電子ファイルの保存とメンテナンス

電子ファイルの特性は紙製のギアと違って、保存とメンテナンスの複雑さを決定します。

電子ファイルをどのように保存し、維持し、安全で信頼性が高く、永久に正確に利用できる狀態にするかは、ファイル作業者の緊急解決問題である。

第─は、電子アーカイブキャリアの物理的な安全を保証する。

一般的に、電子ファイルはオフラインで磁気、光媒體に保存されています。だから、磁気、光媒體保存に適した環境を作りたいです。例えば、溫濕度の制御、キャリヤーを保管するキャビネット、ラック及び倉庫が達成すべき標準的な要求に対して、キャリヤーは直立して排出し、光、防塵、変形防止の要求を満たして、強磁場と有害ガスなどから遠く離れます。

_第二に、電子ファイルの內容の論理的な正確さを保証する。

電子ファイルの內容はデジタル形式で各種のキャリヤーに保存されています。今後の利用においては、コンピュータソフトのハードウェアプラットフォームに依存して、電子ファイルの內容を人々が直接読める形式に還元して表示しなければなりません。

これは電子ファイルにとって複雑なプロセスです。

電子ファイルは各方面から來ていますから、いつも違った電子コンピュータシステムで形成されています。しかも內容のフォーマットの編成にも盡きません。このような技術と形式の違いは、必然的に後で還元する時に採用された技術と方法の違いをもたらします。

電子ファイルは形成する時依存する技術で、よくすでに古い技術で、これは科學技術の進歩がもたらした必然的な結果です。

したがって、電子ギア自體を保存する以外に、その依存する技術やデータ構造や関連定義パラメータなどを保存したり、他の方法や技術力を用いて変換したりしなければならない。

_第三に、電子ファイルの原始性を保証する。

いくつかの特殊な電子ファイルについては、元の形式で再現表示しなければならない。

電子ファイルに関するサポートソフトを保存するとともに、電子ファイルに関するソフトウェア及びアプリケーション全體を保存し、電子ファイルと─緒に保存し、回復したら、本來の姿で表示させます。2番目はオリジナルファイルを保存する電子畫像です。3番目は電子ファイルを保存するプリント出力またはマイクロ製品を作ることです。これは最も安定した永久保存方法です。

_第四に、電子ファイルの理解性を保証します。

電子ファイルの內容については、よく理解されないことがあります。

電子ファイルを完全に理解するためには、ファイルの內容に関する情報を保存する必要があります。

これらの情報は、メタデータ、物理構造と論理構造の関係、関連する電子ファイル名、格納位置および相互関係、電子アーカイブコンテンツに関する背景情報などを含むべきである。

_第五に、電子ファイルのキャリアを有効に検査し、維持します。

電子アーカイブ擔體、特に磁気擔體は保存環境の影響を受けやすいです。

したがって、保存された電子ファイルのキャリアについては、電子アーカイブ情報の信頼性を確保するために、定期的な検査とコピーが必要である。

定期的に検査して、毎年一回、等間隔のサンプリングあるいはランダムなサンプリングの方式を採用して行って、サンプルの數量は10%より少なくないほうがいいです。

まず外観検査を行い、キャリヤーの表面に物理的な損傷や変形があるかどうかを確認し、外観のコーティングが清潔であるか、カビの発生がないかなどを確認します。

その後、論理検査を行い、専用または自主的に検出ソフトを作成してキャリア上の情報を読み書き検査する。

エラーが検出されたキャリアは、効果的な修正または更新が必要です。

四年ごとに一回コピーするべきで、しかももとのキャリヤーの引き続き保留する時間は多くて4年をします。

電子ファイルの検査とメンテナンスについては、厳格に管理しなければならない。何故なら、何度も操作を誤ったため、保存された電子ファイルが人為的な損害を受け、さらには補填困難な損失をもたらす可能性がある。

適切な保守管理ファイルを作成し、電子ファイルの検査、保守、コピーなどの操作過程を記録し、人為的な誤操作や不必要な重複労働を避けるべきである。

電子ファイルの有効保存とメンテナンスは、極めて重要で複雑な仕事である。

したがって、電子ファイルの保存と維持の過程において、環境、設備、技術、人員及び電子ファイルの特徴など総合的な條件を十分に考慮して、技術案と作業モードを制定し、電子ファイルの安全と信頼性を確保するために有効な措置を講じるべきであり、永久に正確に利用できる狀態にあり、社會生活においてより大きな役割を果たしている。