如何打理你的工作環境

　　 　　雜亂無章的工作環境最易使人遺忘重要的事情或物件，以致丟三落四，顧此失彼，從而加重這樣的環境本身帶給你的煩躁情緒――如此一來，工作效率高低不說，連自己的健康看來也得賠在里邊了。 　　因此，整頓工作環境是效率專家們最常提出的（也是非常重要的）建議之一。不同版本的“5S”、“5C”被人津津樂道。但我也發覺，什么東西只要一加歸納，一用縮寫，就立即變成了“學院派”的專利，也就神秘得不知所云了。（有幾個人能說出“54321辦公室”是管什么的？） 因此，還是讓我們從看得懂的步驟開始吧。 　　 移除 　　對待一個“百寶堆”式的辦公桌、書架或柜櫥，最好的方法就是先將上面、里邊的東西一股腦地堆在房間的最顯眼處。不用這個方法，你整理起來會束手束腳，患得患失。 　　 當然，輕拿輕放還是要的。總不能“潑洗澡水潑掉了孩子”。 　　 整理 　　以大刀闊斧的精神對“百寶堆”的物件進行整理分類。以兩秒種一件的速度，迅速將其分為“無用”、“？”和“有用”三堆；再對“有用”的一堆重做一次，只留下“絕對必需”的物品。 　　在面對每一個“有用”的物件時，要不斷地問自己這樣兩個問題： 　　 “我上次用它是在什么時候？”――如果答案是“一年以前”，那么絕對不是“必需”用品――立即把它放入“？”一堆。 　　 “我多久會用上一次？”――如果答案不是“至少一周一次”，那么也不是“必需”用品――也把它放入“？”一堆。 　　揀出了自己絕對必需物品之后，整理工作的重點就該輪到“？”一堆了。這其實是這一階段的重頭，因為這一堆肯定是最大的。 　　在整理過程中，要將它們再分作“收藏”、“送人”和“無用”三堆。千萬不要被“這玩意真好玩”、“挺值錢的”或是“說不準可以傳給兒子”之類的想法誘惑，因為所有這些，只是說明了東西本身可能的價值，而不是對你來說的價值（使用價值）。如果你想收藏，就把它們放在一個統一的牢靠的地方，并登記造冊；如果你覺得“不值得那么麻煩”，那么說明這東西根本就沒有留著的價值，還是盡快扔掉或送人為好。 　　經過這番工作，該送的送，該扔的扔，東西一少，心情會首先不知不覺地好起來。不信？你試試看。 　　 清潔 　　這一步很好理解，就是把環境和所有不要扔的物品清掃、擦拭干凈。工作雖然繁瑣，但也許可以請人代勞。別以為只有有下屬的人可以這樣做，如果工作實在太忙，沒有下屬的人可以去請鐘點工。 　　 定位 　　東西是否有用，全賴于你在要用的時候能夠及時找到。這里，要借用一個管理工學的概念：可視化，即標明所有可以確定標明的物品的用途、用法及注意事項。 　　用在辦公室，就是要標明每個文件柜（包括隔層）、每個文件盒、每個文件夾甚至辦公桌的每個抽屜的用途及所放置的文件物品。為了美觀起見，標簽不必象廠區那樣大，有條件的還可訂制小型銅制銘牌。 　　這樣做的目的其實是雙重的：不僅可以使你及時找到要找的東西，也可提醒你用完后放回原處。（想想，你大概不會將寫有內容的記事本放入一個標明是“文具”抽屜中，但如沒有標明，那可就難說了。） 　　剩下的就是養成習慣，我們不再作為一個步驟列出。一開始肯定不太習慣，但強迫成習慣，習慣成自然。“人是習慣的奴隸”，我們總希望是些好的習慣。