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“摘要”欄填寫要規范
記賬憑證和會計賬簿“摘要”欄,都是用來簡明扼要地反映經濟業務內容的。然而在實際業務中,一些會計人員忽視了這項基礎工作,要么記述太簡略,要么文字過于繁瑣,難以讓別人看清經濟業務的內容,不便于事后的會計分析。鑒于此,筆者認為記賬憑證的“摘要”需用簡明的文字把會計分錄所概括的經濟業務準確地表述出來,具體應抓住以下要點進行填寫:
1.現金、銀行存款賬類。現金科目是記錄和核算本單位庫存現金的收人、付出及結存情況的。摘要的內容應簡要寫明現金收入、付出的對象及事由。銀行存款科目用于核算本單位的銀行結算業務,摘要的內容既要清楚地反映款項的進出,又要便于對賬。因此,摘要須具備兩個方面的內容:結算的方式和結算憑證的號碼;結算款項的對象及業務內容。
2.應收、應付賬款類。該類科目主要是核算本單位與外單位或個人之間的往來款項情況,摘要應寫明往來款項的業務內容,有關結算方式則不必寫。
3.計提、歸集、分配費用類。該類摘要的重點應寫明計算的依據、分配標準及期限等,以便于檢查、分析財務制度的執行情況。
下面試舉兩例加以說明。
[例1]工資結算的會計分錄
借:應付工資
貸:其他應收款——職工借款
——水電費
貸:現金
該記賬憑證的“摘要”應是:“發放職工X月工資,扣回XX借款,代扣X月水電費”。
[例2]職工報銷預支的差旅費并交回余款分錄:
借:管理費用——差旅費
借:現金
貸:其他應收款——XX
該記賬憑證的“摘要”應是“XX部門XX報銷赴XX地差旅費并交回預支余款”。
會計賬簿的“摘要”則應有重點地摘錄記賬憑證的“摘要”內容。如果一字不漏地照抄過來,則會給人以后看賬增加麻煩。如例1,登記“其他應收款——職工借款”賬戶時,只需記“發X月工資扣回借款”;例2,登記“管理費用——差旅費”賬戶時,只需記:“XX部門XX赴XX地差旅費”即可。
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