從項目交接看項目文檔管理
項目文檔對于項目管理的作用已經不用再講了，但文檔的管理卻又通常是項目管理中最容易忽略的內容。實際對于任何一個項目而言，文檔一定要有的，但不一定要多，只要可以說明問題就行了。
最近正在接手一個項目，就以此項目為例，說一下我的體會。這個項目已經開發完成，并且已經上線運行，具備了一定的客戶群體。接手這個項目時，此項目只有成果，沒有過程。僅有一份完整的用戶手冊。
針對此情況，提出要求，需補充以下文檔：
一、《成果說明文檔》：需說明當前所有可提交成果，、成果內容描述及成果評估。成果描述至少需要描述以下內容：
1) 成果存在形式及現狀：針對軟件項目而言，基本上成果都是以可運行代碼形式存在，但在此一定要明確說明代碼的現狀，是否經過測試，如果經過測試，需提交相關的測試報告，如果沒有經過測試，那是否已經完成，完成后，如果未完成則進行到什么程度，尤其是如果沒有注釋的代碼，應明確交代代碼實現的功能描述及接口描述。
2) 成果研發過程說明：主要說明成果的追溯過程，此代碼從何而來，是否具備相應的計劃內容，如果沒有，這成果的上一個環節是什么，以代碼為例，代碼上一個環節是否有設計，設計上一個環節是否有需求分析等等。這部分代碼是根據什么來進行的研發。如果某個成果沒有追溯到最初環節，就需要注意了，這部分內容就是風險了。
3) 成果可用性說明：并不是最終提交的成果就一定是有效、可用的。也許會隱藏很多的問題，這需要任務的相關承擔人進行可用性描述，我們作編碼的都知道，在特定的情況下，可能會采用一種臨時方案去實現一個功能，等最終集成時再去修正，但很多情況下這種臨時方案都成為了最終方案。所以，一定要對成果進行有效性說明，如果沒有的，就一定要進行嚴格的測試驗收。
4) 成果責任人說明：一定要有，不是追究責任，而是便于溝通。
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提交成果 |
類型 |
存在地址 |
當前狀態 |
最終評估 |
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描述可提交成果內容 譬如：××單元設計文檔 ××模塊源代碼 |
代碼 文檔 設計文件 |
當前存放地址 |
完成且使用 完成未使用 未完成 取消 |
可用且過程完整 可用僅成果 可用部分過程 提交不可用 未提交 未完成 |
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訂單自動生成模塊 |
VB代碼 |
VSS\sourcecontrol\Order |
完成且使用 |
可用部分成果 具備需求文檔無設計文檔 |
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訂單表單 |
文檔（需求原始資料） |
無電子版，保管人員：××× |
完成且使用 |
可用且過程完整 |
二、《計劃管理說明文檔》：如果有完整的Porject計劃是最好的，但此文檔一定要注意的是其準確性，在用Project進行計劃管理時，往往是項目進展時間越長，變更越多，計劃維護就越困難，此時就有可能計劃已經無法反應實際的項目進展情況了。計劃管理文檔一定要仔細研究，整個項目計劃是否安排妥當，哪些任務制定了但沒有完成，哪些任務取消了，這些取消的任務是否是屬于預定的功能要求，哪些環節就沒有進行，哪些環節多次重復，有哪些人員工作過程中發生了任務的中斷變化，都可以從計劃管理說明文檔看出，這樣更有利于評估項目的實際情況，風險情況，并可以根據前階段未完善的內容進行后續完善。同時，很關鍵的一點是，這些任務中是否存在非正常情況，譬如：你認為很難的技術研發工作在短時間內卻已經完成，這都需要注意，并了解實際情況。最終通過計劃管理說明確文檔定是否預定的目標已經全部完成。而已經完成的內容應該和以上提交的成果說明是一致的，此部分如果不存在文檔，就需要根據相應的成果內容及人員對整個過程進行文檔補充。此文檔完成后，也可成為后續管理的一個基礎，進行優化處理。
如果沒有計劃管理文檔的話，補充的時候，則建議采用Project來完成，前一個成果提交文檔，并且最好可以采用WBS來組織任務的安排，將已經提交的對應到相應的任務中。通過前一文檔狀態的說明，將未完成的內容做標記，并且看是否存在同樣的任務不同的成果表現形式的情況，這時應該是屬于重復性任務，也做標記說明。
三、《需求說明書》：需說明產品的最初需求內容實際對于我當前接手的這個產品，需求說明書的重要性已經大大降低了，因為產品已經研發完成，且提供了完整的用戶手冊，但整理需求說明書的主要目的還是有兩個：
1、是要建立完整的項目過程追溯流程，為后續工作做準備。
2、通過需求驗證成果的有效及可用性。
需求說明書是一個可簡可繁的一個文檔，在這個項目中，需求說明書更多的是從用戶手冊中來提取需求了，實際的意義并不是很大。但如果是做一個新的項目，則需求說明書應該是僅最大可能的對用戶業務進行一種還原描述，不要摻雜個人的理解。至于是否可以實現，怎么實現是后續工作的事情，不是這個環節的內容。
四、《系統設計說明書》：系統設計說明書現在在這個時候已經無法在考慮設計的問題，但此時應該提供以下內容：
1、系統的架構設計及架構在應用過程的調整。并且最好可以提供架構的弊病分析說明。
2、接口設計說明及接口的詳細規格及設計說明。現在的系統基本上都是松散的，通過接口標準從而最終實現系統的集成，所以，接口部分非常關鍵，這部分內容一定要非常清晰和準確。
3、如果現在無法再提供設計文檔，則建議通過第三方工具，根據成果代碼反項生成設計，并在此基礎上進行文檔補充，看設計總比看代碼好很多，所以，這部分內容應該進行提供。如果在新項目中，此部分內容頁建議考慮，主要是規劃接口調用、對象職能及對象關系。
五、《數據庫設計說明書》
我本人還是十分重視數據庫設計的，雖然現在有很多的DAO的工具，而且也倡導對象建模，但實際在應用過程中，完全做到的卻是少之又少，尤其是針對數據分析部分內容。所以此文檔我認為還是非常重要的。至于文檔的格式，因為此方面已經非常“標準”化了，就不在進行說明了。
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