對于公文三大要素你知多少

　　公文的各要素分為版頭、主體、版記三部分。

　　公文版頭部分

　　公文首頁紅色分隔線以上的部分稱為版頭。版頭包括：份號、密級和保密期限、緊急程度、發文機關標志、發文字號、簽發人。

　　1.份號：公文印制份數的順序號，即將同一文稿印刷若干份時每份公文的順序編號。一般用6位3號阿拉伯數字，頂格編排在版心左上角第一行。

　　2.秘級和保密期限：密級分為絕密、機密和秘密;保密期限是對公文秘密等級時效規定的說明。頂格編排在版心左上角第二行;保密期限中的數字用阿拉伯數字標注。

　　3.緊急程度：是對公文送達和辦理的時限要求。根據緊急程度，標注“特急”、“加急”;緊急電報分為“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。頂格編排在版心左上角。如需同時標注份號、密級和保密期限、緊急程度，按照份號、密級和保密期限、緊急程度的順序自上而下分行排列。

　　4.發文機關標志：發文機關標識表明公文的作者，他是發文機關制作公文時使用的、規范板式的文件版頭，通常稱“文頭”。

　　由發文機關全稱或者規范化簡稱加“文件”二字組成，也可以使用發文機關全稱或者規范化簡稱。發文機關標志居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35mm，推薦使用小標宋體字，顏色為紅色，以醒目、美觀、莊重為原則。聯合行文時，如需同時標注聯署發文機關名稱，一般應當將主辦機關名稱排列在前;如有“文件”二字，應當置于發文機關名稱右側，以聯署發文機關名稱為準上下居中排布。

　　5.發文字號：發文字號是發文機關按照發文順序編排的順序號。編排在發文機關標志下空二行位置，居中排布。年份、發文順序號用阿拉伯數字標注;年份應標全稱，用六角括號“〔〕”括入;發文順序號不加“第”字，不編虛位(即1不編為01)，在阿拉伯數字后加“號”字。上行文的發文字號居左空一字編排，與最后一個簽發人姓名處在同一行。

　　6.簽發人：簽發人是在上報的公文中批準簽發的領導人姓名。只用于上行文。由“簽發人”三字加全角冒號和簽發人姓名組成，居右空一字，編排在發文機關標志下空二行位置。“簽發人”三字用3號仿宋體字，簽發人姓名用3號楷體字。如有多個簽發人，簽發人姓名按照發文機關的排列順序從左到右、自上而下依次均勻編排，一般每行排兩個姓名，回行時與上一行第一個簽發人姓名對齊。

　　發文字號之下4 mm處居中印一條與版心等寬的紅色分隔線。

　　公文主體部分

　　公文首頁紅色分隔線(不含)以下、公文末頁首條分隔線(不含)以上的部分稱為主體。包括：標題、主送機關、正文、附件說明、發文機關署名、成文日期和印章、附注、附件。

　　1.標題：一般用2號小標宋體字，編排于紅色分隔線下空二行位置，分一行或多行居中排布;回行時，要做到詞意完整，排列對稱，長短適宜，間距恰當，標題排列應當使用梯形或菱形。

　　2.主送機關：編排于標題下空一行位置，居左頂格，回行時仍頂格，最后一個機關名稱后標全角冒號。如主送機關名稱過多導致公文首頁不能顯示正文時，應當將主送機關名稱移至版記，標注方法同抄送機關。

　　3.正文：公文首頁必須顯示正文。一般用3號仿宋體字，編排于主送機關名稱下一行，每個自然段左空二字，回行頂格。文中結構層次序數依次可以用“一、”“(一)”“1.”“(1)”標注;一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標注。

　　4.附件說明：如有附件，在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標全角冒號和附件名稱。如有多個附件，使用阿拉伯數字標注附件順序號(如“附件：1. XXXXX”);附件名稱后不加標點符號。附件名稱較長需回行時，應當與上一行附件名稱的首字對齊。

　　5.發文機關署名、成文日期和印章

　　①加蓋印章的公文：成文日期一般右空四字編排，印章用紅色，不得出現空白印章。單一機關行文時，一般在成文日期之上、以成文日期為準居中編排發文機關署名，印章端正、居中下壓發文機關署名和成文日期，使發文機關署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應當上距正文(或附件說明)一行之內。

　　聯合行文時，一般將各發文機關署名按照發文機關順序整齊排列在相應位置，并將印章一一對應、端正、居中下壓發文機關署名，最后一個印章端正、居中下壓發文機關署名和成文日期，印章之間排列整齊、互不相交或相切，每排印章兩端不得超出版心，首排印章頂端應當上距正文(或附件說明)一行之內。

　　②不加蓋印章的公文：單一機關行文時，在正文(或附件說明)下空一行右空二字編排發文機關署名，在發文機關署名下一行編排成文日期，首字比發文機關署名首字右移二字，如成文日期長于發文機關署名，應當使成文日期右空二字編排，并相應增加發文機關署名右空字數。

　　聯合行文時，應當先編排主辦機關署名，其余發文機關署名依次向下編排。

　　③加蓋簽發人簽名章的公文：單一機關制發的公文加蓋簽發人簽名章時，在正文(或附件說明)下空二行右空四字加蓋簽發人簽名章，簽名章左空二字標注簽發人職務，以簽名章為準上下居中排布。在簽發人簽名章下空一行右空四字編排成文日期。

　　聯合行文時，應當先編排主辦機關簽發人職務、簽名章，其余機關簽發人職務、簽名章依次向下編排，與主辦機關簽發人職務、簽名章上下對齊;每行只編排一個機關的簽發人職務、簽名章;簽發人職務應當標注全稱。

　　簽名章一般用紅色。

　　④成文日期中的數字：用阿拉伯數字將年、月、日標全，年份應標全稱，月、日不編虛位(即1不編為01)。

　　⑤當公文排版后所剩空白處不能容下印章或簽發人簽名章、成文日期時，可以采取調整行距、字距的措施解決。

　　6.附注：居左空二字加圓括號編排在成文日期下一行。

　　7.附件：應當另面編排，并在版記之前，與公文正文一起裝訂。“附件”二字及附件順序號用3號黑體字頂格編排在版心左上角第一行。附件標題居中編排在版心第三行。附件順序號和附件標題應當與附件說明的表述一致。附件格式要求同正文。

　　如附件與正文不能一起裝訂，應當在附件左上角第一行頂格編排公文的發文字號并在其后標注“附件”二字及附件順序號。

　　公文版記部分

　　公文末頁首條分隔線以下、末條分隔線以上的部分稱為版記。包括：抄送機關、印發機關和印發日期、頁碼。

　　1.抄送機關：如有抄送機關，一般用4號仿宋體字，在印發機關和印發日期之上一行、左右各空一字編排。“抄送”二字后加全角冒號和抄送機關名稱，回行時與冒號后的首字對齊，最后一個抄送機關名稱后標句號。

　　如需把主送機關移至版記，除將“抄送”二字改為“主送”外，編排方法同抄送機關。既有主送機關又有抄送機關時，應當將主送機關置于抄送機關之上一行，之間不加分隔線。

　　2.印發機關和印發日期：印發機關和印發日期一般用4號仿宋體字，編排在末條分隔線之上，印發機關左空一字，印發日期右空一字，用阿拉伯數字將年、月、日標全，年份應標全稱，月、日不編虛位(即1不編為01)，后加“印發”二字。

　　版記中如有其他要素，應當將其與印發機關和印發日期用一條細分隔線隔開。

　　3.頁碼：一般用4號半角宋體阿拉伯數字，編排在公文版心下邊緣之下，數字左右各放一條一字線;一字線上距版心下邊緣7 mm。單頁碼居右空一字，雙頁碼居左空一字。公文的版記頁前有空白頁的，空白頁和版記頁均不編排頁碼。公文的附件與正文一起裝訂時，頁碼應當連續編排。

　　4.版記中的分隔線：版記中的分隔線與版心等寬，首條分隔線和末條分隔線用粗線(推薦高度為0. 35 mm)，中間的分隔線用細線(推薦高度為0. 25 mm)。首條分隔線位于版記中第一個要素之上，末條分隔線與公文最后一面的版心下邊緣重合。