收文管理活動的方法要點

　　(1)簽收。簽收是程序，指收到文件后收件人在對方的文件投遞單或送文簿上簽字，表示收到。其作用，一是為明確交接雙方的責任提供一種憑證;二是為了保證文件運行安全。

　　(2)登記。登記的形式主要有簿式、卡片式、聯單式三種。登記時應注意：收文與發文，平件、密件與急件一般應分別進行;分清輕重緩急，急件隨到隨登，平件分批登，但也應當日到當日登;登記序號應不留空號，不出重號;字跡工整、不濫用簡稱;所有登錄項目都應完整準確;對于無標題文件應代為擬出簡明、確切的標題。

　　(3)啟封。啟封應由專人負責;標明親收的親啟件，由領導人親啟;啟封后應檢查公文的完整情況。

　　(4)分辦。即為公文確定運轉方向。這是一項事關公文是否準確、迅速得到辦理的決定性工作。依據文件的性質、重要程度、涉密程度、時限要求、內容所涉及的職責范圍，及機關各部門、各級工作人員的分工、有關程序、慣例送交辦理。

　　分辦應有專門登記，有關責任者應同收件人履行交接手續。送出公文前應根據需要將《文件處理單》、《文件傳閱單》等附上，使其隨文運轉。

　　(5)公文摘編。在重要公文投入辦理之前對其所作的加工。目的是為辦理公文提供方便，節省辦公時間。文摘、提要可以附在公文上一并送領導者或其他工作人員閱處，也可刊載于《公文信息》、《來文摘報》等刊物上。綜述、數據資料匯集一般則單獨成文提供，也可刊載于《信息快報》等刊物上。

　　(6)組織傳閱。在組織傳閱時應注意：①選擇合理的傳閱路線形式。②正確排序，隨情況變化做適當調整。③適當分流，如復制若干副本。④積極利用并發展多種傳閱形式，可開辟閱文室、召集閱文者集中閱文、利用現代化手段傳閱文件等。⑤建立傳閱登記手續。⑥及時檢查閱讀情況，有效落實有關領導者閱后的批示。

　　(7)催辦。根據承辦時限和有關要求對公文承辦過程實施的催促和檢查過程。

　　催辦工作的一般過程為：明確對象與對承辦工作的要求(時限、方式、原則等);將有效進行催辦工作所需要的情況以《文件催辦單》等形式記錄在案，作為催辦依據;定期或隨時向承辦部門或人員催詢、檢查承辦工作進展情況;及時協助制訂和實施解決問題的方法、措施，保證公文迅速有效地運轉;驗收辦畢公文，綜合反映承辦工作實際情況與結果，注銷已辦結公文。

　　(8)查辦。公文查辦是指核查重要公文執行情況，督促并協助承辦單位全面、具體地落實公文精神，解決有關問題的活動。

　　公文查辦與催辦都是帶有監督性質的管理活動，但兩者的區別也是比較明顯的：①催辦是對承辦公文過程的監督控制，重點在于使公文按“時”辦畢，查辦則不僅要監控承辦過程，還要管公文產生實效的全部過程，按時、按質、按量地將有關事務辦畢;②催辦一般是以一份具體公文為單位展開，查辦則是以一件“事情”為單位進行，在若干份公文反映同一“事情”的情況下，查辦往往就圍繞這樣一組公文而展開。

　　查辦工作的一般過程是：立案，即確定查辦對象;交辦，向有關部門布置查辦任務;向承辦部門催詢辦理情況;反饋，由查辦人將查辦情況和結果反映給領導者;銷辦，注銷已獲結果的承辦事項，對辦畢公文做出處理。