電子檔案的保存與維護(hù)

電子檔案的特性不同于紙質(zhì)擋案，決定其在保存與維護(hù)方面的復(fù)雜性。如何保存、維護(hù)電子檔案，使之安全、可靠并永久處于可準(zhǔn)確提供利用的狀態(tài)，是檔案工作者急需解決的問(wèn)題。 　　第—，要保證電子檔案載體物理上的安全。一般情況下，電子檔案是以脫機(jī)方式存儲(chǔ)在磁、光介質(zhì)上，所以，要建立—個(gè)適合于磁，光介質(zhì)保存的環(huán)境，諸如溫濕度的控制，存放載體的柜、架及庫(kù)房應(yīng)達(dá)到的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的要求，載體應(yīng)直立排放、并滿足避光、防塵、防變形的要求，遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)和有害氣體等。 　　第二，要保證電子檔案內(nèi)容邏輯上的準(zhǔn)確。電子檔案的內(nèi)容是以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于各種載體上的，在以后的利用中，必須依賴干電子計(jì)算機(jī)軟硬件平臺(tái)將電子檔案的內(nèi)容，還原成人們能夠直接閱讀的格式進(jìn)行顯示。這對(duì)于電子檔案而言是一個(gè)較為復(fù)雜的過(guò)程。因?yàn)椋娮訖n案來(lái)自各個(gè)方而，往往是在不同的電子計(jì)算機(jī)系統(tǒng)上形成的，且在內(nèi)容的格式編排上也不盡—致，這種在技術(shù)和形式上的差異，必然導(dǎo)致在以后還原時(shí)，所采用的技術(shù)與方法的不同。而電子檔案在形成時(shí)所依賴的技術(shù)，往往是已經(jīng)過(guò)時(shí)的技術(shù)，這是科技進(jìn)步所帶來(lái)的必然結(jié)果。因此，除對(duì)電子擋案本身進(jìn)行很好的保存外，還必須對(duì)其所依賴的技術(shù)及數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)和相關(guān)定義參數(shù)等加以保存，或采用其它方法和技術(shù)力加以轉(zhuǎn)換。 　　第三，要保證電子檔案的原始性。對(duì)于一些較為特殊的電子檔案，必須以原始形成的格式進(jìn)行還原顯示。可采用以下三種方法：—是保存電子檔案相關(guān)支持軟件，即在保存電子檔案的同時(shí)，將與電子檔案相關(guān)的軟件及整個(gè)應(yīng)用系統(tǒng)—并保存，并與電子檔案存儲(chǔ)在—起，恢復(fù)時(shí)，使之按本來(lái)的面目進(jìn)行顯示；二是保存原始檔案的電子圖像；三是保存電子檔案的打印輸出件或制成縮微品，因?yàn)檫@是最為穩(wěn)妥的的永久保存方法。 　　第四，要保證電子檔案的可理解性。對(duì)一份電子檔案的內(nèi)容來(lái)說(shuō)，常常有不被人完全理解的情況。為了使人們能夠完全理解一份電子檔案，就需要保存與檔案內(nèi)容相關(guān)的信息。這些信息應(yīng)包括：元數(shù)據(jù)；物理結(jié)構(gòu)與邏輯結(jié)構(gòu)的關(guān)系；相關(guān)的電子檔案名稱、存儲(chǔ)位置及相互關(guān)系；與電子檔案內(nèi)容相關(guān)的背景信息等。 　　第五，要對(duì)電子檔案載體進(jìn)行有效的檢測(cè)與維護(hù)。電子檔案載體，特別是磁性載體，極易受到保存環(huán)境的影響。因此，對(duì)所保存的電子檔案載體，必須進(jìn)行定期檢測(cè)和拷貝，以確保電子檔案信息的可靠性。定期檢測(cè)，應(yīng)每年一次，采用等距抽樣或隨機(jī)抽樣的方式進(jìn)行，樣品數(shù)量以不少于10%為宜，以一個(gè)邏輯卷為單位。首先進(jìn)行外觀檢查，確認(rèn)載體表面是否有物理?yè)p壞或變形，外表涂層是否清潔及有無(wú)霉斑出現(xiàn)等。然后進(jìn)行邏輯檢測(cè)，采用專用或自行編制檢測(cè)軟件對(duì)載體上的信息進(jìn)行讀寫校驗(yàn)。通過(guò)檢測(cè)發(fā)現(xiàn)有出錯(cuò)的載體，須進(jìn)行有效的修正或更新。應(yīng)每四年拷貝一次，且原載體繼續(xù)保留的時(shí)間不少干四年。對(duì)于電子檔案的檢測(cè)與維護(hù)，必須進(jìn)行嚴(yán)格管理，因?yàn)槿魏我淮握`操作，都可能使保存的電子檔案遭到人為損害，甚至造成難以彌補(bǔ)的損失。必須建立相應(yīng)的維護(hù)管理檔案，對(duì)電子檔案的檢測(cè)、維護(hù)、拷貝等操作過(guò)程進(jìn)行記錄，避免發(fā)生人為的誤操作或不必要的重復(fù)勞動(dòng)。 　　對(duì)電子檔案的有效保存與維護(hù)，是—項(xiàng)極其重要而復(fù)雜的工作。因而，在對(duì)電子檔案的保存與維護(hù)過(guò)程中，應(yīng)充分考慮環(huán)境、設(shè)備、技術(shù)、人員及電子檔案的特點(diǎn)等綜合條件，來(lái)制定技術(shù)方案和工作模式，并采取有效措施，以確保電子檔案的安全可靠，能夠永久地處于可準(zhǔn)確提供利用的狀態(tài)，使其在社會(huì)生活中發(fā)揮更大的作用。