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    不要把文件變成“垃圾”

    2007/8/3 16:34:00 來源: asiaec評論(0)41174

    時間管理很重要的一點,就是管理好桌上的文件。工作的目標應當是每一個文件只處理一次,不可以把各種文件亂堆在桌子上,因為辦室是工作場所,不是儲藏室。 文件的處理不妨采用以下四種方式:立即處理、轉給別人、歸檔、丟棄。再深入來看看這四點: ★ 立即處理 看過文件就趕快回復,如果未來才處理,就把它記在記事系統(tǒng)里,不管是計算機里或傳統(tǒng)的記事本里。 ★ 轉給別人 若是尚需要一些資料才能處理,這時才能轉給別人;不過要盯緊這件事,免得誤了截止期限。至于對方何時需回音,須在文件上注明,同時也應記在記事系統(tǒng)上,以提醒自己。換句話說,要讓對方清楚你的要求及交付時間。 ★ 歸檔 如果要把文件歸檔,就要準備一個檔案夾,并把歸檔日期記在記事本里,這樣就不會堆積文件了。 ★ 丟棄 最后需用留意的是,丟在桌上的許多文件經(jīng)常跟你沒多大關系,盡可能把它們丟在廢紙盒中,別打算留下來“預防萬一”。整理一下處理過的文件,把需要的資料抄寫下來,然后再將之丟棄。 運用記事系統(tǒng),每個月檢視一次所有的檔案,并把任何不需要的文件毫不遲疑地扔掉。否則,任由各樣的紙張堆積,日后歸檔就會很麻煩,拖延耽誤就會成為家常飯了。
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