世界服裝鞋帽網首頁 > 正文
細數檔案主要存儲媒體
在實際建立歸檔體系前，必須根據檔案的不同形式和存檔的要求，對需要的設備和其他歸檔用品進行預測。存檔設備一般包括：文書柜、索引卡、文書夾、訂書機、雙孔打洞機、分檔書櫥、取放卷宗時的專用凳子和分類器具。常用的分類器是可移動的、標準尺寸為15 cm長、7.5 cm一10 cm寬的存放用具。
★ 直式及橫式文書柜
辦公室文書一般都存放在抽屜式文書柜里，抽屜式文書柜分直式和橫式兩種。大多數文書柜都漆成裝飾性顏色，一般都帶有鎖，其制成材料具有絕緣、防火等性能，并且都帶有懸掛系統。
直式文書柜可有2個－ 5個抽屜疊放組成，根據經常要利用的資料的儲存量而定其大小。文書柜中的每個抽屜要貼有標簽，以指示其中資料的內容，還要有便于迅速查閱目錄卡和穩固、支托文書夾的導槽。所有的文書夾，都應帶有簡潔一致的標簽，這些標簽可以是易貼式的，也可以是自粘式的。信件要按照日期排放整齊，左側要對齊文書夾的折縫處。每個抽屜要有20張一25張目錄卡。需要注意的是，每個文書夾所存放的文書最多不超過50份。否則，應把文書數量較多的文書按個人、公司或問題歸類成新的文書夾。
很多單位在直式文書柜中，使用懸掛式文書夾。這種懸掛式文書夾有較大的伸展性，它有突出的指引卡，并且可以容納更多數量的資料。懸掛式文書夾的兩側有掛鉤，使它可以掛在文書柜上，指引卡一般放在方便而且注目的地方。
橫式文書柜的性質和功能與直式文書柜相同，并且也可以容納2個一5個抽屜，并且抽屜的規格較大。它長的一邊是沿墻排，抽屜僅能向操作者伸出大約l英尺。放在橫式文書柜里的文書夾，其正面朝著抽屜的左側，側面正對著使用者。橫式文書柜的后架可以往前移，也可以往后移，操作靈活方便。
★ 開架儲存
開架儲存指的是用敞開式資料架存放檔案，它像書柜一樣沒有門，因此能夠節省空間，而且便于快速查閱資料，目前得到廣泛使用。這種資料架可以調節，并略微向前傾斜，資料架里還有可移動的盒子，一個盒子里存放屬于同一類內容的資料。但如果辦公場所沒有空調，也沒有空氣過濾器，開架儲存就不合適了。因為灰塵的堆積和缺乏對溫濕度的控制，使這些開架儲存設備難以使用。近年來，可移式開架儲存柜得到越來越廣泛的使用，因為這種儲存柜只需要較少的空間，一名工作人員站在一個位置上能操作三個開架柜，開架文書柜上的文書夾又能直接看見，這樣就可以使用顏色密碼幫助工作人員快速歸檔和檢索，并很快發現歸檔錯誤。
★ 卡片式儲存柜
有些關于個人或某個題目的資料可以保存在各種尺寸的卡片式儲存柜內。常用的卡片尺寸是：7.6 cm、10 cm、12.7 cm、15.2 cm和20.3 cm?？ㄆ絻Υ婀窨梢苑胖?.5 cm、12.7 cm大小的卡片，也可以間隔成不同的寬度，以存放2排或3排卡片。新式的卡片式儲存柜裝有自動檢索裝置，工作人員在一個固定的位置上，一按鍵鈕便能從一層、二層或更多層內取出所需資料。
★ 顯露式文書柜
顯露式文書柜配有高度為5 cm、寬度為12 cm一30 cm的小抽屜，用以放置打印得十分詳細的資料目錄卡，目錄卡僅露出每張卡片的識別端，這些文書柜通常迭層放置，每個抽屜由一個金屬蓋蓋住一部分，這個金屬蓋有助于使資料平置。通過查閱每一張卡片，人們可以容易地找到所需要的資料。這種文書柜可以作為索引儲存器，這種索引用以指明其他資料的存放位置。例如，一家大公司使用這種顯露式文書柜儲存有關檔案的資料，這些檔案存放在公司的檔案中心。當需要一份檔案時，工作人員可以在顯露式文書柜接收臺上查閱，確定這份檔案的位置，或者是否已拍攝在縮微膠卷上，或者是否已被銷毀；如果仍被保存，其保存時間有多長等等。公司還可在顯露式文書柜內裝入自動檢索裝置，以快速確定每份檔案的位置。
★ 縮微膠卷儲存 縮微攝影是以各種平面原件為拍攝對象，將原件的縮小影像記錄在特別膠片上的過程?？s微膠卷的應用能夠極大地節約儲存空間，當一份硬拷貝翻拍到縮微膠卷上時，縮微膠卷所占的空間僅為該文書原來所占空間的2％，縮微膠卷的最大優點就在于此?？s微檔案能攝制在16mm和35mm的彩色或黑白膠卷上，它們儲存在軟片卷或軟片盒內。文書柜、裝訂夾、小型的管狀容器均可以儲存縮微膠卷和縮微印刷品?？s微膠片上記錄的圖像和文字十分微小，人眼無法閱讀，因此必須借助于縮微閱讀器將形象放大，或者用閱讀復印機放大復印在紙上才能進行閱讀。
★ 計算機磁帶儲存
計算機磁帶可以容納大量的資料，因而可以節省大量空間，并可以進行快速的資料檢索。這些磁帶用特殊的封閉木柜儲存，也可以在封閉空間的架子上保存。此外，還有一種儲存盒，當需要某些磁帶時，可使其朝前滑出，取出資料。需要給這些磁帶編制索引，并要一份各盤磁帶存放位置的記錄，以便迅速查找資料。
★ 備忘錄資料 備忘錄是一種用來提醒某事或幫助回憶的資料，通常采用7.6 cm、12.7 cm卡片資料格式，作為檔案資料的補充隨時查用。備忘錄包括用于補充啟示、說明某件事的材料及查尋線索的復制材料，使用起來十分便利。
★ 直式及橫式文書柜
辦公室文書一般都存放在抽屜式文書柜里，抽屜式文書柜分直式和橫式兩種。大多數文書柜都漆成裝飾性顏色，一般都帶有鎖，其制成材料具有絕緣、防火等性能，并且都帶有懸掛系統。
直式文書柜可有2個－ 5個抽屜疊放組成，根據經常要利用的資料的儲存量而定其大小。文書柜中的每個抽屜要貼有標簽，以指示其中資料的內容，還要有便于迅速查閱目錄卡和穩固、支托文書夾的導槽。所有的文書夾，都應帶有簡潔一致的標簽，這些標簽可以是易貼式的，也可以是自粘式的。信件要按照日期排放整齊，左側要對齊文書夾的折縫處。每個抽屜要有20張一25張目錄卡。需要注意的是，每個文書夾所存放的文書最多不超過50份。否則，應把文書數量較多的文書按個人、公司或問題歸類成新的文書夾。
很多單位在直式文書柜中，使用懸掛式文書夾。這種懸掛式文書夾有較大的伸展性，它有突出的指引卡，并且可以容納更多數量的資料。懸掛式文書夾的兩側有掛鉤，使它可以掛在文書柜上，指引卡一般放在方便而且注目的地方。
橫式文書柜的性質和功能與直式文書柜相同，并且也可以容納2個一5個抽屜，并且抽屜的規格較大。它長的一邊是沿墻排，抽屜僅能向操作者伸出大約l英尺。放在橫式文書柜里的文書夾，其正面朝著抽屜的左側，側面正對著使用者。橫式文書柜的后架可以往前移，也可以往后移，操作靈活方便。
★ 開架儲存
開架儲存指的是用敞開式資料架存放檔案，它像書柜一樣沒有門，因此能夠節省空間，而且便于快速查閱資料，目前得到廣泛使用。這種資料架可以調節，并略微向前傾斜，資料架里還有可移動的盒子，一個盒子里存放屬于同一類內容的資料。但如果辦公場所沒有空調，也沒有空氣過濾器，開架儲存就不合適了。因為灰塵的堆積和缺乏對溫濕度的控制，使這些開架儲存設備難以使用。近年來，可移式開架儲存柜得到越來越廣泛的使用，因為這種儲存柜只需要較少的空間，一名工作人員站在一個位置上能操作三個開架柜，開架文書柜上的文書夾又能直接看見，這樣就可以使用顏色密碼幫助工作人員快速歸檔和檢索，并很快發現歸檔錯誤。
★ 卡片式儲存柜
有些關于個人或某個題目的資料可以保存在各種尺寸的卡片式儲存柜內。常用的卡片尺寸是：7.6 cm、10 cm、12.7 cm、15.2 cm和20.3 cm?？ㄆ絻Υ婀窨梢苑胖?.5 cm、12.7 cm大小的卡片，也可以間隔成不同的寬度，以存放2排或3排卡片。新式的卡片式儲存柜裝有自動檢索裝置，工作人員在一個固定的位置上，一按鍵鈕便能從一層、二層或更多層內取出所需資料。
★ 顯露式文書柜
顯露式文書柜配有高度為5 cm、寬度為12 cm一30 cm的小抽屜，用以放置打印得十分詳細的資料目錄卡，目錄卡僅露出每張卡片的識別端，這些文書柜通常迭層放置，每個抽屜由一個金屬蓋蓋住一部分，這個金屬蓋有助于使資料平置。通過查閱每一張卡片，人們可以容易地找到所需要的資料。這種文書柜可以作為索引儲存器，這種索引用以指明其他資料的存放位置。例如，一家大公司使用這種顯露式文書柜儲存有關檔案的資料，這些檔案存放在公司的檔案中心。當需要一份檔案時，工作人員可以在顯露式文書柜接收臺上查閱，確定這份檔案的位置，或者是否已拍攝在縮微膠卷上，或者是否已被銷毀；如果仍被保存，其保存時間有多長等等。公司還可在顯露式文書柜內裝入自動檢索裝置，以快速確定每份檔案的位置。
★ 縮微膠卷儲存 縮微攝影是以各種平面原件為拍攝對象，將原件的縮小影像記錄在特別膠片上的過程?？s微膠卷的應用能夠極大地節約儲存空間，當一份硬拷貝翻拍到縮微膠卷上時，縮微膠卷所占的空間僅為該文書原來所占空間的2％，縮微膠卷的最大優點就在于此?？s微檔案能攝制在16mm和35mm的彩色或黑白膠卷上，它們儲存在軟片卷或軟片盒內。文書柜、裝訂夾、小型的管狀容器均可以儲存縮微膠卷和縮微印刷品?？s微膠片上記錄的圖像和文字十分微小，人眼無法閱讀，因此必須借助于縮微閱讀器將形象放大，或者用閱讀復印機放大復印在紙上才能進行閱讀。
★ 計算機磁帶儲存
計算機磁帶可以容納大量的資料，因而可以節省大量空間，并可以進行快速的資料檢索。這些磁帶用特殊的封閉木柜儲存，也可以在封閉空間的架子上保存。此外，還有一種儲存盒，當需要某些磁帶時，可使其朝前滑出，取出資料。需要給這些磁帶編制索引，并要一份各盤磁帶存放位置的記錄，以便迅速查找資料。
★ 備忘錄資料 備忘錄是一種用來提醒某事或幫助回憶的資料，通常采用7.6 cm、12.7 cm卡片資料格式，作為檔案資料的補充隨時查用。備忘錄包括用于補充啟示、說明某件事的材料及查尋線索的復制材料，使用起來十分便利。
責任編輯：
世界服裝鞋帽網版權與免責聲明：
1、凡本網注明"來源：世界服裝鞋帽網sjfzxm.com"的所有作品，版權均屬世界服裝鞋帽網所有，轉載請注明"來源：世界服裝鞋帽網sjfzxm.com"，違者，本網將追究相關法律責任。
2、本網其他來源作品，均轉載自其他媒體，目的在于傳遞更多信息，不表明證實其描述或贊同其觀點。文章內容僅供參考。
3、若因版權等問題需要與本網聯絡，請在30日內聯系我們，電話：0755-32905944，或者聯系電子郵件： 434489116@qq.com ，我們會在第一時間刪除。
4、在本網發表評論者責任自負。
網友評論僅供其表達個人看法，并不表明本網同意其觀點或證實其描述，發言請遵守相關規定。