商務差旅戰略應怎樣管理？

      對于業務范圍遍及全國、各地區或者全世界的大多數企業而言，商務差旅對其發展是至關重要的。在世界不同地區，面對面交流與溝通是經常需要的，而商務差旅使這樣的交流得以實現，從而讓企業獲得更多業務機會，建立起重要的合作關系，并保障新業務順利開展。

　　因此，企業應把商務差旅像管理企業其他可控制的花費一樣進行管理。當差旅和有關招待活動已被納入計劃并已進行預算，采取戰略性管理的效果將能夠達到事半功倍的效果，并且還能節約成本。

　　實現有效的差旅管理，需要一家專業的差旅管理公司協助管理，因為他們了解你與眾不同的差旅模式和需求。與一家專業的差旅管理公司密切合作，并在差旅管理中遵循以下四要素，你就可能贏得更多時間，節省大量成本。

　　進一步完善企業差旅體系，如“需求管理”

　　最大化減少空中旅行成本

　　盡可能獲得酒店預訂的最優價格

　　保障商務旅行者的人身安全

　　1、 進一步完善企業差旅體系

　　企業差旅的整體效率很大程度上是由企業文化決定的。員工們關注的是他們何時、何地乘坐航班，選擇的是哪家航空公司，將會入住哪家酒店。以上種種因素都將最終影響到整個差旅行程的成本效率。在商務旅行中，通過倡導健康的企業文化，采取始終如一的、集中的管理方法是非常重要的，能減少很多不必要的開支。

　　通過與你的差旅管理公司查詢最低和最適合的票價，也稱做當天最佳票價。

　　“需求管理”是一種整體分析方法，它不僅關注企業文化，也會從旅行的必要性、頻率和價格等各方面進行考慮。運用“需求管理”的方法，可以通過以下方式進一步提高差旅管理水平。

　　對公司員工通常情況下的商務差旅作出評估，與專業的差旅管理公司合作，找出可以減少開支的項目。

　　對于你最為關注的因素進行考慮，為你的員工提供高效、靈活、安全的商務差旅，或者尋求最低花費的差旅方式。

　　制訂一個集中的差旅政策，讓每個人都有章可循，并且通過更強的談判和購買能力，以得到最具競爭力的價格

　　確保你的員工能夠遵照該政策。

　　通過一家專業的差旅管理公司進行所有的預訂工作，有助于差旅政策的遵循和長期的費用節省。

      2、 最大化減少空中旅行成本

　　企業的差旅費用主要用來自航空旅行。你可以通過一系列策略對公司空中旅行的成本效率進行優化，具體包括：

　　每當公司預訂機票的時候，通過你的差旅管理公司查詢最低和最適合的票價，也被稱做當天最佳票價。

　　盡可能早去預訂機票。

　　把分析出行情況作為差旅政策的一個部分，看是否能預訂性價比更高的行程(比如，國內旅行選擇經濟艙、適當時候給予獎勵、以普通艙代替頭等艙等措施。)

　　對于短距離飛行，可以考慮選擇更低價格的機型。

　　你的員工中可能會有人不按照這樣的規章去進行各項預訂，這也需要事先考慮到，并制定相關防范措施。

　　3、 盡可能獲得酒店預訂的最優價格

　　除了空中旅行，在企業差旅費用預算中，占據較大比例的就是住宿酒店的開

　　支了。你的商務差旅管理顧問能夠協助你優化現有的酒店預訂方案，從而節省更多成本。例如：

　　預算房間數量作為談判價格的有力籌碼。

　　對員工將要去的目的地進行考察，綜合考慮各項因素，在同樣便利的情況下，看是否有更高性價比的選擇，最后再作出決定。

　　就住宿的費用總額與對方進行商談，包括根據公司要求提供的增值服務(比如，長途電話、食物和飲料以及洗衣服務等等)，在總體增加的旅行開支中節省這部分費用。

　　根據費用控制是否異常，來監測公司酒店預訂方案執行情況。

　　搜集與上年同期相比較的一些數據，包括城市平均消費水平統計報告。

　　以公司與酒店協議價格為基準，在市場中尋找與之規模相當的加以比較，確保在目前市場條件下，你的價格是非常具有競爭力的。

　　如果發現公司與協議酒店簽定的價格并不具有競爭力，可提出雙方再行商議。

　　基于對酒店的深入了解和豐富的行業經驗，提出專業性的建議。

　　編寫易于使用的酒店名錄，并對公司酒店預訂方案加以標注。

　　確定公司與酒店的協議價格已輸入到酒店方的預留系統中，并確保在線預訂同樣精確，并且可行。
　在可能的情況下，將公司所有酒店預訂方案交予你的專業差旅管理顧問，讓其代為談判，爭取最低價格。

　　4、 保障商務旅行者的人身安全

　　風險管理計劃是保障旅行者安全的重要部分。你的差旅顧問能夠協助你關注那些正在旅行中或計劃出行的員工。

　　至少要采納以下幾個步驟：

　　確保最主要的差旅政策是適用的，并已將旅行者的情況提供給你的商旅顧問。

　　行程中所有的預訂工作通過一家專業的差旅顧問公司來完成，并確保全公司都將遵循差旅政策，這樣，一旦遇到緊急突發情況，旅行者能迅速被妥善安置。

　　為你的旅行者辦理全程保險。

　　在你的旅行者啟程以前，對他們健康方面的注意事項提出建議，例如接種疫苗，服用一些預防性藥物等。

　　每次商務旅行之前，對潛在危險作出判斷。

　　出發前，確保所有的簽證、護照以及外幣兌換手續準備妥當。