行政文員：如何擺脫“雞肋”身份

兩年前，小葉畢業(yè)于上海某高校英語系。英語是個萬金油專業(yè)，畢業(yè)時，有的同學(xué)做了中學(xué)英語老師，有的去了外貿(mào)公司，還有的當(dāng)了專職翻譯。正當(dāng)小葉對未來陷入迷茫的時候，一則德國某著名公司招聘辦公室文員的啟事吸引了她。公司對小葉的英語水平很滿意，開出的薪水也比小葉的心理價位高出一大截。炫目的外企光環(huán)加上令人羨慕的高薪，小葉就這樣順理成章地跨進了德國公司，走上文員的崗位。 　　文員的工作很瑣碎，但小葉憑借著流利的外語和細(xì)致的性格，很快就對工作游刃有余。漸漸地，她不再滿足于每天打打字、整理整理文檔，她渴望有挑戰(zhàn)性的工作來證明自己。 　　公司主要從事技術(shù)開發(fā)工作，核心部門全與技術(shù)相關(guān)，行政部門只是附屬性、服務(wù)性的，參與不到公司的戰(zhàn)略決策中去，小葉萌生了轉(zhuǎn)入核心部門的想法。但這些部門的技術(shù)壁壘很高，對人員的專業(yè)性要求很強。而小葉除了英語之外，幾乎一無所長，況且英語技能在這個著名外企中，根本算不上什么專長。 　　于是，小葉陷入了迷茫：短期內(nèi)掌握公司需要的技術(shù)基本上是“mission impossible(不可能完成的任務(wù))"；在文員這個崗位上繼續(xù)干下去幾乎看不到上升空間；跳槽吧，差不多就是換個地方繼續(xù)打字、發(fā)E-mail、復(fù)印資料，和現(xiàn)在有什么區(qū)別？想來想去只能轉(zhuǎn)型，可是又朝哪里轉(zhuǎn)好呢？ 　　專家分析：技術(shù)含量低，文員崗位幾成“雞肋” 　　據(jù)上海市勞動與社會保障局發(fā)布的上半年統(tǒng)計結(jié)果，文秘類崗位供求比已達到1：4，即一個崗位4個人爭。用人單位提供的崗位主要是秘書、行政內(nèi)勤、助理等，總體狀況很不樂觀。前臺接待、普通文員等崗位已趨于飽和，相關(guān)求職者較難謀求工作。在職的人員，由于這類崗位技術(shù)含量較低，入行門檻不高，職業(yè)上升空間有限。 　　赫敦（上海）管理咨詢公司職業(yè)顧問曾黎小姐告訴記者，經(jīng)常有從事行政文員工作的職場人前來求助。這些人的共同特征是：女性居多，學(xué)歷以大專為主；專業(yè)主要是外語、行政管理、中文等。曾黎認(rèn)為，行政文員崗位的確有飽和的趨勢，且由于所做的工作可替代性太強，一旦遇到裁員，很有可能首當(dāng)其沖。 　　曾黎特別分析了小葉的處境，她認(rèn)為，像小葉這樣的外企文員，代表著一個龐大的人群。她們出入豪華商務(wù)樓，操一口流利英語，衣著光鮮，拿著高薪，看似風(fēng)光無限，其實每天從事的都是簡單重復(fù)勞動，對職業(yè)競爭力的提升并無幫助，晉升空間也非常狹窄。晉升的目標(biāo)只能局限在辦公室主任、行政主管這樣的職位，這類職位數(shù)量少不說，對人才的管理能力、溝通能力要求也頗高，大部分行政文員都走不到這一步。一旦年齡過大或公司經(jīng)營狀況不好，就有可能遭遇失業(yè)。這類工作是較為典型的“雞肋”職位，一直做下去會不甘心，但高薪和公司的名望又叫人難以放棄。 　　曾黎認(rèn)為，小葉外語好，這是一個突出的優(yōu)勢，不能放棄，應(yīng)仍在外企尋找轉(zhuǎn)型機會。 　　專家建議：發(fā)揮英語特長，朝專業(yè)領(lǐng)域發(fā)展 　　對行政文員的轉(zhuǎn)型方向，曾黎給出了3個建議： 　　出路一：轉(zhuǎn)做人力資源 　　這是最為常見的一種方向。人力資源和行政工作有相通之處，都是以辦公室工作為主，強調(diào)溝通能力和細(xì)致的性格，要求注重細(xì)節(jié)，做事有條理性。不同的是人力資源工作比一般的行政工作專業(yè)性更強，上升空間更大，人力資源部門的管理者往往能參與到公司的決策中去。 　　優(yōu)勢：小葉轉(zhuǎn)向HR管理有其獨特優(yōu)勢———外語純熟。現(xiàn)代HR理論起源于國外，小葉可以自學(xué)該領(lǐng)域的原版教材和其它資料，吸收最前沿的管理思想。這樣的轉(zhuǎn)型會比一般人速度更快、效果更好。此外，小葉有兩年的行政工作經(jīng)驗，對辦公室工作駕輕就熟，且為人謙和、有親和力、細(xì)心負(fù)責(zé)，非常適合從事人力資源工作。 　　劣勢：小葉沒有任何人力資源管理或財務(wù)方面的理論知識和工作經(jīng)驗。 　　建議：小葉可繼續(xù)在現(xiàn)有崗位上工作，業(yè)余時間去進修人力資源管理方面的課程，考出相關(guān)證書，如國家勞動和社會保障部推出的人力資源管理師證書等。然后爭取進入公司的人力資源部門，從人事助理做起。如果在公司內(nèi)部轉(zhuǎn)換有困難，也不妨換一家外企。需要提醒的是，轉(zhuǎn)型往往意味著從零開始，因此一開始不要太計較薪酬和職位。 　　出路二：轉(zhuǎn)做市場營銷 　　市場營銷類崗位入職門檻往往不是很高，不太強調(diào)工作經(jīng)驗，比較容易入行。如果業(yè)績出色，還很有可能成為公司的骨干，晉升空間很大。形象氣質(zhì)好、性格開朗且抗壓能力較強、能面對挑戰(zhàn)的行政文員，不妨向市場營銷方向轉(zhuǎn)型。 　　優(yōu)勢：小葉外在形象好，經(jīng)過性格測試也發(fā)現(xiàn)，她開朗活潑、善于溝通、進取心很強，具備了從事營銷工作的基本性格。 　　劣勢：小葉沒有相關(guān)經(jīng)驗，也沒有營銷資源，剛?cè)胄械囊欢螘r間，需要赤手空拳地打拼，有一個艱難的過程。 　　建議：結(jié)合專業(yè)背景，小葉可盡量尋找使用英語幾率較大的行業(yè)，如外貿(mào)業(yè)、國際物流業(yè)等，從事這些領(lǐng)域的營銷，小葉有得天獨厚的語言優(yōu)勢。 　　另外，營銷工作全憑業(yè)績說話，風(fēng)險較大，和辦公室里風(fēng)吹不著、雨淋不著，舒舒服服拿高薪的工作全然不同。小葉如果有意向這方面轉(zhuǎn)型，要做好心理準(zhǔn)備，以免到時候心理落差太大，半途而廢。 　　出路三：轉(zhuǎn)做公司管理者的秘書或助理 　　還有一條比較“中庸”的出路，就是去擔(dān)當(dāng)核心部門經(jīng)理或公司總監(jiān)的秘書或助理。從工作性質(zhì)上來說，職責(zé)和以往并沒有太大變化，但跳出行政部門，眼界卻會完全不同。 　　在核心部門和核心人物身邊，接觸到的人和事，都會是與公司發(fā)展息息相關(guān)的。久而久之，知識面開闊了，還能學(xué)到更多為人處事的道理。而且按照常理，公司高層的秘書或助理通常不會長期擔(dān)任這項工作，達到一定年限就會開始擔(dān)任部門的負(fù)責(zé)人，將來很有希望進入管理層。 　　優(yōu)勢：以小葉的資歷和能力，完全可以勝任管理層秘書的一般事務(wù)性工作。 　　劣勢：擔(dān)任管理層秘書，不僅要充當(dāng)助手的角色，有時還要充當(dāng)“智囊”，對公司業(yè)務(wù)要有真知灼見，小葉暫時尚不具備這種能力。此外小葉缺乏為管理者直接服務(wù)的經(jīng)驗。秘書要對管理者的個人喜好、工作習(xí)慣非常了解，心思縝密，善于幫上司處理好方方面面的事情。 　　建議：小葉可從現(xiàn)在開始學(xué)習(xí)私人秘書需要掌握的工作技巧和方法，多關(guān)注公司和行業(yè)的走勢，多思考公司的未來發(fā)展。 　　在發(fā)稿之前，曾黎來電告訴記者，小葉在聽取了職業(yè)顧問的意見之后，經(jīng)過慎重考慮，現(xiàn)已成功應(yīng)聘到某外企，擔(dān)任營銷總監(jiān)助理了。她說，在這個崗位上，可以繼續(xù)積累營銷方面的知識和經(jīng)驗，希望有朝一日能正式向營銷工作轉(zhuǎn)型，成為公司的營銷骨干。 　　與小葉有相同經(jīng)歷的“小葉們”，不妨一試，勇敢踏入自己的未來職業(yè)“星途”。