解讀差旅經理必須具備的職責

　　在當今日新月異的商業環境下，差旅經理必須扮演多個角色。差旅經理要協助公司為去往世界各地的商務旅行者提供成本有效且安全可靠的行程。同時，他們也力求節約開支，并有效地控制安排行程。為此，他們經常與差旅管理公司合作。

　　差旅經理根據公司規模大小而職責略有不同，有的差旅經理可能將其全部的時間投入到差旅管理上這一任務上;在某些情況下，差旅經理只將部分時間用于差旅管理，其余時間則從事其他工作。

　　公司規模的大小、資源利用水平的高低暫且不論，以下是幾點是所有差旅經理時刻都應關注的主要目標。

　　確立公司差旅目的及目標

　　差旅經理的職責是和公司差旅利益相關人合作，確定差旅總體目標。這種目標即可以是宏觀的，又可以是微觀的。例如，高級管理人員欲將年度差旅預算削減10%，或者，一些經常差旅者可能會因為對某一旅店的客戶服務不滿意而意欲選擇其他旅店。不論出于何種目的，差旅經理需要抓住差旅者的需求，制定計劃，以確保這些需求在一定時間框架內得以滿足。

　　制定/保留公司的差旅政策

　　如果公司已有差旅政策，差旅經理應確保現有政策能夠適應當今情況，并能反映當前的差旅需求，必要時，應該適時適地提出建議并進行調整。

　　如果公司目前尚無差旅政策，差旅經理則應制定相應差旅政策，為行程的安排、實施和報銷等相關事宜提供清晰、簡明的信息。不論差旅政策是否已被授權還是僅作為一個方針指南，都將由相關內部權威部門進行最終裁決，大多數情況下，高級管理人員也將參與其中。差旅經理的職責則是提出他們認為最適合企業文化和業務需求的建議。(需要詳細說明的是，一些公司不對其差旅政策進行授權，因為他們認為差旅費用是次要的，公司的核心業務才是重點，而其他一些公司有自己嚴格授權了的差旅政策，一旦違反政策就實施相關處分。)

　　差旅政策一旦確定，差旅經理需要確保每位差旅相關人員都了解該政策。這需要差旅經理通過介紹、電子郵件以及企業內聯網的差旅專頁等多種渠道，有效地傳達信息。

　　確保差旅者和行程安排者制定出有效的行程安排

　　除了傳達差旅政策，差旅經理還需與每位差旅者和行程安排者溝通，讓他們了解安排差旅時應該利用哪些資源。因此，差旅經理應提供一份差旅供應商名單以及差旅者通常需要的相關信息。考慮到供應商會隨時間而改變，我們建議將供應商名單附加到政策里，而不作為現行政策。差旅政策還應包括差旅者如何報銷。例如，“差旅者須于每個月12號前提交報銷單和收據。

　　與以下供應商簽訂合同并協調關系：差旅管理公司、航空公司、酒店、汽車租賃公司、企業信用卡提供商等差旅經理需要與差旅相關服務供應商協調關系。其中包括最初的資源尋找與評估以及后來的實際服務供應商的指定，同時還包括向所有服務供應商表明公司商務差旅的相關需求并確定所期望的服務。這一點同差旅管理公司特別相關，通常，差旅管理公司都會就相關的簽訂服務水平達成一項協議。差旅經理在與各個供應商(航空公司、酒店和汽車租賃供應商等)協商時，需要對公司本身的需求量以及具體業務需求有所了解。例如，如果公司需要大量的長途國際差旅，和航空公司協商時，就只需要和航空公司商談商務艙和一等艙的票價問題。

　　指定服務供應商一旦確定，并且差旅者也都知道供應商是誰 (通過差旅經理有效的溝通交流)之后，差旅經理就需要維持與供應商的長期合作關系。這些包括長期追蹤檢測承諾需求量，解決差旅者的需求和關注的問題，與服務供應商一起合作，尋求機會不斷提升服務質量。

　　適時調整管理

　　商旅酬酢(T&E)產業是一個充滿活力且不斷發展的市場。新一代飛機的誕生、新興航空公司的模式、酒店的新建與翻新以及差旅管理公司角色的不斷變化都只是當今商旅酬酢產業不斷變化的一小部分例子。因此，差旅經理必須善于不斷調整管理。的確，這一點是計劃成功的一個基本方面，而這恰恰又是很多公司常常忽視的方面。盡職盡責的差旅經理會確保與主要利益相關人，特別是差旅預定人員和差旅者就供應商協議中的重要條款進行協商溝通，以確保進程的穩定與健全。否則，即使選擇了合適的差旅合作伙伴，但如果這一執行階段出現問題，則會前功盡棄。

　　監控，追蹤與評估

　　一旦差旅計劃成功起步，差旅經理就要監控、追蹤并評估公司差旅過程的各個方面。差旅經理應定期(每年至少一次)就以下問題進行調查：

　　*差旅者是否對差旅管理公司、航空公司、酒店、汽車租賃供應商和/或信用卡供應商提供的服務感到滿意?

　　*公司是達到、超過還是未達到各服務供應商合同期限內的承諾需求量?以及這些會對日后的合作有何影響?

　　*這些差旅方案是否能夠滿足公司的的整體差旅目標?