(fā)生額合計數(shù)及余額，然后過次頁并在次頁第一行承前頁；二是只在次頁第一行承前頁寫出發(fā)生額合計數(shù)及余額，不在上頁最后一行結(jié)出發(fā)生額合計數(shù)及余額后過次頁。 　　(9)登記發(fā)生錯誤時，必須按規(guī)定方法更正，嚴禁刮、擦、挖、補，或使用化學藥物清除字跡。發(fā)現(xiàn)差錯必須根據(jù)差錯的具體情況采用劃線更下、紅字更正、補充登記等方法更正。 　　(10)定期打印。《規(guī)范》第六十一條對實行會計電算化的單位提出了打印上的要求：“實行會計電算化的單位，總賬和明細賬應當定期打印”；“發(fā)生收款和付款業(yè)務的，在輸入收款憑證和付款憑證的當天必須打印出現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬，并與庫存現(xiàn)金核對無誤。”這是因為在以機器或其他磁性介質(zhì)儲存的狀態(tài)下，各種資料或數(shù)據(jù)的直觀性不強，而且信息處理的過程不明，不便于進行某些會計操作和進行內(nèi)部或外部審計，對會計信息的安全和完整也不利。