辦公室收發即時消息的禮儀技巧

 　　要注意通訊信息的選項設置

　　在你通過即時消息聯系某人之前問問人家喜歡什么樣的溝通方式--電話、電子郵件或是即時消息。“有些同事可能會覺得即時消息非常實用，而有些人可能會覺得那會分散注意力而且很煩人，”禮儀專家托馬斯·法利(ThomasFarley)說，他是禮儀網站WhatMannersMost的專欄作家。

　　要非常非常簡潔

　　即時消息并不適合鋪開敘述深刻的思想。“即時消息的好處在于快速節省時間。而它的劣勢則是會讓我們的溝通方式變得松懈，”德克薩斯議會學校的所有人戴安娜·古茲曼(DianeGottsman)說。

　　告訴人們你是否有空

　　你完全可以通過設定自己的狀態避免因被打擾而生某人的氣，或者因為忽略了即時消息而疏遠了某人這些情況的發生。“根據你當天的工作安排來設定你的即時消息狀態--‘沒在座位’或‘忙碌中’的自動消息回復會讓發消息的人知道你不能馬上進行回復，”法利說。

　　不要使用笑臉

　　要用你在電子郵件中所使用的相同的語法和標點--這是非常重要的。“偶爾使用縮寫是可以的，但請不要在工作中使用口語式的方式或傻乎乎的表情，”古茲曼說。

　　永遠不要發送任何你不能大聲讀出來的東西

　　你不會通過工作電話說一些你不希望讓同事或老板聽到的事情。法利建議說，在使用即時消息的時候也要完全遵照這個原則。其他人能很容易的從你身后看到你正在說的話，而且也很有可能你會不經意的把消息發錯人。

　　耐心等待回應

　　即時消息能馬上送達，但并不意味著你就能馬上收到回復。“如果你沒有收到即時消息的回復，不要發送挑釁性的消息，比如‘嘿?’，可能你在發送消息的時候是微笑著的，但對方看不到你的表情，很有可能猜測你的語氣是消極的，”古茲曼說。

　　不要使用憤怒的即時消息短語

　　通過即時消息或電子郵件吵架，會留下太多引起誤解的可能。“如果你在工作中收到了負面的回復或粗魯的即時消息，建議你馬上進行面對面的溝通(通過skype)或打電話給對方。因為辨別肢體語言和語音語調比較容易，這最終能化解或解決沖突，”古茲曼說。